Você sabe qual é a importância da assinatura digital? Uma tecnologia como esta pode transformar os processos lentos, custosos e burocráticos da sua empresa!
Primeiramente, você já deve ter ouvido falar sobre assinatura digital, certo? Esta tecnologia ganhou ainda mais espaço na rotina das pessoas por conta da pandemia do Covid-19, principalmente pela necessidade de fazer negócios à distância. Só para você ter uma ideia: entre março e agosto de 2020, foram assinados cerca de 161,5 mil contratos digitais aqui no grupo Contraktor. No mesmo período de 2019, foram apenas 8,5 mil, o que significa que o número aumentou quase 20 vezes!
Afinal, mesmo em momentos difíceis como este, as empresas não pararam de fechar contratos e a assinatura destes documentos também não poderiam parar. Então, aderir a este tipo de assinatura foi a melhor saída no momento e, depois de entender os inúmeros benefícios desta tecnologia, não faz mais sentido voltar ao fluxo tradicional de assinatura de documentos. Depender de cartórios e documentos impressos em papel é coisa do passado!
Se você ainda tem dúvidas sobre a importância da assinatura digital para a sua empresa, então continue a leitura. Nós vamos te explicar todos os detalhes para você transformar o seu negócio de uma vez por todas!
O que é assinatura digital?
Antes de mais nada, é importante que você entenda este conceito. Muitas pessoas acabam confundindo esta assinatura com assinatura digitalizada, e elas estão longe de serem a mesma coisa.
A assinatura digital é o jeito mais fácil e seguro de assinar documentos de maneira virtual. Como o próprio nome sugere, a autoria desta assinatura ocorre de forma virtual, por meio da coleta de informações dos assinantes, como: e-mail, CPF, IP do dispositivo, dados e, mais recentemente, características como biometria e até mesmo uma selfie podem ser utilizados para realizar a assinatura.
Esse método utiliza meios computacionais para a autenticação e validação de documentos eletrônicos, possuindo validade jurídica desde 2001, conforme descreve a Medida Provisória 2.200-2/2001.
Esta MP institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica. Ou seja, a Medida Provisória 2.200-2 de 2001 garante que os documentos digitais são válidos juridicamente. Em outras palavras, esta MP deixa claro que os documentos eletrônicos possuem a mesma validade legal que os documentos impressos assinados à mão ou autenticados em cartório.
Existem alguns tipos de assinaturas virtuais, mas a mais utilizada é a que não tem o certificado digital como obrigatoriedade; ou seja, a assinatura digital sem certificado.
Leia também: Assinatura digital tem validade jurídica no Brasil?
Vantagens da assinatura digital
Existem diversos benefícios em aderir a essa tecnologia, mas nós vamos citar alguns dos principais aqui. Confira:
Redução de custos
Toda empresa busca reduzir custos, certo? Com a assinatura eletrônica, esse resultado é visível, uma vez que não é mais necessário gastar dinheiro imprimindo milhares de cópias de documentos, transportando contratos por meio de motoboy e correios, indo ao cartório, entre outras burocracias.
Ainda, segundo a IACCM – The International Association for Contract & Commercial Management, uma gestão física e ineficiente de documentos pode consumir cerca de 9,2% da receita de uma empresa.
Otimização do tempo
Outra vantagem desse tipo de assinatura é a otimização do tempo. Assim como no item acima, ganha-se tempo na hora de formalizar uma negociação, no sentido de centralizar as informações e, também, por não precisar armazenar milhares de documentos físicos em gavetas.
Com a assinatura digital e uma gestão online de documentos, os seus funcionários nunca mais precisarão passar horas procurando um documento físico em gavetas desorganizadas. Com o armazenamento em nuvem, em apenas alguns cliques é possível encontrar os seus arquivos facilmente!
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Dados mais seguros
Ao contrário do que muitos pensam, os meios digitais podem, sim, garantir mais segurança aos seus dados. No caso dos documentos físicos, é muito mais fácil que aconteça algum tipo de fraude ou extravio. No ambiente virtual, temos a criptografia e outras tecnologias que previnem estes acontecimentos.
Com uma plataforma como a CKsign, por exemplo, todo o processo possui validade jurídica, hash de segurança e criptografia, contando com servidores e serviços da Amazon Web Services, um dos mais seguros do mundo.
Credibilidade e crescimento
Apostar em novas tecnologias que facilitem a rotina é trazer mais credibilidade ao seu negócio. A assinatura e a gestão digital de documentos, hoje, são partes estratégicas para as operações de qualquer empresa. Com estes métodos, a sua empresa consegue ter mais controle sobre todos os documentos importantes que tramitam pelos mais diversos departamentos, proporcionando uma integração de equipes e centralização de informações!
Além destes benefícios que citamos, a assinar documentos online também promove a redução do consumo de papel (iniciativa que toda empresa deveria se preocupar, afinal, a preservação do meio ambiente é nossa responsabilidade), garante mais produtividade aos seus colaboradores e elimina a burocracia através de um processo rápido, simples e seguro.
E aí, conseguiu entender a importância da assinatura digital para a sua empresa? Está na hora de sair do controle em planilhas!
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