Você sabia que existe diferença entre a assinatura eletrônica e a assinatura digitalizada? Confira neste artigo!
A busca pela redução de custos nos processos empresariais é uma característica que vem crescendo cada vez mais, independente da área de atuação. Afinal, todo mundo quer economizar, não é mesmo? Além da procura por métodos mais econômicos, as empresas têm se preocupado, também, com a preservação do meio ambiente.
Você sabia que a assinatura eletrônica é um dos métodos que sua empresa pode aderir para reduzir o consumo de papel? Além de ser sustentável, o uso desse tipo de assinatura em documentos eletrônicos é seguro, eficaz, moderno e traz muito mais agilidade aos processos que costumam ser lentos e burocráticos. Mas é preciso entender as diferenças entre a assinatura eletrônica e a digitalizada, pois somente uma delas garante validade jurídica aos documentos assinados. Vamos falar sobre isso mais pra frente!
Ainda sobre a redução de papel, o investimento em inovações tecnológicas e em otimização de processos já é uma realidade em diversas empresas. Este é um movimento muito natural, porque o mundo já se tornou digital. Então, é cada vez mais comum vermos empresas dos mais variados portes e setores apostando em soluções modernas, como a digitalização de arquivos, por exemplo. Mas como digitalizar a parte das assinaturas desses documentos? É super possível, e nós vamos te mostrar isso agora!
Assinatura digitalizada
Para inserir uma assinatura em um documento, muita gente salva uma imagem da própria assinatura (ou rubrica), insere a imagem no documento em um programa de edição e aí salva o arquivo assim, “assinado”. Ou, ainda, imprimem o documento, assinam-o com uma caneta, escaneiam e enviam o documento para a outra parte poder assinar.
Ambos estes formatos caracterizam uma assinatura digitalizada, ou seja, é apenas uma “imagem” da assinatura, não possuindo validade jurídica. Além disso, esse tipo de ação pode causar problemas para as partes envolvidas, pois possui grandes chances de fraudes.
A assinatura digitalizada pode parecer prática, mas investir em uma assinatura eletrônica ou digital com valor legal é a forma mais segura para assinar documentos online.
Assinatura eletrônica
Em primeiro lugar, a assinatura eletrônica é a melhor escolha para quem precisa assinar documentos de forma digital. Com a Medida Provisória 2.200-2, a legislação brasileira autenticou o uso da assinatura eletrônica e de todas as suas modalidades, incluindo a assinatura digital. Enfim, isso foi de extrema importância, pois inseriu o Brasil no contexto de digitalização de documentos.
Em suma, a assinatura eletrônica serve para assinar documentos eletrônicos, ou seja, documentos que possuem todo o seu ciclo de vida no meio digital. Nesse sentido, esse tipo de arquivo é criado, editado, assinado e armazenado exclusivamente em meio eletrônico. Então, se esse documento é totalmente digital, sua assinatura também precisa ser; ou seja, nada pode “sair” do ambiente virtual.
Todo esse processo possui validade jurídica e altos níveis de segurança (para evitar possíveis fraudes). Além disso, utilizar a assinatura eletrônica traz diversos benefícios para quem utiliza, como:
- Todo o processo de coleta de assinaturas passa a ser muito mais rápido
- As assinaturas podem ser feitas à distância, de qualquer lugar, a qualquer hora
- Com o uso de um método totalmente online, há notável redução de custos
- Redução no consumo de papel, impressão, transporte, correios, motoboy…
- Mais produtividade aos colaboradores que antes gastavam muito tempo nessa função “vai e vem” de documentos empresariais
- Mais contratos assinados significam mais negócios fechados!
Quer saber mais sobre a segurança e validade jurídica da assinatura eletrônica? Baixe o nosso Guia da Validade Jurídica clicando aqui. Aproveite, é gratuito!
Gestão digital de documentos
Primeiramente, além de utilizar a assinatura eletrônica para formalizar negócios à distância, também é possível fazer a gestão digital de documentos. Ou seja, administrar todos os documentos eletrônicos diretamente em uma única plataforma, como a CKsign.
A CKsign permite que a empresa centralize todos os documentos digitais em um só lugar, com funcionalidades que vão acelerar seus negócios:
- Assinatura digital ilimitada
- Filtros para encontrar documentos facilmente
- Emails de pedidos de assinatura personalizados com o seu logo
- E muito mais!
A CKsign – Plataforma de assinatura digital com teste grátis
A CKsign é uma plataforma de assinatura digital ilimitada, que tem como propósito a desburocratização do seu negócio.
Com ela, é possível enviar contratos para assinatura em poucos cliques, com segurança e validade jurídica! Além da assinatura digital, a CKsign também possui planos que possibilitam o monitoramento dos seus contratos, a partir de R$26,90 por mês. Além disso, também possui um plano gratuito, que pode ser ativado após o teste grátis da plataforma.
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