5 motivos para reduzir o consumo de papel na sua empresa

A redução de papel no ambiente empresarial é uma necessidade tanto para empresas consolidadas quanto para as em crescimento. 

Além dos motivos já conhecidos para sua economia, apresentaremos cinco motivos para reduzir o consumo de papel na sua empresa:

1. Consciência aliada à tecnologia

Em pesquisa realizada pela AIIM (Association for Information and Image Management), no ano de 2015, foi possível identificar que 40% das empresas têm seus arquivos em papel. Um dos motivos para esse dado é a falta de conhecimento de opções que reduzam ou até mesmo eliminem o uso do material.

A redução é totalmente possível se aliarmos a tecnologia às práticas empresariais. Já existem diversas estratégias para facilitar atividades cotidianas com o uso da tecnologia, tais como: organização online, pagamento de contas, acesso a finanças, produção de conteúdo, assinatura de documentos através de plataformas digitais, entre outras.

Assim, reduzir o consumo de papel faz com que as pessoas envolvidas se engajem na procura por soluções mais inteligentes e que colaborem com o meio ambiente, o que também ajuda na transformação digital da empresa.

2. Economia

Os gastos com a utilização de papel vão muito além da compra e consumo do próprio material. Para imprimir folhas que serão utilizadas poucas vezes, há gastos com tinta para impressora, energia elétrica, material de escritório, entre outros fatores. Aliás, você já sabe quanto do seu faturamento está indo embora com esses itens? Essas despesas podem comprometer até 20% da receita de uma empresa e, além disso, os documentos físicos gastam até 84% mais do que os documentos digitais, levando em consideração todo o desembolso com papel, tinta e logística.

A pesquisa da AIIM mostra que metade das empresas estão reduzindo a quantidade de material impresso e apostando na transformação digital, sendo que 11% delas está fazendo essa transformação de maneira acelerada.

Assim, a redução do uso de papel pode colaborar com a economia financeira da empresa. Atitudes como esta levam em direção ao desenvolvimento empresarial e à transformação digital do seu negócio!

3. Sustentabilidade

A sustentabilidade tem tudo a ver com suas escolhas cotidianas e atuais. Por isso, reduzir o consumo de papel é uma forma de se posicionar e almejar por um futuro mais verde e sustentável, além de ser uma maneira de economizar, como citamos no item anterior.

A madeira utilizada para a produção de papel é proveniente de florestas plantadas, mas ainda assim, para produzir uma tonelada de papel são necessárias 2 a 3 toneladas de madeira. Além disso, o processo usa grandes quantidades de água e energia. 

A preocupação com a escassez de recursos naturais disponíveis e com as consequências negativas que o sistema produtivo pode causar ao meio ambiente, fazem com que as empresas se posicionem de uma maneira mais sustentável. Mas não basta apenas dizer que a sua empresa se preocupa com a natureza; é necessário adotar medidas que realmente façam a diferença neste sentido. É preciso, de fato, ajudar o meio ambiente. E se você reduzisse o consumo de papel e transformasse suas transações em digitais? Com certeza você estará fazendo a sua parte!

4. Novas formas de armazenamento

A redução de papel desencadeia um processo positivo para a empresa, de forma geral. Com a redução do uso de papel é possível implementar um processo de aceleração digital mais coeso e uma série de ações em relação à documentos antigos, por exemplo.

Em casos de arquivos físicos que precisam ser armazenados por um longo tempo, é provável que passem por um processo de digitalização e descarte. Dessa forma, se torna viável arquivar documentos em nuvem e iniciar novos documentos e arquivos de maneira digital para seguir o processo.

Essa transformação pode ajudar na redução do espaço físico ocupado por arquivos e, além disso, auxilia na organização e segurança dos documentos ao armazená-los em nuvem. 

5. Mais organização

Se tem uma coisa que o acúmulo de papel traz é a desorganização do ambiente. Mesmo que você organize-os em pastas ou em salas de arquivos, por exemplo, a papelada acaba tomando muito espaço! Além deste problema, os documentos físicos também podem trazer mais risco de perder informações importantes, por causa do extravio e pelas dificuldades em encontrar arquivos.

Segundo a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), grandes empresas perdem um documento a cada 12 segundos. Como consequência, os funcionários perdem, em média, 2 horas diárias de trabalho apenas procurando contratos, documentos, notas fiscais, dentre outros arquivos.

Que tal desburocratizar estes processos e torná-los totalmente digitais, por um PREÇO ACESSÍVEL por mês? Assim, você poderá reduzir o consumo de papel, organizar melhor sua empresa, ter mais agilidade e segurança ao tratar destes documentos importantes.