O gerenciamento de contratos é um aspecto vital das operações de qualquer organização que visa uma otimização de seus acordos.
Este processo envolve a criação, a negociação, a aprovação e a execução de contratos. Gerenciar contratos pode ser demorado e trabalhoso, especialmente quando feito manualmente, por isso, cada vez mais empresas optam por utilizar soluções inteligentes de software de gerenciamento de contratos. Essas soluções ajudam a automatizar várias tarefas relacionadas a contratos, incluindo a sua elaboração, o rastreamento e o armazenamento de documentos. Neste artigo, discutiremos como escolher a melhor solução de gerenciamento de contratos para sua empresa.
Veja o passo-a-passo:
Identifique suas necessidades
O primeiro passo para escolher a melhor solução de gerenciamento de contratos (CLM) para sua empresa é identificar suas necessidades. Diferentes organizações têm diferentes necessidades quando se trata da gestão de documentos. Por exemplo, algumas organizações podem precisar de uma solução que possa lidar com um alto volume de contratos, enquanto outras podem precisar de uma solução que precisa se integrar aos seus sistemas existentes.
Para identificar suas necessidades, comece analisando seu processo atual de gerenciamento de contratos. Quais são os pontos problemáticos do processo de gestão contratual atual? Quais tarefas levam mais tempo? Quais tarefas podem ser automatizadas? Depois de responder a estas perguntas e identificar os contratempos dos processos contratuais da sua empresa, você pode começar a procurar por soluções que atendam a essas demandas específicas.
Considere seu orçamento
O próximo passo, e talvez um dos mais importantes para a saúde financeira da sua empresa, é considerar seu orçamento. As soluções de gerenciamento de contratos podem variar de soluções simples e baratas até soluções complexas e de alto nível. É importante escolher uma opção que se encaixe no seu orçamento, mas ainda atenda às suas necessidades.
Ao considerar seu orçamento, lembre-se de que o custo da solução não é a única despesa. Você também precisa considerar o custo de implementação, treinamento e suporte contínuo. Certifique-se de levar em consideração todos esses custos ao avaliar as soluções.
É importante frisar que, escolher uma solução de gerenciamento de contratos não é apenas um gasto para empresa, mas sim um investimento importante que trará frutos a longo prazo e ainda poderá fazer sua empresa economizar com trabalhos manuais, papel físico, cartórios e outras despesas.
Avalie recursos e funcionalidades
Após identificar suas necessidades e orçamento, você pode começar a avaliar as soluções com base em seus recursos e funcionalidades. Procure soluções que ofereçam metodologias e ferramentas que você e sua empresa precisam para simplificar o processo de gerenciamento de contratos.
Alguns recursos comuns de soluções de CLM incluem a criação e redação de contratos, fluxos de trabalho de aprovação, assinaturas eletrônicas, rastreamento, relatórios de contratos e integração com outros sistemas. Avalie cada solução com base em como ela atende às suas necessidades específicas.
Considere a usabilidade e experiência do usuário
Usabilidade e experiência do usuário também são fatores importantes a serem considerados ao escolher uma solução de gerenciamento de contratos. A solução deve ser fácil de usar para todos os usuários, incluindo aqueles que podem não ser tecnicamente experientes. O layout deve ser de fácil compreensão e a plataforma deve ser intuitiva, tudo para otimizar tempo e tornar os processos contratuais descomplicados.
Lembre-se de sempre considerar a interface do usuário e como é fácil navegar pela solução. Verifique se a solução possui recursos acessíveis e simples de usar, que permitam que os usuários acessem as informações necessárias sem muita dificuldade e demora. Além disso, considere se a solução oferece algum tipo de treinamento e suporte para garantir que seus clientes possam usar a plataforma de forma ágil.
Avalie a segurança e conformidade
Gerenciar contratos envolve lidar com informações confidenciais e críticas para o negócio. Portanto, é essencial escolher uma solução de gerenciamento de contratos que seja segura e esteja em conformidade com as regulamentações de privacidade e segurança. Verifique se o CLM escolhido segue as práticas recomendadas de segurança e se possui medidas de segurança robustas, como criptografia de dados e autenticação de usuários.
Considere também se o software de gerenciamento de contratos está em conformidade com as regulamentações relevantes, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, e se oferece recursos para ajudá-lo a atender a esses requisitos.
Pesquise as opções e faça um checklist
Existem muitas soluções de gerenciamento de contratos disponíveis no mercado. Antes de tomar uma decisão, pesquise e compare várias opções. Verifique as avaliações de usuários e as opiniões de especialistas em software e se achar necessário, solicite demonstrações gratuitas antes de assinar um plano de CLM.
Para facilitar a busca por uma solução de gerenciamento de contratos, faça um checklist de itens que considera essenciais para a plataforma.
Fizemos um checklist com alguns itens que consideramos muito importantes para uma plataforma de CLM, confira:
- Fluxos de trabalho automatizados
- Alertas e notificações de datas, assinaturas, etc.
- Elaboração de documentos usando bibliotecas de cláusulas e modelos prontos ou pré-prontos
- Controle e rastreamento automático de versões do acordo
- Colaboração em tempo real entre as partes do contrato
- Armazenamento centralizado e prático
- Validade jurídica
- Monitoramento de assinaturas
- Disparo de documentos e solicitação de assinatura
- Segurança de ponta
Uma plataforma que cumpre estes requisitos está apta a ajudar sua empresa quanto ao gerenciamento de contratos.
Benefícios de se contratar uma solução de gerenciamento de contratos
O gerenciamento de contratos é um aspecto crítico da operação de qualquer empresa, independentemente do tamanho ou do setor. No entanto, gerenciar contratos em papel pode ser um processo complicado e demorado, o que pode levar a atrasos, erros e riscos legais e financeiros. Felizmente, as soluções de gerenciamento de contratos digitais oferecem muitos benefícios que podem ajudar as empresas a superar esses desafios.
Um dos principais benefícios de se contratar uma solução de gerenciamento de contratos digitais é a economia de tempo e esforço. As soluções digitais automatizam muitas das tarefas manuais associadas ao gerenciamento de contratos, como criar e revisar contratos, coletar assinaturas e acompanhar prazos. Isso permite que os funcionários se concentrem em tarefas mais importantes e reduz o tempo necessário para gerenciar contratos. Além disso, as soluções de gerenciamento de acordos digitais tornam mais fácil e rápido encontrar e acessar informações, eliminando a necessidade de procurar em arquivos físicos.
Ao contratar uma solução de gerenciamento de contratos, sua equipe ganha tempo, e você economiza dinheiro. Como falamos antes, investir em um CLM pode te fazer economizar dinheiro a longo prazo com serviços que antes eram feitos manualmente.
Poupe tempo e deixe os processos contratuais da sua empresa mais práticos com uma solução de gestão de contratos!
Conheça a Contraktor
Escolher a melhor solução de gerenciamento de contratos para sua empresa pode ser um processo desafiador. É importante identificar suas necessidades, considerar seu orçamento, avaliar recursos e funcionalidades, avaliar a usabilidade e a experiência do usuário, avaliar a segurança e conformidade e sempre pesquisar as opções disponíveis no mercado.
A Contraktor é uma empresa especializada em documentos digitais que possui um software altamente eficiente em gerenciamento de contratos. A plataforma da Contraktor possui ferramentas completas, que vão desde a elaboração do contrato até o seu monitoramento e renovação ou rescisão. Quando falamos de segurança, o CLM da Contraktor é excepcional, todos os dados são criptografados e as informações dos usuários são protegidas a todo o momento. Dentro da plataforma, é possível criar, administrar, monitorar, gerenciar, disparar, armazenar e automatizar contratos, tudo isso de maneira simples e intuitiva.
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