Como a Sambatech reduziu 97% do tempo para gerir contratos

Gerir contratos é uma tarefa que tem exigido cada vez mais agilidade e segurança. Tanto para quem cria, quanto para quem assina. Esse aspecto é importante em diversas operações, desde novas vendas à contratação de pessoas. E foi por esse último que a Sambatech – empresa referência no mercado de vídeos e uma das mais inovadoras do mundo – procurou a Contraktor.

Os desafios com a alta demanda de documentos

O departamento pessoal da Sambatech lida com uma infinidade de documentos característicos da área. O que, ao longo do tempo, causou acúmulo de papéis e a necessidade de alocar diversas pessoas para gerenciar todo o fluxo dos contratos. Por consequência, o departamento pessoal dedicava um tempo expressivo para garantir a segurança e confiabilidade dos documentos.

A lista de documentos é vasta: contratos de experiência, por tempo indeterminado, termos de responsabilidade, NDAs, contratos com fornecedores, política de ponto, aviso e recibo de férias, entre outros. 

Tudo isso levava Joseane Cruz, analista de Departamento Pessoal da Sambatech, e sua equipe, a demandar parte significativa do expediente para redigir, imprimir, assinar, receber a assinatura do colaborador, analisar e arquivar os documentos fisicamente. Além disso, o departamento tinha altos custos com os materiais de impressão dos contratos. 

O processo de admissão também era demorado, pois os termos admissionais da Sambatech demandam atenção e acabavam sofrendo com a demora para o aceite dos candidatos aprovados.

Como isso foi otimizado? 

Ao utilizar a Contraktor para automatizar todas as etapas do fluxo de contratos, a Joseane Cruz pôde notar, nas primeiras semanas:

“A plataforma ajudou a otimizar o tempo, por exemplo na admissão, uma vez que os termos admissionais da Samba são bem completos e requer tempo para que o candidato aprovado leia com atenção. Os documentos estão mais acessíveis e a tecnologia utilizada contribui bastante para que os processos sejam mais rápidos e completos.”

Joseane Cruz

A demanda

– 31 usuários ativos, divididos em departamentos

– Mais de 2800 documentos assinados

– Mais de 20 tipos de documentos

Os resultados

– 97% de economia no tempo de tramitação de documentos

– Compartilhamento de documentos com diversas áreas

– 84% de economia no custo de tramitação de contratos tradicional (impressões, motoboy, correios e arquivo)

“Os documentos estão mais acessíveis e a tecnologia utilizada contribui bastante para que os processos sejam mais rápidos e completos.”

Joseane Cruz

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