Antes de tudo, é preciso compreender que, mesmo que algumas etapas da gestão tradicional sejam feitas por meio de planilhas no computador ou armazenamento de documentos escaneados, não há como caracterizá-la como uma gestão inteiramente digital. Se há impressão de documentos ou dependência de meios de transporte para entregá-los aos signatários, a gestão ainda é tradicional.

Nesse modelo, setores jurídicos, financeiros e administrativos reúnem informações por meio do Word, trocam e-mails ou mensagens para formalizar possíveis alterações, fazem a impressão dos documentos, enviam-nos para os signatários em meios de transporte, armazenam scanners ou fotos dos documentos no computador (o que não confere validade jurídica) e detalhes de prazos em planilhas, além de toda a parte do armazenamento dos arquivos impressos, que ocupa espaço físico.

É um fato que essa metodologia implica em altos custos e expressiva dedicação de tempo das equipes envolvidas e dos signatários também, pois estes precisam arcar com reconhecimento de firma em cartório. No entanto, mesmo sabendo dessas questões, muitas empresas ainda optam pelo estilo analógico de gestão, pois há desinformação sobre os métodos digitais, dos quais falaremos em breve.

Segundo a IACCM – The International Association for Contract & Commercial Management, uma gestão física e ineficiente pode consumir quase 10% da receita de uma empresa. Um número expressivo, quando falamos de apenas um único setor da companhia.

O tempo médio para finalizar um contrato nos meios tradicionais é de 7 a 15 dias. Os setores responsáveis, como financeiro e jurídico, por exemplo, dispõem metade do expediente para tarefas relativas aos documentos, no decorrer desses dias.

Todos esses fatores vão de encontro às leis e decretos sobre a segurança e integridade de dados, além da responsabilização administrativa e civil das empresas pela prática de atos contra a Administração Pública, firmada na Lei 12.846, aprovada em 2013.

Uma boa opção para quem deseja adquirir um compliance seguro dos documentos, é transferir o máximo de documentação para o ambiente digital. O cenário ideal é aquele em que todas ou a maioria das informações circulam de modo digital para facilitar o acesso, reduzir custos e aumentar a produtividade. Algo que pode ser encontrado na gestão de contratos digitais.

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