Independente da sua área de atuação, a competitividade no mercado está cada vez mais acirrada. Neste contexto, surge a necessidade de ter mais eficiência, velocidade, produtividade e não perder tempo com processos morosos e burocráticos. Sabia que você pode ter tudo isso se fizer a gestão de contratos da sua empresa de maneira digital? 

A gestão de contratos digitais é uma solução que muitas empresas têm aderido, e que com certeza vai se tornar cada vez mais comum em um mundo onde a tecnologia não para de crescer entre os negócios. No gerenciamento de contratos tradicional/manual, acontece muito “vai e vem” de documentos, revisões, assinaturas e arquivamento de papéis; já na gestão digital de contratos, todas essas etapas burocráticas são eliminadas, já que o processo é online, rápido e seguro. Se você quer saber mais sobre isso, vamos te mostrar 6 motivos para fazer a gestão de contratos da sua empresa de maneira digital. Confira:

Informações centralizadas

Quando a informação está centralizada, você pode usá-la de inúmeras maneiras e gerar mais dados e insights para todos os departamentos; além de automatizar fluxos de trabalho, atividades e comunicação entre os setores da sua empresa. Outro benefício importante da gestão de contratos no ambiente digital é a possibilidade de consolidar as principais informações comerciais, financeiras e jurídicas em um único local e disponibilizá-las quando, onde e com quem quiser.

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Redução do consumo de papel

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Além de todos os benefícios que a gestão de contratos digitais traz para sua empresa, esse método também ajuda a preservar o meio ambiente. Você já parou para pensar quanto papel uma grande instituição gera por ano, somente com documentos impressos? A produção de papel continua sendo uma das principais vilãs da natureza. Além do derrubamento em massa de muitas árvores, também há o desperdício de água: para produzir apenas uma folha de papel A4, é preciso usar 10 litros de água, segundo dados da Water Footprint Network. Que tal digitalizar seus processos e, ainda, preservar a natureza?

Mais produtividade

O fluxo de contratos tradicional é lento, burocrático e caro. Além destas desvantagens, grandes empresas costumam deixar todo esse gerenciamento manual na mão de funcionários que perdem muito tempo conferindo, procurando, coletando e enviando documentos. Já pensou se você pudesse aproveitar melhor o potencial e talento dos seus colaboradores em outras tarefas? O fluxo de trabalho tende a melhorar com a gestão de contratos digitais, pois todo o processo – que inicia com a venda e termina no armazenamento de contratos – é otimizado e automatizado. Perde-se menos tempo em atividades rotineiras manuais e ganha-se mais tempo em ações estratégicas!

Redução de custos

Outra desvantagem do fluxo tradicional de contratos é a perda de dinheiro: muitas vezes é preciso gastar com motoboy, correios, impressão de inúmeros documentos, cartórios… Isso que, em média, os custos com entrega por contrato é de R$25,00, além do reconhecimento de firma, que varia entre R$9 a R$15 por signatário. Só com essa conta rápida, é possível entender que a falta de gerenciamento correto custa muito muito caro para o caixa da empresa. Por isso, outro motivo para fazer a gestão de contratos de maneira digital é a redução de custos, já que todo esse processo se torna eletrônico e acontece com muito mais rapidez no ambiente virtual. 

Mais segurança

Além de trazer mais produtividade e reduzir custos, a gestão de contratos digitais também proporciona mais segurança para todos esses documentos importantes. Muita gente acha que, por ser tudo online, esse gerenciamento pode ser “vazado” ou facilmente acessado, mas isso é mito! Com uma plataforma como a Contraktor, por exemplo, todo o processo possui validade jurídica, hash de segurança e criptografia, contando com servidores e serviços da Amazon Web Services, um dos mais seguros do mundo. 

Estratégia de crescimento

O gerenciamento de contratos é uma parte estratégica das operações comerciais de qualquer empresa! Com uma gestão de contratos digitais, a empresa pode fortalecer sua vantagem competitiva em relação aos concorrentes, responder rapidamente aos desafios operacionais, suportar objetivos rápidos (como mudanças estruturais e novos produtos), além de gerar rapidamente qualquer relatório relacionado a contratos e informações confidenciais. Ou seja, além de utilizar isso como estratégia de crescimento, sua instituição também pode ter mais controle sobre todos os documentos importantes que tramitam pelos mais diversos departamentos. 

Como fazer a transição do papel para o digital?

Se você quer deixar a burocracia de lado e transformar digitalmente a sua empresa, então confira como fazer a transição do papel para o digital aqui neste link! Se quer saber mais sobre nós e nossos planos disponíveis, clique aqui. 

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