O que é assinatura digital? 

A assinatura digital é um meio de assinar documentos virtualmente, mediante ao uso do Certificado Digital, um documento que confere ao seu portador a possibilidade de validar ações jurídicas e financeiras no ambiente digital. Essa técnica utiliza criptografia para conferir segurança e integridade a documentos assinados digitalmente. Por isso, a assinatura digital pode substituir o reconhecimento de firma em cartório. Assim, torna-se um método essencial para profissionais e empresas que buscam reduzir o tempo de sua gestão de contratos. 

Para se beneficiar da assinatura digital, é preciso utilizar plataformas de assinatura digital, conhecidas também como Autoridades Certificadoras. A Contraktor é uma delas e está de acordo com todos os parâmetros da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, órgão fundado em 2001 para regulamentar as assinaturas digitais e eletrônicas. 

O que é assinatura eletrônica?

Mesmo que a assinatura eletrônica se pareça com a assinatura digital em alguns aspectos práticos, essas duas modalidades são distintas e usadas para finalidades específicas. Enquanto a assinatura digital é validada por meio da criptografia do Certificado Digital, a assinatura eletrônica depende de fatores diferentes para garantir a sua autenticidade. São eles: e-mail do signatário, data, hora, IP da máquina utilizada para assinar e a hash de segurança, que é um código alfanumérico, único e inalterável, gerado na plataforma da Contraktor, para garantir que o documento não foi alterado ou modificado. Esse fator confere mais segurança do que as tradicionais rubricas, pois é adicionado em todas as páginas dos contratos.

Diferente da assinatura digital, a assinatura eletrônica não substitui reconhecimento de firma em cartório.  

Diferenças entre assinatura digital e assinatura eletrônica 

Quando falamos de assinatura digital, há sempre a mesma dúvida: “quais as diferenças entre assinatura digital e assinatura eletrônica?”. É uma pergunta importante, que deve ser respondida antes de escolher qual delas utilizar. Ainda que os termos sejam parecidos e ambas as assinaturas possuam validade jurídica, é preciso saber que existem diferenças muito importantes entre uma e outra.

Na teoria, a assinatura eletrônica refere-se a qualquer forma de autenticação que utilize meios computacionais para tornar-se válida. Isso quer dizer que, para assinar eletronicamente, o signatário precisa apenas de um dispositivo para abrir, ler e assinar. Por isso, os dados que tornam a assinatura eletrônica válida, são aqueles registrados pelo dispositivo e pela plataforma para assinatura de contratos, conhecidas como Autoridades Certificadoras (AC). São eles: e-mail do signatário, data e hora da assinatura, IP da máquina utilizada e a hash de segurança, que é um código alfanumérico, único e inalterável, emitido pela plataforma, assim que todos as assinaturas estiverem concluídas. Esse código torna-se uma espécie de identidade do documento, evitando fraudes e alterações.

Já para a assinatura digital, é necessário que o signatário possua o Certificado Digital, que é um documento, geralmente em forma de cartão ou pendrive, considerado uma identidade legal que guarda informações pessoais do seu possuidor. Qualquer pessoa, seja ela física ou jurídica, pode ter o Certificado Digital. Basta avaliar se as atividades exercidas na rotina profissional exigem assinaturas com o certificado. Podemos citar exemplos de emissão de notas fiscais ou até mesmo advogados com certificação na OAB.

O que é o Certificado Digital?

Na busca por simplificar as assinaturas de documentos, o Certificado Digital foi desenvolvido para oferecer as mesmas características jurídicas dos documentos tradicionais. São as características: autenticidade das assinaturas, verificação das partes envolvidas e o reconhecimento de firma feito em cartório. Todas elas podem ser substituídas pelos dados emitidos pelo certificado digital, no ato da assinatura.

Assim como a assinatura eletrônica, para assinar com o certificado é necessário utilizar uma plataforma para assinatura de documentos. Nela, o signatário com o certificado digital conseguirá finalizar a assinatura somente quando conectar o certificado no dispositivo que usará para acessar a plataforma. Essa conexão pode ser realizada por meio de certificados em forma de pendrive ou com o auxílio de adaptadores para os certificados em forma de cartão com chip. Conectado o certificado, a plataforma fará a leitura e permitirá a que o signatário realize a assinatura.

Validade Jurídica da Assinatura Digital 

Tanto a assinatura digital, quanto a assinatura eletrônica têm validade jurídica e são amparadas pela MP 2.200/2001 que, entre outras coisas, diz respeito à garantia da autenticidade, da integridade e da validade jurídica de documentos em forma eletrônica. Já o órgão responsável por regular essa medida é o ICP Brasil – Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, que é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão.

A Contraktor é segura?

É comum que se faça essa pergunta. Afinal, os contratos são cruciais para qualquer negócio e carregam informações pertinentes apenas aos seus celebrantes. A Contraktor preza pela segurança e integridade dos dados. O armazenamento em nuvem é feito pelo Amazon Web Services – AWS, um dos servidores mais seguros do mundo. Isso significa que nossos funcionários ou qualquer outra pessoa não terão acesso às suas informações. 

Caso você queira saber mais sobre a validade jurídica dos serviços prestados pela Contraktor, acesse e faça o download do nosso Parecer Jurídico gratuitamente. 

Validador de Assinatura 

A Contraktor desenvolveu um método online e gratuito para que as assinaturas possam ser autenticadas. É o Validador Contaktor que, com o upload do documento assinado, fornece o resultado de sua validade e autenticidade. 

Outro meio seguro e gratuito é o Verificador de Conformidade, desenvolvido pelo Instituto Nacional de Tecnolgia da Infromação – ITI. O modo de utilização é o mesmo: faça o upload do documento assinado, clique no botão de confirmação e pronto. A plataforma vai indicar se a assinatura é válida ou não. 

Gestão de Contratos

A gestão de contratos é um conjunto de técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam a administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas em uma contratação. É constituída por etapas que compõem o também conhecido Contract Lifecycle Management – CLM, que na tradução significa Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos. 

O ciclo tem início na criação de um contrato, seja ele redigido do zero ou por meio da edição de variáveis em contratos padrão. Dão continuidade ao ciclo: revisão do documento, aprovação, envio para assinatura a todos os signatários, recebimento, arquivamento do contrato, monitoramento de prazos e vencimentos e, por fim, a renovação ou rescisão. 

Todas essas etapas precisam de um rígido controle de armazenamento, monitoramento e garantia de autenticidade e segurança dos dados contidos no acordo celebrado entre as partes. Esse quesito é independente de o valor do contrato ser financeiro ou moral. 

Atualmente, existem dois métodos utilizados para gerir contratos. O primeiro é o método tradicional, onde todas ou a maioria das etapas são feitas manualmente. Já o segundo e mais recente método, é o gerenciamento de documentos digitalmente, por meio de plataformas onde todas as etapas são centralizadas. 

Gestão de contratos tradicional

Antes de tudo, é preciso preciso compreender que, mesmo que algumas etapas da gestão tradicional sejam feitas por meio de planilhas no computador ou armazenamento de documentos escaneados, não há como caracterizá-la como uma gestão inteiramente digital. Se há impressão de documentos ou dependência de meios de transporte para entregá-los aos signatários, a gestão ainda recebe o título de tradicional. 

Nesse modelo, setores jurídicos, financeiros e administrativos reúnem informações por meio do Word, trocam e-mails ou mensagens para formalizar possíveis alterações, fazem a impressão dos documentos, enviam-nos para os signatários em meios de transporte, armazenam scanners ou fotos dos documentos no computador (o que não confere validade jurídica) e detalhes de prazos em planilhas. 

É um fato que essa metodologia implica em altos custos e expressiva dedicação de tempo das equipes envolvidas e dos signatários também, pois estes precisam arcar com reconhecimento de firma em cartório. No entanto, mesmo sabendo dessas questões, empresas ainda optam pelo estilo analógico de gestão, pois há desinformação sobre os métodos digitais, dos quais falaremos em breve.    

Segundo a IACCM – The International Association for Contract & Commercial Management, uma gestão física e ineficiente pode consumir cerca de 9,2% da receita de uma empresa. Um número expressivo, quando falamos de apenas um único setor da companhia. 

O tempo médio para finalizar um contrato nos meios tradicionais é de 7 a 15 dias. Os setores responsáveis, como financeiro e jurídico, por exemplo, dispõem metade do expediente para tarefas relativas aos documentos, no decorrer desses dias.  

Todos esses fatores vão de encontro às leis e decretos sobre a segurança e integridade de dados, além da responsabilização administrativa e civil das empresas pela prática de atos contra a Administração Pública, firmada na lei 12.846, aprovada em 2013. 

Uma boa opção para quem deseja adquirir um compliance seguro dos documentos, é transferir o máximo de documentação para o ambiente digital. O cenário ideal é aquele em que todas ou a maioria das informações circulam de modo digital para facilitar o acesso e aumentar a produtividade. Algo que pode ser encontrado na gestão de contratos digitais. 

Gestão de contratos digitais

A gestão de contratos digitais oferece, em suma, a digitalização de todas as etapas do Ciclo de Vida dos Contratos. Todo o processo é feito por meio de uma plataforma digital. Atualmente, o mercado conta muitas dessas plataformas, conhecidas também como Autoridades Certificadoras.

Algumas delas centralizam todas as etapas no mesmo ambiente, o que é ideal. O usuário pode criar, editar, revisar, enviar e armazenar documentos em um único software, eliminando a descentralização de dados. Tudo é armazenado em nuvem, ou seja, as informações são guardadas em um servidor online, munido de criptografia. O que garante segurança, evitando alterações e fraudes.

Empresas que optam por esse método são aquelas que estão em busca de redução de custos, tempo e melhor administração dos seus dados. Isso porque a gestão de documentos digitais pode reduzir os custos em até 85%, já que impressões, papel, tinta e transporte são eliminados.  

Além dos custos, a gestão de contratos digitais confere uma expressiva redução de tempo, uma vez que não há dependência de meios de transporte para que o contrato chegue na mão de cada signatário e aguarde ser assinado e revisado por cada um deles. Tudo é feito online, em questão de minutos, simultaneamente. No ambiente digital, os 15 dias para finalizar um contrato são reduzidos para 24 horas. Você pode saber mais a respeito da gestão de contratos e todos os seus benefícios práticos com os artigos do nosso blog. Aqui estão três deles:

Os Ganhos de Uma Gestão de Contratos Digitais

Gestão de Contratos Digitais: 7 Passos para Implementar no seu Negócio

Como Fazer Gestão de Contratos

Plataformas para gestão de documentos

O mercado hoje conta com uma tecnologia avançada para digitalizar o ciclo de vida dos contratos. Com isso, inúmeras plataformas digitais são rapidamente encontradas na busca por migrar do analógico para o digital. A maioria delas oferece recursos mais básicos no que tange a assinatura eletrônica. Entre elas, podemos destacar: Docusign, Clicksign, Santo Contrato, Portal de Assinaturas e outras. 

Contudo, para que uma gestão de contratos digitais seja efetiva e traga resultados na rotina, na receita e na organização, é preciso escolher plataformas que ofereçam, sem distinção, as seguintes features:

  • Editor de contratos 
  • Revisão em equipe, online e simultânea
  • Monitoramento de prazos
  • Rastreamento de assinaturas
  • Biblioteca de modelos
  • Controle de prazos contratuais 
  • Dashboard gerencial
  • Reuniões de treinamento e implementação da plataforma
  • Suporte via chat e e-mail em português
  • Formulários customizáveis 

Features como essas são essenciais para uma boa gestão de contratos digitais. Se você está em contato com uma plataforma que não as oferece no plano que pretende contratar, reavalie. A Contraktor oferece todas elas! Para saber mais entre em contato conosco!