A busca pela redução de custos nos processos empresariais é uma característica que vem crescendo cada vez mais, independente da área de atuação. Afinal, todo mundo quer economizar, não é mesmo? Além da procura por métodos mais econômicos, as empresas têm se preocupado, também, com a preservação do meio ambiente. 

Você sabia que a assinatura eletrônica é um dos métodos que sua empresa pode aderir para reduzir o consumo de papel? Além de ser sustentável, o uso desse tipo de assinatura em documentos eletrônicos é seguro, eficaz, moderno e traz muito mais agilidade aos processos que costumam ser lentos e burocráticos. Mas é preciso entender as diferenças entre a assinatura eletrônica e a digitalizada, pois somente uma delas garante validade jurídica aos documentos assinados. Vamos falar sobre isso mais pra frente!

Ainda sobre a redução de papel, o investimento em inovações tecnológicas e em otimização de processos já é uma realidade em diversas empresas. Este é um movimento muito natural, porque o mundo já se tornou digital. Então, é cada vez mais comum vermos empresas dos mais variados portes e setores apostando em soluções modernas, como a digitalização de arquivos, por exemplo. Mas como digitalizar a parte das assinaturas desses documentos? É super possível, e nós vamos te mostrar isso agora!

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Assinatura digitalizada

Para inserir uma assinatura em um documento, muita gente salva uma imagem da própria assinatura (ou rubrica), insere a imagem no documento em um programa de edição e aí salva o arquivo assim, “assinado”. Ou, ainda, imprimem o documento, assinam-o com uma caneta, escaneiam e enviam o documento para a outra parte poder assinar. 

Ambos estes formatos caracterizam uma assinatura digitalizada, ou seja, é apenas uma “imagem” da assinatura, não possuindo validade jurídica. Além disso, esse tipo de ação pode causar problemas para as partes envolvidas, pois possui grandes chances de fraudes. 

A assinatura digitalizada pode parecer prática, mas investir em uma assinatura eletrônica ou digital com valor legal é a forma mais segura para assinar documentos online. 

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Assinatura eletrônica

Em primeiro lugar, a assinatura eletrônica é a melhor escolha para quem precisa assinar documentos de forma digital. Com a Medida Provisória 2.200-2, a legislação brasileira autenticou o uso da assinatura eletrônica e de todas as suas modalidades, incluindo a assinatura digital. Enfim, isso foi de extrema importância, pois inseriu o Brasil no contexto de digitalização de documentos. 

Em suma, a assinatura eletrônica serve para assinar documentos eletrônicos, ou seja, documentos que possuem todo o seu ciclo de vida no meio digital. Nesse sentido, esse tipo de arquivo é criado, editado, assinado e armazenado exclusivamente em meio eletrônico. Então, se esse documento é totalmente digital, sua assinatura também precisa ser; ou seja, nada pode “sair” do ambiente virtual. 

Todo esse processo possui validade jurídica e altos níveis de segurança (para evitar possíveis fraudes). Além disso, utilizar a assinatura eletrônica traz diversos benefícios para quem utiliza, como:

  • Todo o processo de coleta de assinaturas passa a ser muito mais rápido
  • As assinaturas podem ser feitas à distância, de qualquer lugar, a qualquer hora
  • Com o uso de um método totalmente online, há notável redução de custos
  • Redução no consumo de papel, impressão, transporte, correios, motoboy…
  • Mais produtividade aos colaboradores que antes gastavam muito tempo nessa função “vai e vem” de documentos empresariais
  • Mais contratos assinados significam mais negócios fechados!

Quer saber mais sobre a segurança e validade jurídica da assinatura eletrônica? Baixe o nosso Guia da Validade Jurídica clicando aqui. Aproveite, é gratuito!

Gestão digital de documentos

Primeiramente, além de utilizar a assinatura eletrônica para formalizar negócios à distância, também é possível fazer a gestão digital de documentos. Ou seja, administrar todos os documentos eletrônicos diretamente em uma única plataforma, como a Contraktor.

A Contraktor permite que a empresa centralize todos os documentos digitais em um só lugar, com funcionalidades que vão acelerar seus negócios: 

  • Assinatura eletrônica ilimitada
  • Assinatura digital (com certificado digital) e híbrida (com e sem certificado)
  • Filtros inteligentes para encontrar documentos facilmente
  • Automação de documentos 
  • Alerta de prazos e vencimentos contratuais
  • Emails de pedidos de assinatura personalizados com o seu logo
  • E muito mais!

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