Muitas empresas já vivenciam os benefícios da transformação digital, incluindo a digitalização de documentos, que consiste em transformar uma enorme quantidade de papel em arquivos digitais. Uma vez digitalizados, esses documentos podem ser armazenados, acessados e gerenciados em ambiente 100% digital. Mas, como fazer esse processo de maneira segura? Por onde começar?

Continue a leitura, pois essas e outras dúvidas serão respondidas neste artigo. Vamos por partes!

Digitalização de documentos: como migrar do papel para o digital de maneira segura

Primeiros passos antes de migrar do papel para o digital

Antes de tudo, o mais importante é começar! Num primeiro momento, a migração do papel para o digital parecerá complexo, mas essa é uma tarefa que pode ser dividida em alguns passos que vão garantir que a digitalização de documentos da sua empresa seja feita de maneira segura e prática.

Além de economizar papel, sua equipe sentirá a diferença nos ganhos em produtividade e agilidade ao lidar com documentos digitais. Veja alguns passos para colocar a digitalização em prática:

Passo 1: Verifique onde estão seus dados

  • Avalie como são suas práticas atuais e onde o papel influencia nelas;
  • Depois, você deverá fazer uma varredura para descobrir onde está todo o papel da sua empresa e como você vai convertê-lo em dados eletrônicos;
  • Após encontrá-lo, classifique por categorias, datas e prioridades. Acrescente também os recibos de papel, notas de clientes e faturas pontuais. 

Passo 2: Entenda melhorias nos processos

  • Se pergunte: quais processos manuais estão atrasando ou “impactando” sua empresa? 
  • Qual é o mais ineficiente? 
  • Além dos processos manuais, liste todos os programas ou sistemas utilizados pela sua empresa, como e-mails e ferramentas de edição (Word, Excel, Google Drive entre outros).

Após realizar esse levantamento, sua empresa estará pronta para partir para a digitalização de documentos, ou seja, transferi-los do plano físico para o ambiente online.

Passo 3: Digitalize!

Você pode digitalizar seus documentos com a sua própria equipe, em sua empresa. Contudo, o mais recomendado é terceirizar o escaneamento da papelada documental para uma empresa especializada. Ao fazer isso, seus arquivos poderão ser armazenados e acessados com segurança em um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Através da plataforma GED, as informações dos seus documentos podem ser categorizados e acessados por filtros inteligentes, que permitem o acesso fácil e rápido aos dados mais importantes

Passo 4: Integre e analise seus dados

Independente da plataforma que você utilizará para o gerenciamento de documentos, é importante que ela seja capaz de se integrar com outros softwares para você ganhar mais otimização nos processos. Apenas armazenar seus dados nem sempre é o suficiente.

Sendo assim, escolha um sistema completo, que forneça boas análises sobre seus dados – tanto dos documentos físicos digitalizados, quanto de documentos já criados em ambiente digital.

BÔNUS – Guia Prático: Do papel à gestão de contratos digitais

Para saber mais sobre essas etapas, você pode baixar um guia completo com tudo o que você precisa saber para migrar do papel para o digital, basta clicar aqui. Temos certeza de que ao colocá-lo em prática, a digitalização de documentos transformará a realidade do seu negócio!

Digitalização de documentos: é segura?

A resposta é sim! Quando inseridos em um sistema de gerenciamento eletrônico, os documentos digitalizados são armazenados com mais segurança, pois, normalmente, esse tipo de ferramenta conta com critérios de proteção de dados, além do acesso restrito apenas de usuários cadastrados.

Outra vantagem são os backups frequentes realizados para garantir uma cópia atual de todas as informações. Portanto, não há risco de perda ou extravio de qualquer documento – ao contrário do que acontece na gestão “analógica” de documentos.

Além disso, você também precisa saber que os documentos digitais (ou eletrônicos), isto é, aqueles que “nascem” e morrem” no meio virtual são completamente seguros graças à assinatura digital amparada pela legislação brasileira. Mas, não confunda documentos digitalizados com os documentos digitais, pois eles não significam a mesma coisa! 

Inclusive, toda gestão de documentos digitais pode ser realizada em uma única plataforma, conforme explicaremos a seguir.

Leia também: As principais dúvidas sobre assinatura online e documentos digitais (contraktor.com.br)

Como escolher uma plataforma de gestão de documentos

Uma plataforma de gestão de documentos digitais é a ferramenta que gerencia todo ciclo de vida de um documento eletrônico, o que inclui elaboração, assinatura e armazenamento. 

Entre os critérios que devem ser considerados na escolha do melhor software para sua empresa, podemos citar alguns:

  • Qual é a segurança da ferramenta? 
  • Com quem você estará compartilhando seus documentos importantes? 
  • Como estes documentos serão armazenados? 
  • Quais são os clientes que essa plataforma já atende?

Leia também: 6 benefícios da gestão de documentos eletrônicos | Contraktor

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