Gestão de Contratos Digitais: 7 Passos para implementar no seu negócio

1. Entenda o que é gestão de contratos e seus benefícios.

A gestão de contratos eletrônica é a administração eficaz e correta, feita pelo meio digital, de todas as variáveis envolvidas em uma contratação. Pois esse processo acompanha todo o ciclo de vida de cada documento. Desde sua criação até o término de sua vigência ou renovação. 

Resultados gerados pela gestão de contratos da Contraktor
Resultados gerados pela gestão de contratos com a Contraktor

Para que uma empresa escale sua operação de modo saudável, a gestão de contratos é imprescindível. Sendo assim, com uma boa gestão, é possível melhorar inúmeros indicadores. Reduzir custos, garantir a organização, eliminar burocracia e ainda melhorar a negociação com fornecedores, clientes e parceiros.

Porém, antes de adotar esse processo, é preciso analisar onde sua empresa está hoje para então definir os próximos passos. Assim, o primeiro passo é entender os conceitos de gestão contratos, ciclo de vida de contratações e contratos eletrônicos.

2. Conscientização do fluxo de contratação

Antes de adotar um método ou sistema de gestão de contratos, é importante entender que o fluxo de contratos nada mais é que um processo de negócios. Ou seja, uma receita com várias etapas que irão garantir que uma contratação seja formalizada. E gerenciada de acordo com as necessidades da empresa.

É essencial que os gestores da empresa que interagem com contratos (comercial, compras, financeiro, jurídico) possam visualizar como está desenhado hoje o fluxo de contratação conforme os tipos de negócios realizados pela empresa. Geralmente o fluxo apresenta diferenças por tipo de contrato. Ex: clientes ou fornecedores, baixa alçada ou alta alçada, etc.

A  medida que é feita a implementação (treinamento dos colaboradores e configurações iniciais da plataforma), é importante garantir que cada colaborador entenda por que a plataforma está sendo implementada. E como melhor utilizá-la. Essas diretrizes ajudam a evitar dúvidas e obstáculos futuros. 

As equipes também devem ter permissões de acesso com base em suas funções (controle de acesso horizontal) e hierarquia (controle de acesso vertical).

3. Adapte-se ao processo digital

Basicamente a transformação digital irá adaptar tarefas físicas e manuais para ambientes eletrônicos. Com automação e registro de dados. Isso tudo envolve mudanças culturais. E para evitar choques de cultura uma abordagem de soft landing é recomendada.

Uma vez concluído o período inicial de implementação e adaptação, tornar-se digital certamente aumentará sua eficiência. Mas é importante acompanhar as métricas do seu fluxo de contratos. A capacidade de capturar, armazenar, monitorar e acessar informações aumentou a velocidade e os resultados? Uma plataforma deve agilizar os processos, e não deixar tudo mais difícil.

Parte da implementação é observar o que funciona, o que não funciona, e assim, adaptar-se e trabalhar da melhor forma. 

4. Adote o uso de assinatura eletrônica ou digital.

Com a modernização dos negócios, as transações em papel provavelmente serão eliminadas. Um dos maiores pontos positivos da gestão de contratos é a capacidade de oferecer assinaturas eletrônicas/digitais. 

O contrato eletrônico (nativo digital) é muito mais eficiente e seguro que um documento físico.  Contratos digitais são protegidos por recursos como criptografia, histórico de atividades, rastreamento, backups automáticos e armazenagem em nuvem privada.

Em muitos casos, não faz sentido perder produtividade com correios, cartórios e armazenagem de documentos físicos.

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5. Otimização e evolução contínuas.  

Um processo de gerenciamento de contratos deve crescer com uma organização, e não limitar seu crescimento. Portanto, não há sentido em implementar uma plataforma de gerenciamento que não seja útil para as necessidades de sua empresa quando sua operação dobrar de tamanho ou aumentar em 100x.

As ferramentas escolhidas devem evoluir de maneira contínua (produto e tecnologia) e permitir rodar uma operação de crescimento exponencial.

6. Obtenha feedback do cliente ou parceiro.

A perspectiva dos stakeholders que fazem negócio com sua empresa (clientes, fornecedores e parceiros em geral) é essencial no processo de gerenciamento dos contratos. Estimule-os constantemente a expressar sua opinião e experiência com o processo.  Análise crítica e melhoria contínua devem ser o foco dos gestores de contratos.

Dentro da Contraktor sempre repetimos uma expressão: “Por enquanto algumas pessoas ou empresas tentam evitar assinar um documento de forma eletrônica (por mero desconhecimento), mas muito em breve seus clientes e fornecedores irão lhe questionar – “Sério mesmo que eu terei que assinar este contrato em papel?”. 

7. Adquira uma boa plataforma de gestão de contratos.

O monitoramento do fluxo de contratação também fica mais confiável quando um bom software é utilizado.  Mesmo com uma rotina bem disciplinada de monitoramento dos contratos (com planilhas, e-mails, agendas etc…), são muitas as variáveis que aumentam o risco quando esse trabalho não é feito com o auxílio de uma plataforma tecnológica.

Como em qualquer tipo de gestão de documentos e processos, a gestão de contratos fica imensamente mais ágil, prática e confiável quando uma plataforma especializada automatiza boa parte do trabalho e garanta a medição, o traqueamento e a obtenção de indicadores de produtividade.

A plataforma Contraktor é a principal ferramenta de gestão de contratos do mercado hoje e vem revolucionando a gestão de grandes empresas brasileiras.

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