Como fazer Gestão de Contratos

Vejas boas práticas de gestão de contratos e como implementar na sua empresa!

O que é Gestão de Contratos?

A gestão de contratos é um conjunto de técnicas que visam a administração correta das etapas envolvidas em uma contratação. Sendo elas: negociação, discussão sobre variáveis e responsáveis, redação, cláusulas, até chegar na assinatura e vigência. 

Além de acompanhar a administração das etapas na contratação, a gestão de contratos tem como objetivo a economia de tempo e dinheiro. Existem basicamente dois modos de gestão de contratos: manual e online. Segundo pesquisa, a IDC afirma que um colaborador gasta em média 19 mil dólares por ano enquanto procura documentos impressos em gavetas e pastas de arquivos. Além disso, pensando no modo manual de gestão de contratos, temos a seguinte situação:

Nesse modo o processo é extenso, lento e improdutivo.

1. Inicia-se a negociação;
2. Depois, a captação das informações dos representantes legais por e-mail, bem como os dados da contratante e da contratada;
3. Então, a criação do documento em um editor de texto;
4. A análise das cláusulas, novamente por e-mail;
5. A impressão do documento;
6. A contratação de um serviço de entrega;
7. A assinatura das partes;
8. E, por fim, o recebimento do contrato e o arquivamento em gavetas.

Isso que, em média, os custos com entrega por contrato é de R$25,00, além do reconhecimento de firma, que varia entre R$9 e R$15 por signatário. Sem considerar, ainda, os custos com impressão, que alteram conforme o tamanho e a quantidade de documentos mensal. Mas, só com esse pensamento básico, podemos verificar rapidamente que a falta de gerenciamento correto custa muito muito caro para o caixa da empresa.

Sendo assim, a gestão de contratos online, é, de fato, a melhor solução para reduzir custos nesse processo. Ela acompanha o ciclo de vida da documentação do início ao fim, evitando perda de prazos, extravio e desorganização.

 O modo de gestão de contratos online, reduz custo, processos e integra equipes. Contudo, não é qualquer empresa que está preparada para encarar esse novo modo de gestão.

Em resumo, a gestão online segue os seguintes passos: 

1. Inicia-se com a captação de dados dos signatários, contratante, contratada, de modo online por formulário externo, onde os próprios envolvidos respondem com as suas informações;
2. Depois a criação do documento em uma única plataforma;
3. Em seguida, o disparo do documento para assinatura eletrônica, com ou sem certificado digital;
4. E, então, o gerenciamento do arquivo, controlando prazos, valores a receber e a pagar;
5. E o armazenamento em nuvem, disponíveis facilmente para todos os envolvidos: Jurídico, Financeiro, Comercial, RH, entre outros.

Por conta da agilidade no processo online, tudo torna-se mais barato, rápido e ágil. É o sonho de qualquer gestor ter os dados corretos e de fácil acesso para tomada de decisão, não é mesmo? Mas, como comentei, nem toda empresa está pronta para encarar essa mudança.

Como implementar a gestão de contratos na minha empresa?

Para dar início ao processo de qualquer implementação de gestão, é necessário analisar o cenário atual. Com a gestão de contratos não é diferente. Nesse caso, é necessário que o profissional destinado a função realize um mapeamento dos contratos atuais e de quais deseja gerenciar.

Para ajudá-lo a entender esse processo, nós organizamos um pequeno checklist do que, de fato é, importante prestar atenção, a fim de entregar os melhores dados para que o gerente de contratos tome as decisões rapidamente:

Checklist:

1. Todos os seus contratos estão na mesma base de dados? 
2. Você tem uma planilha para controle de prazos de vigência e encerramento?
3. Os modelos de contratos estão fáceis de acessar e compatíveis com as os acordos atuais propostos?
4. Todos da sua equipe tem acesso aos contratos?
5. Há um banco de dados para armazenar dados dos principais signatários da empresa? Assim como, fornecedores, colaboradores e outros prestadores de serviço?
6. Quais contratos estão assinados, e quais você deve solicitar assinatura? (Neste ponto, vale lembrar que o processo de assinatura digital, além  de ter validade jurídica, e pode trazer economia para sua gestão e agilidade no seu processo).
7. Por fim, quais contratos geram receita mensalmente? (Dica Contraktor: olhe para esse tipo de informação com cuidado, pois os valores não atendidos podem ocasionar multas e rescisões indesejadas). 

Depois de olhar para esses pontos é hora de reunir a equipe e definir as principais ações e prioridades, além de entender se a sua empresa está preparada para transformar a sua gestão.

Qual problema, de fato, você está buscando resolver ao pensar em gerenciar seus contratos? É a perda de prazos, agilizar o processo de assinaturas, prestar atenção nos valores a pagar e a receber, melhorar a organização dos documentos e a comunicação entre as áreas?

Esses são possíveis questionamentos que podem vir a sua mente, já que esses problemas podem ser resolvidos com gestão de contratos online. Contudo, se pergunte: como posso aumentar a produtividade e melhorar ainda mais a minha gestão de contratos? 

Em relação ao profissional que realizará a gestão, é extremamente importante o seu senso de precisão, já que será necessário acompanhar todas as fases do contrato. Tudo isso, para monitorar ocorrências relacionadas a operação do contrato e resolvê-las rapidamente. Por isso, recomenda-se que esse profissional tenha conhecimento jurídico ou seja apoiado pela área. 

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Gestão de Contratos na prática

Como vimos, é possível facilitar e ajudar o gestor de contratos em muitas etapas com a adoção de novas metodologias de gestão de contratos. Um software, por exemplo, pode ajudar no monitoramento de maneira digital, com mais segurança e rapidez.
Além dessas vantagens, um software de gestão de contratos ajuda também na redução de custos para a empresa, considerando que é possível armazenar todos os arquivos de forma digital. Além do que, todo o monitoramento se torna mais produtivo, já que é possível acompanhar o ciclo da contratação até o encerramento do contrato.

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Principais vantagens!

Depois de entender o que é gestão de contratos e verificar se a sua empresa empresa está preparada para o processo, é hora de analisar se as vantagens da gestão de contratos online fazem sentido para sua empresa. Por conta disso, separei aqui alguns benefícios ao se fazer gestão de contratos:

1. Diminui o custo de arquivos impressos;
2. Acesso ágil e seguro as informações contratuais;
3. É possível também gerenciar outros tipos de documentos;
4. Utilização da assinatura digital;.
5. Gestão adaptável ao seu tipo negócio; 
6. Assinar e gerenciar contratos de qualquer dispositivo

Agora que você já compreendeu a importância do processo de gestão de contratos online, é interessante analisar as possíveis soluções que podem ajudar ainda mais na produtividade da sua equipe de gerenciamento. Para isso, compartilho aqui uma boa notícia:  a plataforma Contraktor é a principal ferramenta de gestão de contratos do mercado hoje e vem revolucionando a gestão de grandes empresas brasileiras. Conheça tudo sobre a plataforma e saiba como integrar seu CRM e ERP com a gestão de contratos online e revolucionar os processos da sua empresa.

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