Os contratos estão presentes em diversos setores e fazem parte da rotina de empresas de todos os tamanhos. Eles formalizam direitos e obrigações entre clientes, fornecedores e parceiros, garantindo segurança para ambas as partes. Afinal, dentro das empresas, aquela máxima de que “o combinado não sai caro” acontece justamente por meio dos contratos, seja em processos internos, prestação de serviços ou novas contratações.
Por isso, gerenciar contratos de forma eficiente é essencial, especialmente para empresas que lidam com um grande volume de documentos. No entanto, esse processo ainda é frequentemente negligenciado. Documentos espalhados em e-mails, versões conflitantes de um mesmo contrato e aprovações demoradas são apenas alguns dos desafios que tornam a gestão contratual ineficiente e suscetível a falhas.
Além disso, muitas empresas ainda enxergam a gestão de contratos como um processo burocrático e operacional. No entanto, a realidade é outra: contratos bem gerenciados podem trazer mais agilidade, segurança jurídica e previsibilidade para os negócios.
Neste artigo, exploramos cinco problemas comuns na gestão de contratos e como a tecnologia pode ajudar a superá-los.
1. Perda de prazos e renovações
Contratos têm ciclos de vida bem definidos, com datas que precisam ser rigorosamente acompanhadas. Prazos de vencimento, renovações automáticas, reajustes e encerramentos são elementos essenciais para evitar riscos financeiros. No entanto, muitas empresas ainda fazem esse controle manualmente, o que aumenta as chances de falhas.
Sem um sistema eficiente de acompanhamento, contratos podem acabar esquecidos em pastas, e-mails ou planilhas desatualizadas. Como consequência, a empresa pode perder prazos críticos, pagar por serviços desnecessários, sofrer reajustes inesperados ou, pior, operar sem um contrato válido, correndo riscos jurídicos.
Esse problema se agrava ainda mais para empresas que lidam com um alto volume de contratos. Equipes jurídicas e administrativas precisam gerenciar centenas ou até milhares de documentos simultaneamente. Sem alertas automáticos e um fluxo de acompanhamento bem definido, a gestão se torna reativa, e os problemas só são percebidos quando já causaram impactos negativos.
2. Falta de visibilidade dos contratos em andamento
Se sua empresa já perdeu tempo tentando encontrar um contrato ou entender em que etapa ele está, você não está sozinho. A falta de visibilidade sobre contratos em andamento é um dos desafios mais comuns e frustrantes enfrentados por equipes jurídicas, financeiras e comerciais.
A cena se repete em muitas empresas: alguém precisa do status de um contrato, mas a informação está dispersa em e-mails, pastas compartilhadas e mensagens espalhadas por diferentes canais. Com isso, surgem os atrasos e o retrabalho, além da insegurança sobre a real situação dos contratos.
Outro problema frequente é a ausência de indicadores para identificar gargalos no fluxo contratual. Sem uma visão clara do processo, é difícil saber onde estão os pontos de retenção. O atraso acontece na análise do jurídico? O cliente leva muito tempo para assinar? Existe um grande volume de contratos parados na fase de negociação? Sem respostas objetivas, qualquer tentativa de melhoria se torna um processo de tentativa e erro.
3. Excesso de tempo gasto em revisões
Revisar contratos é fundamental para garantir que todas as cláusulas estejam corretas, alinhadas com a legislação e favoráveis para a empresa. No entanto, quando esse processo é manual, ele se torna um grande gargalo. O que deveria ser um fluxo ágil de análise e aprovação acaba se transformando em um ciclo interminável de idas e vindas entre departamentos, gerando atrasos e retrabalho.
A descentralização dos documentos é um dos principais problemas. Normalmente, um contrato é enviado por e-mail para o setor jurídico, que faz as primeiras alterações e devolve para a equipe comercial. Depois, o documento segue para aprovação da diretoria ou outra parte envolvida. Se houver ajustes adicionais, tudo começa novamente. Esse processo pode gerar diversas versões do mesmo contrato, dificultando o rastreamento das mudanças e aumentando o risco de erros.
Além disso, a falta de colaboração em tempo real torna a revisão ainda mais demorada. Muitas vezes, diferentes partes revisam o contrato em momentos distintos, sem uma comunicação clara sobre as mudanças feitas. Isso pode levar a inconsistências, cláusulas contraditórias e até mesmo à necessidade de reiniciar toda a negociação.
4. Dificuldade em extrair informações estratégicas
Contratos estabelecem obrigações entre as partes envolvidas, definindo cláusulas de reajuste, prazos de vigência, SLAs, multas contratuais e obrigações regulatórias. No entanto, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades para extrair e gerenciar essas informações de forma eficiente.
Quando contratos ficam dispersos em diferentes plataformas, pastas de e-mail ou até arquivos físicos, qualquer tentativa de localizar um dado específico pode levar horas ou até dias. Além disso, muitas empresas ainda fazem o acompanhamento de dados contratuais de forma manual, por meio de planilhas. Como resultado, o processo fica sujeito a falhas humanas, esquecimentos e perda de informações críticas.
A tecnologia pode resolver esse problema por meio de plataformas de gestão de contratos, que oferecem extração automática de dados, facilitando consultas e análises estratégicas. Dessa forma, as informações ficam sempre organizadas e acessíveis.
Como a automação de processos pode mitigar esses riscos
Felizmente, os problemas citados podem ser minimizados – ou até eliminados – com o uso da tecnologia. Softwares de Contract Lifecycle Management (CLM) ajudam empresas a gerenciar contratos de maneira mais eficiente, reduzindo erros e otimizando processos.
Mas como um software CLM pode ajudar sua empresa? Ele permite:
- Estruturar e padronizar fluxos de trabalho, eliminando retrabalho.
- Simplificar a comunicação entre as partes envolvidas, reduzindo erros.
- Automatizar tarefas repetitivas, como notificações de vencimentos e aprovações.
- Fornecer visibilidade sobre o processo, identificando gargalos e ineficiências.
Além disso, a gestão de contratos à vista melhora o engajamento dos colaboradores, tornando o processo mais transparente e previsível. Entre os principais benefícios estão:
- Mais controle sobre os contratos ativos e em andamento.
- Transparência sobre a progressão dos contratos.
- Identificação de atrasos e gargalos no fluxo contratual.
- Aprimoramento da análise estratégica para negociações futuras.
Conclusão
A tecnologia desempenha um papel essencial na gestão eficiente de contratos. Com um software de automação, as empresas ganham mais controle sobre seus documentos, garantindo maior segurança, agilidade e previsibilidade em seus processos.
O Contraktor CLM é uma solução completa para empresas que desejam otimizar a gestão de contratos, eliminar gargalos e reduzir o tempo gasto em tarefas operacionais.
Se você quer saber como transformar sua gestão de contratos com tecnologia, agende uma conversa com nosso time comercial e conheça o Contraktor CLM na prática! Agende agora mesmo aqui.
