Processos burocráticos, pilhas de papel e perda de informações são alguns dos problemas mais comuns da rotina das empresas que realizam a gestão manual de documentos. Mas, agora, com a aceleração dos processos de transformação digital, muitos negócios já estão descobrindo as vantagens de se modernizar e se beneficiar da tecnologia, inclusive para fazer a gestão de seus contratos e documentos. 

Não há como fugir: o digital ultrapassou a barreira do físico. Estamos na era da tecnologia e da informação e cada vez será mais comum transformar ações manuais em digitais. 

É aí que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED, entra na história. Um software GED é uma tecnologia capaz de armazenar, controlar, gerenciar e rastrear informações de documentos digitais. Isso significa mais agilidade, eficiência e desburocratização de processos documentais.

Neste artigo, você vai ver:

  • O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?
  • Quais são as vantagens 
  • Por que utilizar uma plataforma para gestão de documentos
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O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), em inglês definido por Document Management System (DMS), é um conjunto de tecnologias que permite automatizar o ciclo de vida de documentos e tratar as informações contidas em arquivos. Resumindo: esta é uma alternativa que não serve apenas para gerir documentos, mas também facilitar o armazenamento de informações de maneira segura, efetiva e em ambiente 100% digital.

De acordo com estudos realizados pela IDC, a quantidade de conteúdo digital dobra a cada dois anos no mundo. Para ter uma ideia da dimensão desse crescimento, basta imaginar que se todo conteúdo produzido até 2020 fosse armazenado em iPads, ele formaria uma pilha com altura igual a dois terços da distância entre a Terra e a Lua. Já pensou?

Também estima-se que as organizações serão responsáveis por 60% deste crescimento, uma vez que o mundo corporativo tem se conectado cada vez mais com a transformação digital e a cultura paperless, isto é, aquela que elimina papel da rotina.

Concluímos então que o desafio vai além da digitalização dos processos manuais. É importante ter à disposição uma tecnologia que permita o armazenamento seguro e o acesso instantâneo às informações produzidas pela empresa. E para isso o GED é perfeito.

Com ele, a gestão de documentos pode ser realizada em diversas etapas, desde a criação de um documento até o controle de fluxo e arquivamento. As informações, antes baseadas em papel, são digitalizadas e se tornam mais acessíveis para eventuais consultas ou até mesmo para a tomada de decisões da empresa.

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Vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos

Organização de documentos

Perder tempo procurando arquivos é um dos principais problemas da gestão tradicional de documentos. Segundo a ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos), o brasileiro gasta em média duas horas por dia para encontrar papéis importantes e o total de um mês de trabalho por ano é desperdiçado com gestores buscando informações por conta da desorganização de arquivos. 

É aí que a Gestão Eletrônica de Documentos se mostra mais vantajosa, pois armazena, categoriza e segmenta conteúdos de forma mais efetiva. O resultado? Uma rotina organizada e menos prejuízos causados por erros manuais.

Armazenamento em nuvem

Com o GED, você pode acessar documentos de qualquer lugar e a qualquer hora. Isso porque os documentos digitais são armazenados em nuvem e classificados conforme as necessidades da sua empresa. 

Assim, o acesso a documentos específicos se torna mais ágil e o uso do papel é totalmente dispensável.

Otimização de processos

A burocracia da antiga forma de gerir documentos costuma ser um empecilho para negócios. Com ela, a média de fechamento de um contrato é de 30 dias e há lentidão no trâmite de documentos, que resulta no famoso “vai e volta” de informações. Além disso, costuma exigir taxas de logística e reconhecimento de firma em cartório.

A gestão eletrônica de documentos, por outro lado, possui uma média de 7 dias para fechamento de negócios e um fluxo otimizado para acelerar processos e integrar departamentos de forma segura. Dentro desta facilidade, está a assinatura digital, que reduz o gargalo do processo de assinatura de documentos.

Redução de custos

Faça as contas e pense no quanto sua empresa já gastou com pilhas de papel, despacho de documentos e demais custos desnecessários. Quando uma gestão não é otimizada, o prejuízo é de tempo e dinheiro.

De acordo com especialistas, parar de preencher manualmente planilhas de estoque ou de contas a pagar, por exemplo, gera à empresa uma economia de até 30% a 40%. Além disso, quanto mais processos manuais envolvidos, maior a chance de erros.

É por isso que as equipes de organizações que investem na digitalização são mais felizes e produtivas, pois direcionam sua atenção e energia para áreas mais importantes da empresa.

Segurança das informações

A nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) levantou muitas discussões sobre a segurança da informação de dados pessoais. Agora, não basta apenas estar em conformidade com a Lei. Também é importante proteger informações sigilosas contidas em documentos. 

O gerenciamento eletrônico de documentos é mais seguro que o método físico porque possibilita que os arquivos sejam mantidos em segurança por plataformas específicas, que eliminam o risco de extravios e reduzem a chance de vazamento de dados.

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Por que utilizar uma plataforma para gestão de documentos?

Uma plataforma de gestão de documentos coloca ao seu alcance o controle total de documentos e informações importantes para o seu negócio. Com ela, você realiza o controle de processos, assinaturas e expirações; gerenciamento de acessos e notificações relacionadas aos documentos.

O universo digital ainda favorece a agilidade, produtividade e aumenta a transparência e segurança, tornando a tomada de decisões mais inteligente. 

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