Vejas boas práticas de gestão de contratos e como implementar na sua empresa!
O que é Gestão de Contratos?
A gestão de contratos é um conjunto de técnicas que visam a administração correta das etapas envolvidas em uma contratação. Sendo elas: negociação, discussão sobre variáveis e responsáveis, redação, cláusulas, até chegar na assinatura e vigência.
Além de acompanhar a administração das etapas na contratação, a gestão de contratos tem como objetivo a economia de tempo e dinheiro. Existem basicamente dois modos de gestão de contratos: manual e online. Segundo pesquisa, a IDC afirma que um colaborador gasta em média 19 mil dólares por ano enquanto procura documentos impressos em gavetas e pastas de arquivos. Além disso, pensando no modo manual de gestão de contratos, temos a seguinte situação:
Nesse modo o processo é extenso, lento e improdutivo.
- Inicia-se a negociação;
- Depois, a captação das informações dos representantes legais por e-mail, bem como os dados da contratante e da contratada;
- Então, a criação do documento em um editor de texto;
- A análise das cláusulas, novamente por e-mail;
- A impressão do documento;
- A contratação de um serviço de entrega;
- A assinatura das partes;
- E, por fim, o recebimento do contrato e o arquivamento em gavetas.
Isso que, em média, os custos com entrega por contrato é de R$25,00, além do reconhecimento de firma, que varia entre R$9 e R$15 por signatário. Sem considerar, ainda, os custos com impressão, que alteram conforme o tamanho e a quantidade de documentos mensal. Mas, só com esse pensamento básico, podemos verificar rapidamente que a falta de gerenciamento correto custa muito muito caro para o caixa da empresa.
Sendo assim, a gestão de contratos online, é, de fato, a melhor solução para reduzir custos nesse processo. Ela acompanha o ciclo de vida da documentação do início ao fim, evitando perda de prazos, extravio e desorganização.
O modo de gestão de contratos online, reduz custo, processos e integra equipes. Contudo, não é qualquer empresa que está preparada para encarar esse novo modo de gestão.
Em resumo, a gestão online segue os seguintes passos:
- Inicia-se com a captação de dados dos signatários, contratante, contratada, de modo online por formulário externo, onde os próprios envolvidos respondem com as suas informações;
- Depois a criação do documento em uma única plataforma;
- Em seguida, o disparo do documento para assinatura eletrônica, com ou sem certificado digital;
- E, então, o gerenciamento do arquivo, controlando prazos, valores a receber e a pagar;
- E o armazenamento em nuvem, disponíveis facilmente para todos os envolvidos: Jurídico, Financeiro, Comercial, RH, entre outros.
Por conta da agilidade no processo online, tudo torna-se mais barato, rápido e ágil. É o sonho de qualquer gestor ter os dados corretos e de fácil acesso para tomada de decisão, não é mesmo? Mas, como comentei, nem toda empresa está pronta para encarar essa mudança.
Como implementar a gestão de contratos na minha empresa?
Para dar início ao processo de qualquer implementação de gestão, é necessário analisar o cenário atual. Com a gestão de contratos não é diferente. Nesse caso, é necessário que o profissional destinado a função realize um mapeamento dos contratos atuais e de quais deseja gerenciar.
Para ajudá-lo a entender esse processo, nós organizamos um pequeno checklist do que, de fato é, importante prestar atenção, a fim de entregar os melhores dados para que o gerente de contratos tome as decisões rapidamente:
Checklist:
- Todos os seus contratos estão na mesma base de dados?
- Você tem uma planilha para controle de prazos de vigência e encerramento?
- Os modelos de contratos estão fáceis de acessar e compatíveis com as os acordos atuais propostos?
- Todos da sua equipe tem acesso aos contratos?
- Há um banco de dados para armazenar dados dos principais signatários da empresa? Assim como, fornecedores, colaboradores e outros prestadores de serviço?
- Quais contratos estão assinados, e quais você deve solicitar assinatura? (Neste ponto, vale lembrar que o processo de assinatura digital, além de ter validade jurídica, e pode trazer economia para sua gestão e agilidade no seu processo).
- Por fim, quais contratos geram receita mensalmente? (Dica Contraktor: olhe para esse tipo de informação com cuidado, pois os valores não atendidos podem ocasionar multas e rescisões indesejadas).
Depois de olhar para esses pontos é hora de reunir a equipe e definir as principais ações e prioridades, além de entender se a sua empresa está preparada para transformar a sua gestão.
Qual problema, de fato, você está buscando resolver ao pensar em gerenciar seus contratos? É a perda de prazos, agilizar o processo de assinaturas, prestar atenção nos valores a pagar e a receber, melhorar a organização dos documentos e a comunicação entre as áreas?
Esses são possíveis questionamentos que podem vir a sua mente, já que esses problemas podem ser resolvidos com gestão de contratos online. Contudo, se pergunte: como posso aumentar a produtividade e melhorar ainda mais a minha gestão de contratos?
Em relação ao profissional que realizará a gestão, é extremamente importante o seu senso de precisão, já que será necessário acompanhar todas as fases do contrato. Tudo isso, para monitorar ocorrências relacionadas a operação do contrato e resolvê-las rapidamente. Por isso, recomenda-se que esse profissional tenha conhecimento jurídico ou seja apoiado pela área.
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Gestão de Contratos na prática
Como vimos, é possível facilitar e ajudar o gestor de contratos em muitas etapas com a adoção de novas metodologias de gestão de contratos. Um software, por exemplo, pode ajudar no monitoramento de maneira digital, com mais segurança e rapidez.
Além dessas vantagens, um software de gestão de contratos ajuda também na redução de custos para a empresa, considerando que é possível armazenar todos os arquivos de forma digital. Além do que, todo o monitoramento se torna mais produtivo, já que é possível acompanhar o ciclo da contratação até o encerramento do contrato.
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Principais vantagens!
Depois de entender o que é gestão de contratos e verificar se a sua empresa empresa está preparada para o processo, é hora de analisar se as vantagens da gestão de contratos online fazem sentido para sua empresa. Por conta disso, separei aqui alguns benefícios ao se fazer gestão de contratos:
- Diminui o custo de arquivos impressos;
- Acesso ágil e seguro as informações contratuais;
- É possível também gerenciar outros tipos de documentos;
- Utilização da assinatura digital;.
- Gestão adaptável ao seu tipo negócio;
- Assinar e gerenciar contratos de qualquer dispositivo
Agora que você já compreendeu a importância do processo de gestão de contratos online, é interessante analisar as possíveis soluções que podem ajudar ainda mais na produtividade da sua equipe de gerenciamento. Para isso, compartilho aqui uma boa notícia: a plataforma Contraktor é a principal ferramenta de gestão de contratos do mercado hoje e vem revolucionando a gestão de grandes empresas brasileiras. Conheça tudo sobre a plataforma e saiba como integrar seu CRM e ERP com a gestão de contratos online e revolucionar os processos da sua empresa.
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