Redução de custos: 5 dicas para conquistá-la com a tecnologia

Mesmo com inúmeras tecnologias disponíveis no mercado para automatizar processos tradicionais, muitas empresas se veem diante de dúvidas acerca da verdadeira efetividade de migrar para o digital. Isso devido a fatores como receio pela readaptação, tradicionalismo e incertezas acerca dos custos que terão com plataformas digitais e softwares. No entanto, poucos sabem que a escolha pela tecnologia pode gerar redução custos e não aumentá-los, como se pensa. 

Por isso, nesse artigo, vamos destacar 5 pontos essenciais sobre a adesão à tecnologia e como tornar a migração para o digital com menos impactos possível. Está pronto? Acompanhe:

A tecnologia é sua aliada

Antes de tudo, vamos iniciar esse conteúdo quebrando paradigmas, para que você absorva o restante do artigo de maneira mais assertiva. Esqueça a ideia de que a tecnologia é uma substituta do trabalho humano. Pelo contrário! A automatização minimiza falhas e ajuda a estender a capacidade produtiva humana, uma vez que elimina tarefas repetitivas e manuais que resultam em desperdício de tempo e dinheiro. Assim, o grande objetivo da tecnologia é fazer com que você se preocupe com tarefas mais estratégicas para o seu negócio, proporcionando expressiva redução de custos.

Não tenha medo de começar a utilizar a tecnologia a seu favor. Hoje, com o crescimento da capacidade produtiva e de competitividade, as ferramentas disponíveis tem se tornado cada vez mais intuitivas, fáceis de usar e com preços justos. Então, vamos às dicas!

Utilizar a tecnologia para reduzir custos

1 – Automação: aplique em tudo o que você puder

Estamos na era em que pedimos praticamente tudo em aplicativos, seja para a rotina pessoal ou profissional. Essa realidade não é diferente na inserção de novas tecnologias em empresas. Manter hábitos antigos, diante de um mundo guiado por novas tecnologias, pode gerar custos desnecessários e que seus concorrentes, provavelmente, já não têm mais.

Quanto menos processo manual sua empresa tiver, mais ela economizará. Pense em quanto tempo e dinheiro se gasta com gestão de contratos em papel dentro da sua organização, por exemplo. É interessante observar como funciona o processo operacional da sua empresa e substituir, onde for possível, o processo manual por uma opção tecnológica.

Com isso, custos com materiais físicos para propagandas, impressões de documentos, formulários, entre outros, podem ser substituídos por ferramentas digitais. Para propagar sua empresa, por exemplo, utilize os mecanismos de anúncios do Google, como o AdWords, ou das redes sociais. Além de serem mais baratos, esses meios permitem que você alcance o seu público ideal com mais assertividade e com a redução de custos desejada.

2 – Reduza o tempo

Já dizia a frase: “tempo é dinheiro”. Quanto mais tempo você ou sua empresa levam para executar e finalizar projetos, mais dinheiro está sendo gasto, especialmente se as atividades exercidas dependem de materiais físicos, como o papel. Além disso, o uso de tecnologias para otimização de tempo auxiliam na priorização de tarefas, fazendo com que você foque energias e estratégias em atividades que realmente trarão resultados, impactando diretamente na receita da empresa.

3 – Digitalize o RH

Nessa dica, podemos destacar inúmeras vertentes do RH para digitalização. Desde plataformas para seleção de talentos ao treinamento e gestão de pessoas, tecnologias para o departamento pessoal fornecem muito mais objetividade nos processos, trazendo mais estratégia na hora de selecionar novos colaboradores. Tudo isso garante uma expressiva melhoria na qualidade dos produtos e serviços disponibilizados pela empresa. 

Entre as melhores plataformas para o RH, podemos destacar: 

Abler – Ferramenta digital para divulgação de vagas e seleção de pessoas. A Abler oferece, tanto para o candidato, quanto para o recrutador, uma série de benefícios, transparência e matchs incríveis entre empresa e colaborador. 

Lugarh – Essa plataforma veio para facilitar o processo de admissão em si. Isso porque ela serve para digitalizar os documentos e formalizar a contratação de um novo colaborador no ambiente digital. 

4 –  Utilize ferramentas de monitoramento

Não faz sentido investir em tecnologia se você não acompanha a diferença que isso faz nos seus processos. Desse modo, é importante investir em ferramentas de monitoramento, que vão auxiliar você a saber como a sua gestão vem evoluindo. Assim, sua empresa tem um suporte tecnológico para poder compreender quais são os projetos mais lucrativos e onde pode enxugar mais custos.

Utilizar ferramentas de monitoramento ajuda na redução de custos
Utilizar plataformas de dashboard e monitoramento ajuda na tomada de decisão mais assertiva

Existem plataformas propriamente de dashboard, como o Metabase, que dá um overview sobre todos os dados da sua empresa, ajudando na tomada de decisões mais assertivas.

Além das plataformas de monitoramento, existem os sistemas específicos para cada operação que oferecem a funcionalidade de monitoramento. Um exemplo é a Contraktor, que permite monitorar todos os estágios de um documento, desde o momento de sua criação até o vencimento. 

5 – Invista em softwares de assinatura eletrônica

Toda empresa lida com documentos, pois precisa formalizar vendas, acordos, compra de insumos, entre outras coisas. E essa dica serve para qualquer porte de empresa, com qualquer volume de documentos. Isso porque é preciso encarar a quantidade de documentos como algo proporcional ao seu negócio.

Um empreendimento médio, por exemplo, não terá a mesma demanda de contratos que uma companhia de grande porte, mas, proporcionalmente aos lucros, ambas têm impactos semelhantes. O que importa nesse caso, é escolher o software para gestão de documentos mais adequado para o volume da sua empresa. 

Redução de custos com assinatura eletrônica grátis

A Contraktor possui soluções para diferentes cenários e necessidades. A primeira delas é a assinaturagratis.com, para empresas que não precisam necessariamente de gestão, mas têm demandas de assinatura eletrônica de documentos. Geralmente, encaixam-se nesse perfil, as empresas de micro a pequeno porte, freelancers e autônomos. A plataforma é 100% gratuita e sem limites para a quantidade de documentos enviados para assinatura. Recentemente, a assinaturagratis.com atingiu a marca de 80 mil usuários, tornando-se a maior plataforma gratuita para assinatura de documentos do Brasil.

Starter

Nos casos das empresas que não têm uma demanda tão expressiva, mas ao mesmo tempo sentem a necessidade de profissionalizar o trâmite digital de documentos, existe o Starter. É o plano mais acessível da Contraktor, onde os usuários contam com funcionalidades de gestão, como: controle dos status dos documentos enviados, cancelamento dos pedidos de assinatura, 2gb para armazenagem de documentos e personalização dos envios com o logo da empresa. 

Contraktor

Agora, se a sua empresa tem uma alta demanda de documentos e precisa de uma gestão mais robusta, a Contraktor possui os planos ideais! Com eles, você soluciona as demandas de assinatura com certificado digital, monitoramento de prazos e vencimentos, criação, edição e revisão de documentos em equipe, suporte, biblioteca de modelos, dashboard gerencial, entre outras coisas! 

Bônus – Redução de custos em reuniões

Você já parou para calcular quanto gasta com reuniões presenciais? Desde os aperitivos para os convidados, passando pelos custos com transporte e tempo extra que se leva no percurso. Com o aumento dos trabalhos remotos, as empresas tornaram-se mais seletivas quando o assunto é encontros presenciais. Além de perceberem a redução de custos significativa ao utilizar plataformas de videochamada, como Google Meet e Skype. Ambas são gratuitas, reduzem tempo, custos e distâncias.

Fazer uma reunião com clientes ou fornecedores de outras regiões do país – ou do mundo – não depende mais de cotações de passagens aéreas, combustível ou aplicativos de carros particulares. Os estresses e burocracias com reembolsos também deixam de existir!

Gostou das dicas? O primeiro passo você já deu: conhecer soluções e maneiras práticas de reduzir os seus custos. Agora, avalie internamente o que a sua empresa mais precisa nesse momento e venha para a era digital!