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Primeiramente, você já ouviu falar em GED? O termo pode não ser muito comum, mas a sigla refere-se à Gestão Eletrônica de Documentos (ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Esse tipo de gestão está se tornando cada vez mais recorrente dentro de empresas de todos os portes. Em suma, é uma ótima solução para aqueles que se preocupam com o sucesso da companhia e que querem otimizar seus resultados!
Mas afinal, o que é GED? Quais são os principais benefícios dessa tecnologia? O que isso tem a ver com a sua empresa? Será que você precisa investir em uma gestão eletrônica de documentos?
Vamos por partes! Neste artigo, você vai entender o que é GED e quais são os seus principais benefícios. Confira:
Uma introdução à GED
Em um mundo movido pela tecnologia e pela busca incessante por processos mais eficazes, a gestão eletrônica de documentos emerge como uma ferramenta de extrema importância para empresas de todos os portes. A GED – Gestão Eletrônica de Documentos – representa a modernização da administração de documentos, substituindo a papelada por sistemas digitais que armazenam, gerenciam, controlam e rastreiam informações de maneira eficaz.
Com um leque de benefícios à sua disposição, a adoção do Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode representar uma mudança fundamental na forma como sua empresa lida com a informação e a documentação.
Quando documentos essenciais, como contratos, relatórios e registros, são gerenciados de forma eletrônica, as empresas podem experimentar uma série de melhorias notáveis em suas operações. A eficiência dos processos aumenta, uma vez que as informações necessárias estão disponíveis de maneira ágil, a centralização dos dados facilita o acesso, e a agilidade nos procedimentos é promovida.
Para compreender melhor as vantagens oferecidas pela Gestão Eletrônica de Documentos, convidamos você a explorar a seguir os principais benefícios que essa abordagem proporciona.
Os principais benefícios da GED para a sua empresa
A adoção do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma decisão estratégica que pode revolucionar a forma como sua empresa lida com a documentação e a informação. Se você ainda não está totalmente convencido das vantagens desse método, saiba que ele pode proporcionar uma série de benefícios significativos para os processos internos e a gestão da informação. Confira as vantagens e privilégios que empresas podem obter ao aderir a GED:
Colaboração em foco
O GED permite que as equipes trabalhem de maneira colaborativa em documentos, com acesso simultâneo e edição em tempo real. Isso melhora a comunicação e o compartilhamento de informações entre departamentos e colegas, aumentando a eficiência e evitando atrasos.
Segurança reforçada
O armazenamento digital de documentos pode ser mais seguro do que manter arquivos físicos, desde que as medidas adequadas de segurança sejam implementadas. Senhas, criptografia e controles de acesso garantem que apenas pessoas autorizadas possam visualizar e modificar documentos sensíveis.
Conformidade legal e regulatória
Com as crescentes regulamentações de privacidade e segurança de dados, a GED ajuda as empresas a manter a conformidade com as leis e regulamentos em constante evolução. A capacidade de rastrear e auditar a atividade do documento é um aspecto essencial.
Análise de dados avançada
Com documentos digitalizados e dados organizados, as empresas podem aproveitar a análise avançada para obter insights valiosos. Isso pode informar estratégias de negócios, tomadas de decisões e identificação de áreas de melhoria.
Economia de espaço físico
À medida que os documentos físicos se tornam digitais, a necessidade de espaço de armazenamento físico diminui significativamente. Isso não apenas economiza espaço no escritório, mas também reduz os custos associados ao armazenamento de papel.
Controle de versões e rastreabilidade
Com a GED, é possível manter o controle completo das versões de documentos, rastrear todas as alterações feitas e restaurar versões anteriores, o que é essencial para o trabalho colaborativo e a integridade dos registros.
Acesso remoto e mobilidade
A GED permite o acesso seguro a documentos a partir de qualquer lugar, facilitando o trabalho remoto e a mobilidade da equipe. Isso é especialmente importante em um ambiente de negócios cada vez mais globalizado e flexível.
Leia também: 5 dicas de gestão de contratos: saiba como fazer
Além desses benefícios que a GED apresenta, o software de gestão de documentos da Contraktor se destaca com uma plataforma completa e especializada, facilitando todo o ciclo de vida do contrato (CLM). Ela centraliza todas as etapas de CLM em um único local, simplificando o gerenciamento e a assinatura digital com ou sem certificado.
Isso oferece às empresas a capacidade de agilizar processos, economizar recursos, melhorar a segurança e tomar decisões mais informadas em relação aos seus contratos, tornando a Contraktor uma escolha vantajosa para aprimorar a gestão de documentos e contratos.
Saiba mais sobre a Contraktor
Se você deseja ir além da simples assinatura de contratos digitais, a Contraktor é a solução completa que você procura. Somos muito mais do que uma plataforma de assinatura eletrônica, somos uma poderosa ferramenta de gestão de documentos eletrônicos que otimiza e simplifica todo o processo de gerenciamento do ciclo de vida de contratos na sua empresa.
Com mais de 1 bilhão de reais em contratos já gerenciados na plataforma e o feedback positivo de mais de 500 mil usuários, a Contraktor se destaca como uma escolha confiável e eficiente.
Na Contraktor, todos os seus documentos e contratos estão centralizados em um único local de fácil acesso. A plataforma oferece a conveniência de armazenar, organizar e rastrear documentos de maneira eficiente. Isso elimina a necessidade de procurar documentos físicos em pastas ou arquivos bagunçados, economizando tempo e evitando erros.
A Contraktor também oferece opções flexíveis para assinatura de documentos, seja com ou sem certificado digital. Essas assinaturas digitais são seguras e têm validade jurídica, proporcionando agilidade no processo de aprovação e consentimento. Além disso, você pode rastrear o status das assinaturas em tempo real, garantindo que nenhum contrato fique pendente.
Em nossa plataforma você encontra diferentes tipos de planos, desde opções mais enxutas até planos profissionais com recursos avançados. Nossa flexibilidade permite que você escolha o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
O software da Contraktor também oferece um teste gratuito para que você possa experimentar alguns recursos antes de tomar uma decisão. A Contraktor está comprometida em ajudar sua empresa a simplificar o gerenciamento de contratos, economizar tempo e recursos, e aprimorar a segurança dos documentos. Contar com uma plataforma confiável como a Contraktor é um passo importante para uma gestão de contratos mais eficaz e eficiente!
