Glossário

Esse é um guia completo com tudo que você precisa saber sobre Assinatura Digital e Gestão de Contratos Digitais! Conheça os principais termos e tire todas as suas dúvidas.

Assinatura digital

Todo tipo de cidadão ou empresa que possua ou não um certificado digital pode validar documentos digitalmente com a mesma validade jurídica de documentos físicos, basta ter uma conta de e-mail e uma plataforma para realizar essa formalização online que é muito mais rápida e segura que por meio físico.

Só uma conta de e-mail.
É isso mesmo você e quem vai assinar o documento só precisam de uma conta de email ativa para assinarem contratos com validade jurídica. E o certificado digital? Ele é necessário para casos muito específicos (veja aqui). Então, não se preocupe. A tecnologia da assinatura cuida de tudo para que seu arquivo seja validado e completamente seguro.

Na teoria, a assinatura digital refere-se a qualquer forma de autenticação que utilize meios computacionais para tornar-se válida. Muitas pessoas acabam até substituindo o termo “digital” por virtual, online, eletrônica… Existe uma certa confusão no mercado sobre esse termo, mas nós estamos aqui para descomplicar essas informações. Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas!

A assinatura digital com certificado é um meio de assinar documentos virtualmente, mediante o uso do Certificado Digital da ICP-Brasil: um documento que confere ao seu portador a possibilidade de validar ações jurídicas e financeiras no ambiente digital. Essa técnica utiliza criptografia para garantir segurança e integridade a documentos assinados digitalmente. Por isso, a assinatura digital pode substituir o reconhecimento de firma em cartório. Assim, torna-se um método essencial para profissionais e empresas que buscam reduzir o tempo de sua gestão de contratos.

Para se beneficiar da assinatura digital, é preciso utilizar plataformas de assinatura digital, conhecidas também como Autoridades Certificadoras. A Contraktor é uma delas e está de acordo com todos os parâmetros da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, órgão fundado em 2001 para regulamentar as assinaturas digitais.

A assinatura digital sem certificado é a mesma coisa que dizer assinatura eletrônica. Este é o tipo de assinatura digital mais utilizado no Brasil: estima-se que até 95% das transações podem fazer o uso desse tipo de assinatura. Mesmo que esta se pareça com a assinatura digital com certificado em alguns aspectos práticos, essas duas modalidades têm suas diferenças. Enquanto a assinatura digital com certificado é validada por meio do uso do Certificado Digital, a assinatura digital sem certificado (ou assinatura eletrônica) depende de fatores diferentes para garantir a sua autenticidade. São eles: e-mail do signatário, data, hora, IP da máquina utilizada para assinar e hash de segurança, que é um código alfanumérico, único e inalterável, gerado na plataforma da Contraktor. Esse código torna-se uma espécie de identidade do documento, evitando fraudes e alterações. Assim, confere mais segurança do que as tradicionais rubricas, pois é adicionado em todas as páginas dos contratos.

 

Leia também: Assinatura eletrônica e assinatura digitalizada: qual a diferença?

 

Diferente da assinatura digital com certificado, a assinatura sem certificado não substitui reconhecimento de firma em cartório.

Além disso, em setembro de 2020, entrou em vigor a Lei 14.063/20, que amplia a lista de documentos públicos que podem ser validados digitalmente por meio de assinatura digital. A Lei categoriza as assinaturas digitais em três tipos: simples, avançada e qualificada.

Utiliza algo como login e senha, podendo ser usada em transações que não envolvam informações protegidas por sigilo. Permite identificar o signatário, por meio de CPF e/ou e-mail, associando estas características a dados eletrônicos (como o IP) e também login e senha. A assinatura simples é a mesma coisa que a eletrônica/sem certificado.

Envolve dupla verificação, para processos e transações que envolvam informações sigilosas. Por exemplo: digital ID (biometria facial, questionários, biometria por meio da digital, entre outros).

Necessita do certificado digital da ICP-Brasil e é o único tipo autorizado em qualquer ato ou trâmite com o poder público. A assinatura qualificada é a mesma coisa que a digital com certificado e substitui o reconhecimento de firma em cartório.

Ainda que esses termos sejam parecidos e ambas as assinaturas possuam validade jurídica, é preciso saber que existem algumas diferenças entre elas.

Para assinar digitalmente sem certificado, o signatário precisa apenas de um dispositivo para abrir, ler e assinar (e, é claro, de uma conta de e-mail válida para assinar efetivamente). Por isso, os dados que tornam essa assinatura válida são aqueles registrados pelo dispositivo e pela plataforma para assinatura de contratos, conhecidas como Autoridades Certificadoras (AC). São eles, como já mencionamos acima: e-mail do signatário, data e hora da assinatura, IP da máquina utilizada e a hash de segurança (código alfanumérico, único e inalterável, emitido pela plataforma, assim que todas as assinaturas estiverem concluídas).

Já para a assinatura digital com certificado, é necessário que o signatário possua o Certificado Digital, que é um documento, geralmente em forma de cartão ou pendrive, considerado uma identidade legal que guarda informações pessoais do seu possuidor. Qualquer pessoa, seja ela física ou jurídica, pode ter o Certificado Digital. Basta avaliar se as atividades exercidas na rotina profissional exigem assinaturas com o certificado. Podemos citar exemplos de emissão de notas fiscais ou até mesmo advogados com certificação na OAB.

A assinatura híbrida surgiu para ampliar os recursos da assinatura digital. Este tipo de assinatura possibilita que signatários sem certificado digital possam assinar o mesmo contrato com aqueles que possuem o certificado. Saiba mais sobre a assinatura híbrida clicando aqui!

Certificado digital

Na busca por simplificar as assinaturas de documentos, o Certificado Digital foi desenvolvido para oferecer as mesmas características jurídicas dos documentos tradicionais. São elas: autenticidade das assinaturas, verificação das partes envolvidas e o reconhecimento de firma feito em cartório. Todas elas podem ser substituídas pelos dados emitidos pelo certificado digital, no ato da assinatura.

Para assinar com o certificado é necessário utilizar uma plataforma para assinatura de contratos e documentos, como a Contraktor. Nela, o signatário com o certificado digital conseguirá finalizar a assinatura somente quando conectar o certificado no dispositivo que usará para acessar a plataforma. Essa conexão pode ser realizada por meio de certificados em forma de pendrive ou com o auxílio de adaptadores para os certificados em forma de cartão com chip. Conectado o certificado, a plataforma fará a leitura e permitirá que o signatário realize a assinatura.

Gestão de contratos

A gestão de contratos é um conjunto de técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam a administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas em uma contratação. É constituída por etapas que compõem o também conhecido Contract Lifecycle Management – CLM, que na tradução significa Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos.

O ciclo tem início na criação de um contrato, seja ele redigido do zero ou por meio da edição de variáveis em contratos padrão. Dão continuidade ao ciclo: revisão do documento, aprovação, envio para assinatura a todos os signatários, recebimento, arquivamento do contrato, monitoramento de prazos e vencimentos e, por fim, a renovação ou rescisão.

Todas essas etapas precisam de um rígido controle de armazenamento, monitoramento e garantia de autenticidade e segurança dos dados contidos no acordo celebrado entre as partes. Esse quesito é independente de o valor do contrato ser financeiro ou moral.

Atualmente, existem dois métodos utilizados para gerir contratos. O primeiro é o método tradicional, onde todas ou a maioria das etapas são feitas manualmente, com uso de papel, impressão, necessidade de ir até um cartório… Já o segundo e mais recente método, é a gestão digital de documentos, por meio de plataformas onde todas as etapas são centralizadas.

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Antes de tudo, é preciso compreender que, mesmo que algumas etapas da gestão tradicional sejam feitas por meio de planilhas no computador ou armazenamento de documentos escaneados, não há como caracterizá-la como uma gestão inteiramente digital. Se há impressão de documentos ou dependência de meios de transporte para entregá-los aos signatários, a gestão ainda é tradicional.

Nesse modelo, setores jurídicos, financeiros e administrativos reúnem informações por meio do Word, trocam e-mails ou mensagens para formalizar possíveis alterações, fazem a impressão dos documentos, enviam-nos para os signatários em meios de transporte, armazenam scanners ou fotos dos documentos no computador (o que não confere validade jurídica) e detalhes de prazos em planilhas, além de toda a parte do armazenamento dos arquivos impressos, que ocupa espaço físico.

É um fato que essa metodologia implica em altos custos e expressiva dedicação de tempo das equipes envolvidas e dos signatários também, pois estes precisam arcar com reconhecimento de firma em cartório. No entanto, mesmo sabendo dessas questões, muitas empresas ainda optam pelo estilo analógico de gestão, pois há desinformação sobre os métodos digitais, dos quais falaremos em breve.

Segundo a IACCM – The International Association for Contract & Commercial Management, uma gestão física e ineficiente pode consumir quase 10% da receita de uma empresa. Um número expressivo, quando falamos de apenas um único setor da companhia.

O tempo médio para finalizar um contrato nos meios tradicionais é de 7 a 15 dias. Os setores responsáveis, como financeiro e jurídico, por exemplo, dispõem metade do expediente para tarefas relativas aos documentos, no decorrer desses dias.

Todos esses fatores vão de encontro às leis e decretos sobre a segurança e integridade de dados, além da responsabilização administrativa e civil das empresas pela prática de atos contra a Administração Pública, firmada na Lei 12.846, aprovada em 2013.

Uma boa opção para quem deseja adquirir um compliance seguro dos documentos, é transferir o máximo de documentação para o ambiente digital. O cenário ideal é aquele em que todas ou a maioria das informações circulam de modo digital para facilitar o acesso, reduzir custos e aumentar a produtividade. Algo que pode ser encontrado na gestão de contratos digitais.

A gestão de contratos digitais oferece, em suma, a digitalização de todas as etapas do Ciclo de Vida dos Contratos. Todo o processo é feito por meio de uma plataforma digital. Atualmente, o mercado conta com muitas dessas plataformas, conhecidas também como Autoridades Certificadoras.

Algumas delas centralizam todas as etapas no mesmo ambiente, o que é ideal. O usuário pode criar, editar, revisar, enviar, assinar, monitorar e armazenar documentos em um único software, eliminando a descentralização de dados. Tudo é armazenado em nuvem, ou seja, as informações são guardadas em um servidor online, munido de protocolos de alto nível de segurança. O que garante mais segurança aos dados e documentos, evitando alterações e fraudes.

Empresas que optam por esse método são aquelas que estão em busca de redução de custos, tempo e melhor administração dos seus dados. Isso porque a gestão de documentos digitais pode reduzir os custos em até 85%, já que impressões, papel, tinta e transporte são eliminados.

Além dos custos, a gestão de contratos digitais garante uma expressiva redução de tempo, uma vez que não há dependência de meios de transporte para que o contrato chegue na mão de cada signatário e aguarde ser assinado e revisado por cada um deles. Tudo é feito online, em questão de minutos, simultaneamente. No ambiente digital, os 15 dias para finalizar um contrato são reduzidos para 24 horas. Você pode saber mais a respeito da gestão de contratos e todos os seus benefícios práticos nos artigos do nosso blog. Aqui estão três deles:

A verdade é que toda empresa precisa de uma gestão de contratos e documentos que seja eficiente. Nós costumamos dizer que, quanto maior o volume de assinaturas e documentos para administrar, mais se torna necessária uma plataforma para gestão de documentos e contratos digitais. Aqui na Contraktor, nós temos planos a partir de R$150 por mês.

Conheça os planos

O mercado hoje conta com uma tecnologia avançada para digitalizar o ciclo de vida dos contratos. Com isso, inúmeras plataformas digitais são rapidamente encontradas na busca por migrar do analógico para o digital. A maioria delas oferece recursos mais básicos no que tange a assinatura digital. Entre elas, podemos destacar: Docusign, Clicksign, Santo Contrato, Portal de Assinaturas e outras.

Contudo, para que uma gestão de contratos digitais seja efetiva e traga resultados na rotina, na receita e na organização, é preciso escolher plataformas que ofereçam, sem distinção, as seguintes funcionalidades:

  • Editor de contratos
  • Revisão em equipe, online e simultânea
  • Monitoramento de prazos
  • Rastreamento de assinaturas
  • Biblioteca de modelos
  • Controle de prazos contratuais
  • Dashboard gerencial
  • Reuniões de treinamento e implementação da plataforma
  • Suporte via chat e e-mail em português
  • Formulários customizáveis

Funcionalidades como essas são essenciais para uma boa gestão de contratos digitais. Se você está em contato com uma plataforma que não as oferece no plano que pretende contratar, reavalie. A Contraktor oferece todas elas! Para saber mais, entre em contato conosco:

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Validade jurídica e Segurança

Todos os tipos de assinatura digital (com e sem certificado) possuem validade jurídica e são amparadas pela MP 2.200/2001 que, entre outras coisas, diz respeito à garantia da autenticidade, da integridade e da validade jurídica de documentos em forma eletrônica. Já o órgão responsável por regular essa medida é o ICP Brasil – Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, que é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão.

É comum que se faça essa pergunta. Afinal, os contratos são cruciais para qualquer negócio e carregam informações pertinentes apenas aos seus participantes. A Contraktor preza pela segurança e integridade dos dados. O armazenamento em nuvem é feito pelo Amazon Web Services – AWS, um dos servidores mais seguros do mundo. Isso significa que nossos funcionários ou qualquer outra pessoa não terão acesso às suas informações.

Caso você queira saber mais sobre a validade jurídica e segurança da Assinatura Digital, acesse e faça o download do nosso Guia da Validade Jurídica gratuitamente.

A Contraktor desenvolveu um método online e gratuito para que as assinaturas possam ser autenticadas. É o Validador Contraktor que, com o upload do documento assinado, fornece o resultado de sua validade e autenticidade.

Outro meio seguro e gratuito é o Verificador de Conformidade, desenvolvido pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI. O modo de utilização é o mesmo: faça o upload do documento assinado, clique no botão de confirmação e pronto. A plataforma vai indicar se a assinatura é válida ou não.

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