por Camila Rodrigues

Em primeiro lugar, quando o assunto é a organização e a gestão de documentos, muitas pessoas nem sequer sabem como isso acontece dentro das empresas em que trabalham. Isso porque essa atividade muitas vezes é deixada de lado, o que pode gerar grandes prejuízos financeiros em diversos sentidos.

Definitivamente, alguns dos principais problemas que uma gestão de documentos ineficiente pode acarretar são: altos custos e perda de tempo com processos burocráticos, descentralização de informações, falta de integração entre equipes e demora para fechar novos negócios.

Agora, se você já observou estes problemas na sua empresa, você não está sozinho! Existem soluções que podem te ajudar neste momento, e que são mais acessíveis do que você imagina. 

Estamos falando sobre a gestão de documentos digitais. 

Nesse sentido, já pensou se você pudesse administrar seus arquivos e contratos de maneira 100% online? Isso é totalmente possível com a gestão de documentos digitais! Essa solução oferece muitos benefícios para todos os tipos de empresas, dos mais variados portes. Afinal, toda instituição precisa lidar com documentos, certo? 😉

O que é gestão de documentos digitais?

Em suma, é um conjunto de práticas que tem como objetivo padronizar e gerenciar o fluxo de contratos, arquivos e documentos em geral. Com essa gestão digital, todas as etapas dos documentos são feitas de maneira totalmente online. 

Isso significa que os documentos devem percorrer todo o fluxo digitalmente: desde a sua elaboração, passando pela assinatura digital, monitoramento dos prazos e vigências, renovações, até seu armazenamento em nuvem. Tudo isso utilizando protocolos de alta segurança, como a criptografia, por exemplo.

Leia também: O que é GED? Saiba mais sobre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos

E mais: com um software de gestão de documentos digitais como a Contraktor, todas essas etapas são automatizadas. Assim, a sua equipe terá mais produtividade e nunca mais precisará se preocupar com a administração de pilhas e mais pilhas de contratos impressos!

gestão de documentos

8 motivos para investir na gestão de documentos digitais

Se você ainda não entendeu quais são os benefícios da gestão de documentos digitais, nós separamos 8 motivos para investir nessa prática que só tem a agregar na sua empresa. Confira, então:

1. Redução de custos

Com a gestão digital de contratos, a redução de custos é evidente. A princípio, quando você digitaliza esses processos, não é mais necessário gastar dinheiro com idas ao cartório, impressão de várias cópias de contratos, transporte destes documentos, correios, etc. Uma série de burocracias deixam de existir!

2. Economia de tempo

Além de economizar dinheiro, a otimização do tempo também é um resultado visível com a gestão de documentos digitais. Segundo dados de uma pesquisa feita pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos), os profissionais brasileiros perdem, em média, 2 horas diárias para encontrar documentos importantes!

3. Acesso facilitado

A gestão de contratos feita de maneira digital permite que você acesse os seus documentos de qualquer lugar, em qualquer hora. Basta ter um dispositivo e internet. Assim, fica tudo muito mais fácil.

4. Centralização de informações

Primordialmente, com uma gestão eficiente, todos os arquivos e documentos importantes da sua empresa são armazenados com segurança e organizados de forma inteligente. Com isso, pessoas de departamentos diferentes conseguem acessá-los rapidamente, centralizando informações relevantes para que a rotina seja ainda mais otimizada.

5. Segurança da informação

Ao contrário do que muitos pensam, o processo digital chega a ser até mais seguro que o tradicional/físico, protegendo os usuários de possíveis vazamentos de dados. Todas as etapas possuem protocolos de alto nível de segurança, que são munidas com criptografia, hash de segurança, IP do dispositivo, entre outras técnicas.

6. Processos amparados pelo governo

Todo o processo de assinatura digital de um documento eletrônico é amparado pela Medida Provisória 2.200-2, de 2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Como descrito no Art. 1o: “Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.” 

7. Sustentabilidade

Além dos demais benefícios citados, a sustentabilidade também é um deles. Afinal, como a gestão de documentos digitais é feita de modo totalmente online, não há gastos desnecessários com papéis. Isso ajuda a preservar o meio ambiente e gera menos lixo.

8. Proteção contra prejuízos materiais

Outro fator importante de investir na gestão de contratos digitais é a proteção dos documentos contra riscos físicos, químicos, ambientais e biológicos. Além de diminuir a chance de extravios e fraudes. Como todas as etapas são realizadas em ambiente virtual, não existe risco do papel se deteriorar com o tempo ou de alguém falsificar assinaturas. 

Uma das melhores opções para implementar a gestão de documentos digitais na sua empresa é contar com uma plataforma que possa automatizar todo este fluxo de contratos.

A Contraktor: plataforma de assinatura e gestão digital de documentos

Além de oferecer serviços como as assinaturas digitais com e sem certificado, a Contraktor é uma plataforma que permite toda a gestão de documentos e contratos digitais em um só lugar. Uma ferramenta completa e totalmente segura, na qual você consegue gerenciar todo o fluxo de documentos empresariais, disparar documentos para assinatura, verificar as assinaturas pendentes, acompanhar histórico de alterações, conferir quais documentos estão vigentes, criar tarefas de acompanhamento, entre outras funcionalidades imprescindíveis para a sua empresa.

A Contraktor tem como principal objetivo a simplificação do fluxo de processos e a aceleração dos seus negócios. Além dos planos profissionais (Business, Premium e Enterprise), também possui os planos básicos, indicado para pequenas e médias empresas. Teste gratuitamente por 7 dias!

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