Gestão de contratos: 5 erros que você pode estar cometendo

Você sabia que a má gestão de contratos pode fazer com que sua empresa perca tempo e dinheiro? Se você ainda não é adepto à gestão de contratos online, muito provavelmente isso já está acontecendo na sua organização e você nem se deu conta! 

A cada negociação, seja com cliente, fornecedor ou até mesmo funcionário, é necessário oficializar tudo que foi combinado entre as partes envolvidas através de um contrato e, se você não fizer todo esse processo com cuidado e atenção, pode estar cometendo algum erro no meio do caminho. Mas a Contraktor está aqui para te ajudar nisso! Confira, abaixo, 5 erros que você pode estar cometendo na gestão de contratos:

Perda de prazos

Uma das principais dores das empresas que ainda fazem toda a gestão de contratos de maneira manual é a perda de prazos.

Afinal, são muitos documentos e contratos para monitorar e, muitas vezes, esse controle é feito através de planilhas, o que causa desorganização. A perda de prazos representa boa parte dos prejuízos financeiros das empresas. Como a sua equipe tem feito o rastreio de prazos, renovações e informações necessárias para gerenciar os contratos? Se essa também é uma dor na sua organização, talvez esteja na hora de procurar uma plataforma que possua monitoramento automático e alertas de vencimentos!

Desorganização e falta de controle

gestão de contratos 1
Assinar documento online

A desorganização é um fator que leva à perda de prazos, perda de tempo e, consequentemente, à perda de dinheiro. No fluxo de contratos tradicional, é preciso ter muito controle sobre esses documentos importantes ao organizá-los em planilhas e pastas; e é aqui que mora o problema. Com a correria do dia a dia, dificilmente uma empresa em ascensão consegue deixar tudo em ordem nesse sentido. Com a desorganização e a falta de controle dos contratos, os prazos se perdem e você pode ficar sem aquela renovação importante. Se você se identificou, muito provavelmente precisa investir em uma ferramenta que automatize esse acompanhamento de datas, por exemplo.

Perda de tempo com a gestão de contratos tradicional 

A gestão de contratos tradicional faz a sua empresa perder mais tempo do que você imagina! As tarefas manuais são frustrantes e trabalhosas: provavelmente seus colaboradores passam um bom tempo pesquisando arquivos, e-mails e tentando organizar documentos e pastas. Com isso, você está desperdiçando o talento e tempo da sua equipe, que com certeza poderia estar trabalhando de forma mais produtiva. Quando esse fluxo de trabalho estressante é otimizado e simplificado, a empresa só tende a ganhar!

BAIXE GRATUITAMENTE: Mais de 45 modelos de contratos

Falta de armazenamento e segurança

A parte do armazenamento é uma etapa muito importante do ciclo de vida de um contrato. É essencial que esse armazenamento seja feito com segurança, para que nenhum arquivo se perca ou para que nenhuma informação seja vazada. Afinal, existem muitos documentos e contratos que possuem informações extremamente importantes e, por isso, é necessário utilizar um método de armazenamento confiável. Além da questão da segurança, ter um bom espaço livre para poder armazenar diversos documentos é outra característica fundamental na gestão de contratos digitais.

Não usar a tecnologia a seu favor

Este é um dos principais erros que você pode estar cometendo na gestão de contratos da sua empresa. O fluxo de contratos tradicional é caro, burocrático e lento; já com a gestão de contratos digitais, todo o processo flui com muito mais rapidez e segurança. Veja um exemplo prático de ambos os modelos:

Fluxo tradicional de contratos:

  • Inicia-se a negociação;
  • Depois a captação das informações dos representantes legais por e-mail, bem como os dados da contratante e da contratada;
  • Então, a criação do documento em um editor de texto;
  • A análise das cláusulas, novamente por e-mail;
  • A impressão do documento;
  • A contratação de um serviço de entrega;
  • A assinatura das partes;
  • E, por fim, o recebimento do contrato e o arquivamento do mesmo em gavetas.

Isso que, em média, os custos com entrega por contrato é de R$25,00, além do reconhecimento de firma, que varia entre R$9 a R$15 por signatário. Sem considerar ainda, os custos com impressão, que alteram conforme o tamanho e a quantidade de documentos mensal. Mas, só com esse pensamento básico, podemos verificar rapidamente que a falta de gerenciamento correto custa muito caro para o caixa da empresa.

Gestão de contratos digitais:

  • Inicia-se com a captação de dados dos signatários, contratante, contratada, de modo online por formulário externo, onde os próprios envolvidos respondem com as suas informações;
  • Depois, a criação do documento em uma única plataforma;
  • Em seguida, o disparo do documento para assinatura eletrônica, com ou sem certificado digital;
  • E então, o gerenciamento do arquivo, controlando prazos, valores a receber e a pagar;
  • E o armazenamento em nuvem, disponível facilmente para todos os envolvidos: jurídico, financeiro, comercial, rh, entre outros.
  • Depois, é só fazer a gestão através dos Dashboards de desempenhos e tarefas por área ou pessoa vinculada àquele projeto!

Sendo assim, a gestão de contratos eletrônicos é, de fato, a melhor solução para reduzir custos. Ela acompanha o ciclo de vida da documentação do início ao fim, evitando perda de prazos, extravio e desorganização! Invista em uma plataforma que faça essa gestão de documentos importantes para sua empresa. Saiba mais sobre a Contraktor!