Você já ouviu falar sobre a gestão de documentos? Se formos parar para pensar, os documentos estão presentes em nossas vidas desde que nascemos: certidão de nascimento, carteira de identidade, CPF, contratos de diversos tipos, termos, recibos… São muitos tipos! 

Quando falamos em documentos, certamente a maioria das pessoas pensa no arquivo físico, impresso em papel. Mas essa realidade vem mudando aos poucos e, em um futuro não muito distante, acreditamos que os documentos em papel vão deixar de existir. 

Afinal, a transformação digital e o movimento paperless vêm ganhando força nos últimos tempos, inclusive nas empresas: segundo dados da Serasa Experian, 87% das organizações desejam diminuir o uso de papel em seus processos!

Isso porque este tipo de documento, além de ser extremamente prejudicial ao meio ambiente, não traz muitas vantagens às empresas e às pessoas. Todo o processo de manuseio de documentos em papel é burocrático, lento, caro, acumula lixo, ocupa espaço e ainda é improdutivo em diversos sentidos. 

Por isso que a gestão de documentos é super importante e está diretamente ligada ao sucesso de uma empresa. Afinal, que companhia hoje em dia que “gosta” de perder tempo e dinheiro? A gente responde: nenhuma!

Mas vamos por partes: primeiramente, você sabe o que é a gestão de documentos?

 

O que é gestão de documentos

A gestão de documentos (ou gestão documental) é, resumidamente, a administração dos documentos de forma otimizada. A padronização dos processos faz parte desse gerenciamento e, assim, é possível elaborar, organizar, compartilhar e armazenar documentos de maneira efetiva.

Uma forma ainda mais eficiente de gerenciar documentos é fazer isso digitalmente, com a ajuda de um software de gestão eletrônica de documentos.

 

Gestão eletrônica de documentos

A gestão eletrônica de documentos, também conhecida pela sigla GED, é a melhor solução para as empresas que procuram reduzir drasticamente o uso do papel, aumentar a produtividade do time, reduzir custos e automatizar processos documentais. 

Se você quer fazer gestão de documentos de maneira simples, então investir em um software de GED é a melhor saída! Essa técnica proporciona mais simplicidade, otimização e automação do seu fluxo de documentos importantes, fazendo com que as etapas dos contratos sejam automáticas, 100% digitais e muito mais agilizadas.

Um software de gestão de documentos como a Contraktor, por exemplo, otimiza todo o fluxo de contratos, do início ao fim. Na plataforma, é possível elaborar documentos, assinar, monitorar assinaturas, gerenciar prazos, armazenar em nuvem e muito mais!

gestão de documentos 1

 

Etapas dos documentos: MONITORAR

Já que estamos falando de gestão simples de documentos, então é nosso dever falar um pouco mais sobre uma etapa super importante: a de monitorar.

O monitoramento de documentos permite que os usuários assinem digitalmente, acompanhem os status das assinaturas e armazenem os documentos em nuvem. Confira algumas vantagens deste monitoramento, utilizando a plataforma da Contraktor: 

  • Mais controle: Acompanhe o status de todas as suas assinaturas em tempo real.
  • Armazenamento: Tenha até 2GB de espaço para armazenar documentos com segurança em nuvem.
  • Logo personalizada: Insira a logo da sua empresa nos seus pedidos para assinatura.
  • Monitoramento em equipe: Cadastre membros da sua equipe como usuários para gerenciar documentos com você.

A etapa de monitorar documentos engloba os planos básicos da Contraktor e, abaixo, você pode conhecer um pouco mais sobre eles.

 

Planos Básicos da Contraktor

Os planos Light e Starter da Contraktor são o primeiro passo para quem quer ter mais controle sobre seus documentos e assinaturas. São indicados para autônomos e freelancers que precisam ter mais controle das assinaturas e fazer a gestão simples de documentos.

O Plano Light é o mais acessível da Contraktor, com um valor mensal de apenas R$29,90. É o plano que mais oferece funcionalidades pelo menor preço do mercado!

  • Envie até 15 documentos por mês
  • Acompanhe o status de seus documentos
  • 500MB de armazenamento em nuvem
  • Treinamento por e-mail e vídeos
  • Suporte por e-mail
  • 3 usuários e assinantes ilimitados
  • Sem fidelidade

O Plano Starter é perfeito para quem precisa disparar documentos ilimitadamente e quer ter mais controle sobre as assinaturas e clientes. Por apenas R$150,00 por mês, você terá as seguintes funcionalidades:

  • Envie documentos ilimitadamente
  • Acompanhe o status de seus documentos
  • 2GB de armazenamento em nuvem
  • Treinamento por e-mail e vídeos 
  • Suporte por e-mail
  • 10 usuários e assinantes ilimitados
  • Seu logotipo personalizado nos e-mails
  • Sem fidelidade

 

A Contraktor: plataforma de gestão digital de contratos

Além de oferecer serviços como as assinaturas digitais com e sem certificado, a Contraktor é uma plataforma que permite toda a gestão de documentos eletrônicos e contratos digitais em um só lugar. Uma ferramenta completa, na qual você consegue gerenciar todo o fluxo de documentos empresariais, disparar documentos para assinatura, verificar as assinaturas pendentes, acompanhar histórico de alterações, conferir quais documentos estão vigentes, criar tarefas de acompanhamento, entre outras funcionalidades.

A Contraktor tem como principal objetivo a facilitação do fluxo de processos e a aceleração dos seus negócios. Além dos planos Professional (Business, Premium e Enterprise), também possui os Planos Básicos, indicado para pequenas e médias empresas. Confira todas as opções e fale com a nossa equipe de vendas!