por Camila Rodrigues

Primeiramente, antes de falarmos sobre a importância da assinatura digital para pequenas e médias empresas, queremos te fazer uma pergunta: você sabe o que é a assinatura digital e o quanto ela pode ser benéfica para o seu negócio?

A assinatura digital é, resumidamente, toda assinatura realizada por meio eletrônico ou digital. 

Aqui no Brasil, este tipo de assinatura passou a ser reconhecida como válida desde a publicação da Medida Provisória 2.200/2001, que garante a “autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica, bem como da realização de transações eletrônicas seguras”.

Muitas pessoas pensam que investir neste tipo de tecnologia é algo apenas para grandes empresas, mas isso não é verdade! Aqui na Contraktor, por exemplo, nós temos clientes de todos os portes, inclusive autônomos. Então, pequenas e médias empresas também podem ter muitos benefícios com o uso da assinatura digital, e nós vamos citar alguns deles aqui!

Leia também: Assinatura digital substitui o reconhecimento de firma?

assinatura digital

Vantagens da assinatura digital para pequenas e médias empresas

Primeiramente, vale ressaltar que o ato de assinar documentos no modo tradicional é lento, caro e burocrático. Existem diversas etapas neste fluxo que podem ser otimizadas com a adoção da assinatura eletrônica. 

Para formalizar um contrato, no jeito antigo de lidar com documentos, temos processos demorados como: criar o documento do zero, editar, imprimir diversas cópias, correr atrás de cartórios, assinar fisicamente, enviar via correios ou motoboy, lidar com planilhas desatualizadas, descentralização de informações… isso sem contar as chances de fraudes, extravios e deterioração do papel. É muita burocracia!

Com a assinatura e a gestão digital de documentos, todas essas etapas são simplificadas e podem ser resolvidas em apenas alguns cliques. É muito mais simples, seguro, rápido e eficiente!

Agora, confira alguns benefícios da assinatura digital: 

Redução de custos

Já parou para pensar o quanto uma empresa não gasta com todo esse trâmite de documentos importantes? Motoboy, impressão, correios, cartórios… Segundo dados da IACCM, uma gestão física e ineficiente de documentos pode consumir quase 10% da receita de uma empresa! Com a assinatura feita de maneira online, há uma evidente redução de custos. 

Segurança

Ao contrário do que muitos pensam, a assinatura e a gestão de documentos digitais é muito mais segura do que o processo manual. Afinal, no meio virtual, as transações estão munidas de criptografia e outros protocolos de alto nível de segurança, como login, senha, autenticação via códigos e até mesmo o reconhecimento facial pode ser utilizado para que o processo seja mais seguro.

Leia também: Criptografia e a segurança da assinatura digital

Economia de tempo

No fluxo manual de administração de documentos, os funcionários responsáveis por estas funções acabam perdendo muito tempo buscando, organizando e arquivando documentos. 

Segundo uma pesquisa feita pela IDC, as empresas que insistem em manter suas operações de forma “analógica” gastam cerca de 9 horas semanais criando documentos físicos. Além disso, seus colaboradores perdem em torno de 5 horas procurando papéis, 4 horas assinando e 3 horas preenchendo formulários físicos! Com a assinatura digital, tudo isso se torna muito mais simples e as formalizações acontecem em poucos cliques.

Organização e centralização de informações

Empresas dos mais variados portes sofrem com este mesmo problema: a falta de organização e a descentralização de informações importantes. Isso traz diversos empecilhos, como a comunicação fragmentada entre equipes e a falta de gerenciamento dos documentos. 

Com a adoção de uma plataforma de assinatura e gestão de documentos digitais como a Contraktor, é possível monitorar facilmente todos os contratos que foram disparados para assinatura. Você pode visualizar através de filtros inteligentes quais documentos estão vigentes, quais ainda estão aguardando assinatura, quais estão com o prazo a vencer… Ou seja, torna-se mais fácil o gerenciamento de todo o histórico dos contratos. Enfim, isso ajuda a empresa a evitar gargalos nas negociações!

Planos Básicos da Contraktor

Os planos Light e Starter da Contraktor são o primeiro passo para quem quer ter mais controle sobre seus documentos e assinaturas. São indicados para pequenas e médias empresas que precisam ter mais controle das assinaturas e fazer a gestão simples de documentos. E o melhor: você pode testar a plataforma GRATUITAMENTE!

O Plano Light é o mais acessível da Contraktor, com um valor mensal de apenas R$29,90. É o plano que mais oferece funcionalidades pelo menor preço do mercado!

  • Até 3 usuários
  • 500MB de armazenamento em nuvem
  • Assinantes ilimitados
  • Envie até 15 documentos por mês
  • Acompanhe o status de seus documentos
  • Suporte por e-mail
  • Treinamento por e-mail e vídeos

O Plano Starter é perfeito para quem precisa disparar documentos ilimitadamente e quer ter mais controle sobre as assinaturas e clientes. Por apenas R$150,00 por mês, você terá as seguintes funcionalidades:

  • Até 10 usuários
  • 2GB de armazenamento em nuvem
  • Assinantes ilimitados
  • Envie documentos ilimitados
  • Logo personalizada no seu e-mail
  • Acompanhe o status de seus documentos
  • Suporte por e-mail
  • Treinamento por e-mail e vídeos

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