Como continuar fechando negócios no home office? O que são documentos digitais? Como assinar um serviço à distância? Como fazer uma assinatura online? Essas são algumas das (muitas) dúvidas que surgiram no mundo dos negócios em 2020. A crise causada pela pandemia do novo coronavírus fez com que profissionais e empresas dos mais variados setores fossem obrigados a se reinventar. Foi necessário repensar processos e entender como exercer as atividades à distância e, com isso, muitas empresas se viram obrigadas a aderir à digitalização. Houveram muitas mudanças nas operações de negócios, principalmente na gestão de documentos, contratos e acordos. 

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As principais dúvidas sobre assinatura online e documentos digitais

Segundo dados de uma pesquisa da consultoria McKinsey & Company, para 92% dos líderes corporativos entrevistados, o modelo de negócio que estavam seguindo antes da pandemia, nas organizações em que trabalham, não sobreviveria à chegada das novas tecnologias, caso não se adaptassem. Enfim, a transformação digital chegou com mais força no período da pandemia, mas acabou sendo uma ação importante para o futuro das empresas. 

Pensando nos desafios do fechamento de negócios à distância, vamos abordar alguns assuntos neste artigo:

  • O que são documentos digitais?
  • O que é gestão de documentos digitais e contratos?
  • O que é e como fazer assinatura online?

O que são documentos digitais?

Os documentos digitais, tecnicamente, são documentos que já “nascem” no meio digital. Isso significa que o documento (seja ele um contrato, termo, certificação ou qualquer outro) é criado em ambiente eletrônico, possuindo autenticidade e validade jurídica, seguindo as normas da Medida Provisória nº 2.200-2/2001. A assinatura online, feita eletronicamente neste tipo de documento através de plataformas de assinatura, também garante teor jurídico válido.

Mas não se engane, os documentos digitais não são a mesma coisa que documentos digitalizados. Os digitalizados são, literalmente, a digitalização de um material impresso (ou seja, uma fotocópia – sua origem é no formato físico); portanto, não possuem autenticidade no ambiente digital ou validade jurídica. 

Você sabia que é possível fazer a gestão de todo o ciclo de vida dos seus documentos digitais com a ajuda de uma plataforma como a Contraktor? Mas antes de falarmos sobre nossas soluções, vamos te explicar o que é a gestão digital de documentos e contratos. 

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As principais dúvidas sobre assinatura online e documentos digitais

O que é gestão de documentos digitais e contratos?

A gestão digital de documentos, contratos, acordos, termos (ou qualquer outro documento) é o manuseio e gerenciamento destes arquivos feito totalmente em ambiente virtual. Ou seja, é a migração e criação de todos os documentos físicos no meio digital; e isso tem tudo a ver com assinatura online e o fechamento de negócios à distância. 

Vamos a um exemplo prático: com a pandemia, milhares de empresas tiveram que se adaptar ao home office. Então perceberam a necessidade da digitalização até mesmo para o setor de recursos humanos: como contratar novos profissionais ou como rescindir contratos com fornecedores à distância? Simples: com uma plataforma de gestão digital de contratos, é possível fazer tudo isso funcionar normalmente, precisando apenas de alguns cliques. Assim, a coleta da assinatura online dos assinantes se torna um processo muito mais rápido e fácil.

Leia também: 6 motivos para fazer a gestão de contratos de maneira digital

O que é e como fazer assinatura online?

O termo “assinatura online” abrange os diversos tipos de assinaturas feitas em ambiente virtual. Podemos dividi-las em três tipos: assinatura digital, eletrônica e híbrida.

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Tecnologia na educação: como as assinaturas digitais podem otimizar processos?

A assinatura digital é gerada a partir do uso do Certificado Digital (ICP-Brasil) e tem o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita com reconhecimento de firma em cartório, garantido pela legislação brasileira. Para utilizá-la é preciso subir o documento em um portal de assinaturas e usar um Certificado e-CPF ou e-CNPJ. 

Assinatura eletrônica: a autoria desta assinatura ocorre de forma eletrônica, por meio da coleta de informações como: e-mail do signatário, CPF e IP do dispositivo utilizado para realizar a assinatura. A assinatura eletrônica é um termo para um grupo de tecnologias de validação por meio eletrônico, e a assinatura digital faz parte desse grupo. 

A assinatura híbrida quebrou as barreiras entre assinatura digital e assinatura eletrônica, possibilitando que signatários sem certificado digital celebrem o mesmo contrato com aqueles que possuem esse documento. Leia mais sobre assinatura híbrida aqui. 

Sobre como fazer uma assinatura online, muita gente acha que, para autenticar e assinar um documento eletrônico, é preciso inserir uma rubrica no documento, mas isso é mito. As assinaturas manuais e as rubricas devem ser utilizadas apenas em documentos impressos. 

Em negócios online, você precisará de uma assinatura eletrônica ou digital, pois são essas ferramentas que garantem a autoria e integridade dos documentos digitais. Além disso, outro fator que garante a inviolabilidade do documento assinado eletronicamente é o código hash, que consta em todas as páginas do documento, tornando-se como uma “rubrica” digital que garante a autenticidade e integridade do documento.

Para assinar documentos online gratuitamente, você pode utilizar o assinaturagratis.com. Mas caso você precise de uma plataforma que automatize todo o ciclo de vida dos seus documentos importantes, saiba mais sobre os planos da Contraktor!

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