por Camila Rodrigues

Primeiramente, você já deve ter ouvido falar sobre assinatura digital, certo? Esta tecnologia ganhou ainda mais espaço na rotina das pessoas por conta da pandemia do Covid-19, principalmente pela necessidade de fazer negócios à distância. Só para você ter uma ideia: entre março e agosto de 2020, foram assinados cerca de 161,5 mil contratos digitais aqui na Contraktor. No mesmo período de 2019, foram apenas 8,5 mil, o que significa que o número aumentou quase 20 vezes!

Afinal, mesmo em momentos difíceis como este, as empresas não pararam de fechar contratos e a assinatura destes documentos também não poderiam parar. Então, aderir a este tipo de assinatura foi a melhor saída no momento e, depois de entender os inúmeros benefícios desta tecnologia, não faz mais sentido voltar ao fluxo tradicional de assinatura de documentos. Depender de cartórios e documentos impressos em papel é coisa do passado!

Se você ainda tem dúvidas sobre a importância da assinatura digital para a sua empresa, então continue a leitura. Nós vamos te explicar todos os detalhes para você transformar o seu negócio de uma vez por todas! 

O que é assinatura digital

Antes de mais nada, é importante que você entenda este conceito. Muitas pessoas acabam confundindo esta assinatura com assinatura digitalizada, e elas estão longe de serem a mesma coisa. 

A assinatura digital é o jeito mais fácil e seguro de assinar documentos de maneira virtual. Como o próprio nome sugere, a autoria desta assinatura ocorre de forma virtual, por meio da coleta de informações dos assinantes, como: e-mail, CPF, IP do dispositivo, dados e, mais recentemente, características como biometria e até mesmo uma selfie podem ser utilizados para realizar a assinatura.

Esse método utiliza meios computacionais para a autenticação e validação de documentos eletrônicos, possuindo validade jurídica desde 2001, conforme descreve a Medida Provisória 2.200-2/2001

Esta MP institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica. Ou seja, a Medida Provisória 2.200-2 de 2001 garante que os documentos digitais são válidos juridicamente. Em outras palavras, esta MP deixa claro que os documentos eletrônicos possuem a mesma validade legal que os documentos impressos assinados à mão ou autenticados em cartório.

Existem alguns tipos de assinaturas virtuais, mas a mais utilizada é a que não tem o certificado digital como obrigatoriedade; ou seja, a assinatura digital sem certificado.

Leia também: Assinatura digital tem validade jurídica no Brasil?

Vantagens da assinatura digital

Existem diversos benefícios em aderir a essa tecnologia, mas nós vamos citar alguns dos principais aqui. Confira:

Redução de custos

Toda empresa busca reduzir custos, certo? Com a assinatura eletrônica, esse resultado é visível, uma vez que não é mais necessário gastar dinheiro imprimindo milhares de cópias de documentos, transportando contratos por meio de motoboy e correios, indo ao cartório, entre outras burocracias.

Ainda, segundo a IACCM – The International Association for Contract & Commercial Management, uma gestão física e ineficiente de documentos pode consumir cerca de 9,2% da receita de uma empresa. 

Otimização do tempo 

Outra vantagem desse tipo de assinatura é a otimização do tempo. Assim como no item acima, ganha-se tempo na hora de formalizar uma negociação, no sentido de centralizar as informações e, também, por não precisar armazenar milhares de documentos físicos em gavetas.

Com a assinatura digital e uma gestão online de documentos, os seus funcionários nunca mais precisarão passar horas procurando um documento físico em gavetas desorganizadas. Com o armazenamento em nuvem, em apenas alguns cliques é possível encontrar os seus arquivos facilmente!

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Dados mais seguros

Ao contrário do que muitos pensam, os meios digitais podem, sim, garantir mais segurança aos seus dados. No caso dos documentos físicos, é muito mais fácil que aconteça algum tipo de fraude ou extravio. No ambiente virtual, temos a criptografia e outras tecnologias que previnem estes acontecimentos.

Com uma plataforma como a Contraktor, por exemplo, todo o processo possui validade jurídica, hash de segurança e criptografia, contando com servidores e serviços da Amazon Web Services, um dos mais seguros do mundo. 

Credibilidade e crescimento 

Apostar em novas tecnologias que facilitem a rotina é trazer mais credibilidade ao seu negócio. A assinatura e a gestão digital de documentos, hoje, são partes estratégicas para as operações de qualquer empresa. Com estes métodos, a sua empresa consegue ter mais controle sobre todos os documentos importantes que tramitam pelos mais diversos departamentos, proporcionando uma integração de equipes e centralização de informações!

Além destes benefícios que citamos, a assinar documentos online também promove a redução do consumo de papel (iniciativa que toda empresa deveria se preocupar, afinal, a preservação do meio ambiente é nossa responsabilidade), garante mais produtividade aos seus colaboradores e elimina a burocracia através de um processo rápido, simples e seguro.

E aí, conseguiu entender a importância da assinatura digital para a sua empresa? 😉 Está na hora de sair do controle em planilhas!

Agora, te convidamos a conhecer um pouco mais sobre a Contraktor: a primeira plataforma de assinatura e gestão de documentos digitais do Brasil!

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Além de oferecer assinatura digital com e sem certificado, a Contraktor é uma plataforma que permite toda a gestão de documentos eletrônicos em um só lugar. Uma ferramenta completa e segura, na qual você consegue gerenciar todo o fluxo de documentos empresariais, disparar documentos para assinatura, verificar as assinaturas pendentes, acompanhar histórico de alterações, conferir quais documentos estão vigentes, criar tarefas de acompanhamento, entre outras funcionalidades imprescindíveis para a sua empresa.

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