Quer saber quais são as vantagens da assinatura digital? Então este artigo é perfeito para você! Acompanhe o conteúdo e descubra as principais vantagens da assinatura digital, uma tecnologia que está transformando diversos negócios.
Graças à era da digitalização, a tradicional assinatura física com papel e caneta evoluiu para a assinatura digital, que além de simples e rápida, é reconhecida como uma forma segura e válida legalmente para formalizar acordos e contratos.
Dessa forma, podemos deixar no passado a realidade burocrática dos gastos em cartórios, das impressões de papéis e longas filas de espera, entre outras situações que muitas pessoas já encararam para conseguir validar um documento importante.
Estima-se que a média de tempo para se ter um documento digital assinado por todas as partes é de 20 horas, enquanto o processo de assinar um documento físico chega até 7 dias! E essa é uma das vantagens da assinatura digital: a agilidade.
Portanto, se você deseja facilitar a vida e os negócios através da tecnologia de ferramentas digitais, tenho certeza de que esse artigo será muito útil para esclarecer suas dúvidas e apresentar as vantagens da assinatura digital. Vamos lá!
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma forma de assinar documentos online com a mesma validade jurídica das assinaturas físicas, porém, de maneira mais ágil e segura.
De forma geral, existem dois tipos de assinaturas digitais: a sem certificado digital (conhecida principalmente por assinatura eletrônica) e com certificado.
Em suma, a diferença entre elas está, principalmente, nas características e no processo pelo qual as duas são realizadas.
Ainda assim, ambas são amparadas pela legislação brasileira que, através da Medida Provisória 2.200-2, garante a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica.
Agora que você entendeu o conceito mais amplo, podemos explicar as principais características das assinaturas com e sem certificado.
Assinatura digital sem certificado (ou assinatura eletrônica)
Como citado acima, a assinatura digital sem certificado também é conhecida popularmente como assinatura eletrônica. A definição veio da Lei 14.063/2020, sancionada em 2020 pelo presidente da República, Jair Bolsonaro, para ampliar a relação de documentos públicos que podem ser formalizados digitalmente.
Além disso, as assinaturas digitais também foram categorizadas em três tipos: simples, avançada e qualificada. Nesse sentido, a assinatura sem certificado também é chamada assinatura digital simples.
Apesar de existirem diferentes nomenclaturas para dizer a mesma coisa, no fim das contas, a assinatura digital sem certificado (ou eletrônica, ou simples) é qualquer assinatura realizada por meio eletrônico/digital.
Conforme o §2º do art. 10 da Medida Provisória 2.200-2/2001, a autoria dessa assinatura ocorre por meio da coleta de informações em ambiente eletrônico como: e-mail do signatário, CPF, IP do dispositivo utilizado para realizar a assinatura, entre outros dados que garantem a autenticidade e segurança do documento.
A assinatura sem certificado pode ser usada em contratações que não envolvam informações protegidas por sigilo, como contratos de aluguel, seguros, contratação de planos de saúde, entre outros documentos comuns.
Para descobrir as vantagens da assinatura digital, continue a leitura!
Assinatura digital com certificado (ou somente assinatura digital)
A assinatura digital com certificado, por outro lado, é conhecida apenas como assinatura digital ou, ainda, como assinatura digital qualificada, conforme a Lei 14.063/2020.
Esse tipo de assinatura exige o uso do certificado digital da ICP-Brasil, uma identidade de pessoa física ou jurídica no meio eletrônico, que cede ao documento o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita com reconhecimento de firma em cartório — segundo o §1o do art. 10 da Medida Provisória 2.200-2/2001.
Dessa forma, a assinatura com certificado cumpre exigências legais e regulatórias bem rigorosas. Ao contrário da assinatura sem certificado, esta pode ser utilizada em transações bem específicas, como a emissão de notas fiscais eletrônicas.
Leia também: Assinatura digital: tudo que você precisa saber sobre principais tipos
Assinatura digital x Assinatura digitalizada: qual a diferença?
Não, elas não são a mesma coisa! Afinal, uma é gerada em meio eletrônico, enquanto a outra envolve o processo complexo de imprimir o documento, assinar no papel e escanear o arquivo para, somente depois disso, enviá-lo para a outra parte assinar.
Contudo, o que muitas pessoas não sabem é que, ao digitalizar uma assinatura, o documento perde seu valor legal por se tratar de uma mera cópia que pode facilmente ser fraudada.
Assim, concluímos que a assinatura feita de maneira digital, seja ela com ou sem certificado, é a melhor opção para validar qualquer documento com segurança e validade jurídica.
Vantagens da assinatura digital
Listamos abaixo as principais vantagens da assinatura digital para você começar a assinar digitalmente seus acordos e negociações eletronicamente:
Agilidade
Assinar digitalmente é mais fácil do que você imagina. Basta um clique para preencher seus dados e disparar um documento para assinatura de todas as partes envolvidas.
Segurança
Fraudes na assinatura digital são quase inexistentes. Como já mencionamos, esse método utiliza elementos de alto nível de segurança para garantir que os documentos assinados desta maneira não sofram alterações.
Redução de custos
Gastos desnecessários com papel, tinta para impressão e meios de transporte para enviar documentos não são uma preocupação para quem assina digitalmente. Alguns cálculos apontam que a economia é de até 85% nos custos com papéis e logística.
Produtividade
A digitalização da assinatura agiliza processos que são lentos e burocráticos quando feitos manualmente. Dessa forma, muitas empresas conseguem ter mais tempo para garantir a produtividade de suas equipes e focar no que realmente importa.
Sustentabilidade
Além de desburocratizar a vida das pessoas, a assinatura online elimina o papel das nossas rotinas. Essa tecnologia é fundamental para empresas que aderir à cultura paperless para contribuir com a preservação do meio ambiente.
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