por Camila Rodrigues
Se você tem deixado de lado a gestão de documentos da sua empresa… Temos uma má notícia: você está gastando mais tempo e dinheiro com isso do que imagina!
Segundo dados da IACCM – The International Association for Contract & Commercial Management, uma gestão física e ineficiente de documentos pode consumir quase 10% da receita de uma empresa.
Muitas pessoas ainda veem a gestão de documentos como algo secundário, que não tem muita relevância. Com isso, deixam de investir em tecnologias e ferramentas que otimizam a elaboração, assinatura, tramitação e armazenamento destes documentos importantes. Assim, as instituições acabam ficando presas a processos antigos, lentos e burocráticos.
Para mudar isso, é importante conhecer os possíveis caminhos a serem seguidos, e a gestão de documentos digitais para grandes empresas é uma solução que pode trazer resultados incríveis!
O que é a gestão de documentos digitais
A gestão de documentos digitais nada mais é do que a administração de documentos (principalmente de contratos) da sua empresa, de forma totalmente digital. Ou seja, todos os processos que envolvem esses arquivos são feitos 100% online. Desde a criação do documento, edição, assinatura, vigência e até o armazenamento.
Para que essa tramitação seja feita com mais segurança, controle e velocidade, contar com uma plataforma de gestão de contratos é uma das melhores soluções. Com um software como a Contraktor, por exemplo, todo o seu fluxo de documentos pode se tornar mais inteligente e eficiente, porque todas as informações e ações ficam centralizadas em um único lugar!
Em apenas alguns cliques, é possível:
- Criar um documento ou importar um modelo
- Editar as informações do contrato
- Incluir os participantes
- Enviar para assinatura via email
- Monitorar as assinaturas pendentes
- Gerenciar a vigência do documento
- Inserir alertas de prazos
- Armazenar em um ambiente totalmente seguro
- E muito mais!
É importante lembrar que os documentos digitais são válidos desde 2001 e são amparados pela Medida Provisória nº 2.200-2. Dentre outras coisas, essa MP instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica.
Leia também: Assinar, monitorar e gerenciar: etapas da gestão de documentos digitais
Por que investir na gestão de documentos digitais?
Existem diversos benefícios em investir na gestão de documentos digitais. Esta prática é uma verdadeira aliada na busca pela otimização da rotina e pela digitalização do seu negócio!
Um dos principais motivos para investir na gestão de documentos digitais é a economia de tempo e dinheiro.
Já parou para pensar na quantidade de papel que existe dentro das empresas dos mais variados portes? E se grande parte destes documentos pudesse ser digitalizado, imagina só o quanto de dinheiro que não poderia ser economizado… Os documentos físicos custam até 84% mais do que os digitais, levando em consideração todo o desembolso com papel, tinta e logística!
Além disso, a gestão de documentos digitais também evita alguns riscos externos. Estes são problemas muito comuns para as empresas que ainda não aderiram ao fluxo digital, como a deterioração do papel e possíveis extravios ou fraudes. Com os documentos digitais, estes fatores de risco não existem, visto que os arquivos ficam armazenados em nuvem (e não ocupando espaço em gavetas).
No mais, é importante enfatizar que aderir aos contratos digitais é investir na melhor solução para que os dados e informações dos seus documentos estejam protegidos com protocolos de alto nível de segurança. Alguns destes protocolos são: código hash, criptografia, validação do certificado digital, carimbo de data e hora, entre outros. Leia mais sobre esse assunto aqui!
Enfim: a gestão de documentos digitais para grandes empresas é um caminho sem volta, visto que a digitalização de processos e o investimento em novas tecnologias são cada vez mais comuns.
A Contraktor: plataforma de assinatura e gestão digital de documentos
Além de oferecer serviços como as assinaturas digitais com e sem certificado, a Contraktor é uma plataforma que permite toda a gestão de documentos eletrônicos e contratos digitais em um só lugar. Uma ferramenta completa e totalmente segura, na qual você consegue gerenciar todo o fluxo de documentos empresariais, disparar documentos para assinatura, verificar as assinaturas pendentes, acompanhar histórico de alterações, conferir quais documentos estão vigentes, criar tarefas de acompanhamento, entre outras funcionalidades imprescindíveis para a sua empresa.
A Contraktor tem como principal objetivo a facilitação do fluxo de processos e a aceleração dos seus negócios. Além dos planos profissionais (Business, Premium e Enterprise), também possui os planos básicos, indicado para pequenas e médias empresas. Confira todas as opções e fale com a nossa equipe de vendas!
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