Primeiramente, é preciso saber que a gestão de contratos é um processo muito importante para qualquer tipo de negócio. Com a alta competitividade no mercado, a eficiência é algo a ser almejado.
O gerenciamento deste tipo de documento empresarial, tão necessário nos mais variados setores de uma empresa, possui muitos benefícios. O principal deles a desburocratização. Em um mundo que caminha para a completa digitalização dos processos, a gestão de contratos digitais é uma solução inovadora, que transforma qualquer organização com modernidade e tecnologia.
Neste artigo, você vai ver:
- O que é gestão de contratos digitais?
- Vantagens do gerenciamento de contratos digitais
- Ciclo de vida dos contratos e Contract Lifecycle Management
- Por que sua empresa precisa de uma gestão eficiente de contratos?
Vamos lá!
O que é gestão de contratos digitais?
Antes de mais nada, é interessante entender o que significa um contrato, em geral. Um contrato é, em suma, a formalização de um acordo entre duas ou mais partes, com descrição de termos e condições que devem ser seguidos. Além disso, é um documento que possui respaldo legal, juridicamente falando.
Um contrato digital nada mais é do que o mesmo documento tradicional que todos conhecem, porém é um documento que tramita 100% em ambiente digital. Então, a gestão de contratos digitais é a administração virtual destes documentos.
A gestão de contratos digitais possibilita que as empresas criem, executem, gerenciem, analisem e assinem seus contratos digitalmente, com mais segurança e redução de custos, já que todo o ciclo de vida do documento é completamente digital. É possível fazer esse gerenciamento através da Contraktor, por exemplo.
Nesse sentido, a otimização de processos administrativos é uma ação que estimula a produtividade de todos da equipe. A gestão de contratos digitais faz parte disso e, ao implementar esta metodologia, a empresa abre um caminho de possibilidades para tornar os negócios mais lucrativos e menos burocráticos.
Leia também: As principais dúvidas sobre assinatura online e documentos digitais
Vantagens do gerenciamento de contratos digitais
Redução de custos
Por acontecer 100% no meio digital, a gestão de contratos digitais traz resultados visíveis em redução de custos. Economiza-se no transporte (motoboy, correios, etc) e, também, na impressão destes documentos, além de não precisar ir ao cartório e enfrentar filas.
Produtividade
Com o gerenciamento digital de contratos, os processos passam a ser mais ágeis e eficientes, justamente por todas as etapas serem totalmente digitais. Com isso, todos da equipe acabam tendo mais tempo para produzir em outras tarefas.
Segurança
Ao contrário do que muitos pensam, o processo online é, sim, seguro. Todo o processo de assinatura eletrônica ou digital de um documento eletrônico é amparado pela Medida Provisória 2.200-2, de 2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Como segue no Art. 1o: “Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.”
Além disso, o processo de assinatura de um contrato digital, que também é feito totalmente em ambiente virtual, é munido de segurança de alto nível. É possível garantir que as etapas serão seguras a partir de criptografia, hash de segurança, IP do dispositivo, entre outros métodos.
Acompanhamento e monitoramento
Com o auxílio de uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos como a Contraktor, é possível acompanhar facilmente todos os documentos que foram disparados para assinatura. Visualize através de filtros inteligentes quais documentos estão vigentes, quais ainda estão aguardando assinatura, quais estão com o prazo a vencer… Ou seja, torna-se mais fácil o monitoramento de todo o histórico dos contratos. Enfim, isso ajuda a empresa a prevenir gargalos nas negociações.
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Organização
Você sabia que as horas perdidas procurando por documentos é o primeiro sintoma de problemas na gestão? Segundo dados de uma pesquisa feita pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos), os profissionais brasileiros perdem, em média, 2 horas diárias para encontrar documentos importantes. Isso tudo é resultado da falta de organização com esses arquivos. Então, por não precisar de espaço físico para armazenar pilhas e pilhas de documentos arquivados, a gestão de contratos digitais também resulta em mais organização para a empresa.
Ciclo de vida dos contratos e Contract Lifecycle Management
O ciclo de vida de um contrato é um termo utilizado para denominar todos os processos deste documento, desde sua elaboração, assinatura, vigência, finalização e rescisão (se houver). Resumidamente, são todas as fases e alterações pelas quais um contrato passa, do começo ao fim.
Já o termo Contract Lifecycle Management diz respeito ao gerenciamento desse ciclo de vida do contrato. Com isso, é possível gerir todas as ações referentes às modificações contratuais. E é justamente essa a especialidade da Contraktor!
Confira, abaixo, uma imagem que representa o Contract Lifecycle Management (CLM):
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Por que sua empresa precisa de uma gestão eficiente de contratos?
Em primeiro lugar, o uso de recursos tecnológicos é a principal solução para desburocratizar processos de contratação. A partir das vantagens já descritas, pode-se perceber que as empresas deveriam tratar a gestão de documentos eletrônicos como prioridade. Por exemplo, toda organização busca por redução de custos, processos mais eficientes, agilidade e mais segurança, certo? Em síntese, a gestão de contratos digitais traz tudo isso para a sua rotina!
Com a implementação dos contratos digitais, a assinatura eletrônica torna-se uma ferramenta indispensável. É a partir dela que as partes poderão efetuar suas respectivas assinaturas do contrato, podendo assinar de qualquer lugar, a qualquer hora. Basta ter acesso à internet! Além disso, é a assinatura eletrônica (ou a digital) que vai conferir a validade jurídica necessária para que o documento assinado seja considerado legal.
Em suma, olhando de maneira estratégica, a gestão de contratos digitais tem tudo para elevar a eficiência dos processos de uma empresa para outro nível. E se você tem uma plataforma como a Contraktor, que automatiza todo o processo dos contratos de ponta a ponta, tudo fica ainda mais fácil!
Contraktor
A Contraktor é uma plataforma para assinar e gerenciar documentos empresariais de ponta a ponta. Nela, é possível criar e editar documentos, dispará-los para assinatura (eletrônica, digital ou híbrida), monitorar prazos, configurar alertas de vencimento, encontrar todos os documentos armazenados na nuvem de maneira fácil e rápida através de filtros inteligentes, e muito mais. Conheça nossos preços e planos!
