Desde a reforma trabalhista, aprovada em 2017 e antes mesmo da crise sanitária causada pelo Covid-19, a expressão teletrabalho tem sido pauta de discussões em todo o país. Isso porque o termo, que na reforma traduz o mais conhecido home office, foi regulamentado, permitindo que profissionais e empresas tenham mais liberdade na hora de analisar se o trabalho oferece a possibilidade de ser exercido fora dos tradicionais escritórios e, até mesmo, das indústrias.
Desta maneira, com o objetivo de formalizar o contrato de trabalho de funcionários que trabalhavam fora do ambiente da empresa, o artigo 75-B da CLT passa a considerar como teletrabalho “a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo”.
Apesar de complexo, o conceito aduzido pela CLT apenas reforça o que já era conhecido como home office. Sendo assim, o teletrabalho trata-se de trabalhadores que não praticam suas funções no espaço físico da empregadora, utilizando outro ambiente para exercer suas atividades comuns.
Usualmente, o trabalhador que opta ou é contratado mediante ao teletrabalho, desempenha suas atividades na própria residência. No entanto, com com o uso da tecnologia, é possível também que o trabalho seja praticado em bibliotecas, cafeterias ou qualquer outro local fixo. E para que essa metodologia dê certo, tanto para o colaborador, quanto para a empresa, é necessário aderir a meios que facilitem a comunicação, a execução de tarefas, o planejamento de rotina, além de atividades administrativas como gestão de documentos, por exemplo.
Ferramentas para o teletrabalho
Novas formas de trabalho exigem novos meios de exercê-lo. Mas essa não é uma adaptação difícil, pois hoje, encontramos soluções facilitadoras na tecnologia, que tornam o trabalho mais fácil, otimizado e menos suscetível a erros. Ultimamente, com o crescimento do teletrabalho, alavancado pelo isolamento social, ferramentas digitais têm ganhado destaque, provando que a tecnologia torna-se cada vez mais indispensável. Veja algumas delas e adapte ao seu negócio:
Slack, Zoom e Google Meet para comunicação
Essas três ferramentas se tornaram as queridinhas das empresas que prezam por uma boa comunicação com seus funcionários. As três oferecem a possibilidade de uso gratuito e não dependem necessariamente de downloads e nem ocupam espaço na memória dos dispositivos. No caso do Google Meet, para reuniões em vídeo, por exemplo, basta possuir uma conta no Google. Já para o uso Slack, ferramenta para comunicação em texto, o usuário precisa apenas acessar o site e utilizá-lo no navegador. Para o Zoom, a mesma coisa: acesse o site do aplicativo e utilize online.
Contabilizei, Conta Azul e Arquivei para a contabilidade
Não é só de comunicação que se vive um empresa. A contabilidade é a alma de todo o negócio e cuidar bem desse setor, especialmente em tempos de crise, é essencial para manter a saúde da empresa. A Contabilizei e a Conta Azul são startups que automatizam os processos de contabilidade, passando por emissão de notas fiscais, boletos, cálculos de guias de impostos, entre outros serviços. Já o Arquivei é uma plataforma que conecta o seu negócio com várias prefeituras e Secretarias da Fazenda.
Trello e Pipefy para organização de tarefas
Olha, mesmo antes do teletrabalho ganhar repercussão, a era do post-it já havia acabado. Por isso, organizar tarefas em pequenos papéis, que podem ser perdidos e desorganizados com facilidade, não é uma boa opção. Empresas que oferecem metodologias simples e fáceis de organizar suas tarefas diárias, como o kanban, por exemplo, são Trello e Pipefy. Ambas são de simples compreensão e oferecem uma usabilidade dinâmica.
Lugarh para admissão
O Lugarh é um sistema desenvolvido para automatizar o envio e recebimento de documentos necessários para admissão. Por meio da plataforma, o departamento pessoal consegue gerar links de acesso para compartilhar com os novos contratados, a fim que estes digitalizem e enviem os seus documentos pessoais para a empresa, sem a necessidade de deixá-los fisicamente com o RH. Isso garante mais segurança para empresa e funcionário, mais organização e assertividade no processo de admissão, além de permitir a contratação de talentos residentes em diversas localidades.
Contraktor e assinaturagratis.com para gestão e assinatura de documentos
Assim como a contabilidade, assinar documentos que formalizem novos negócios ou renovem aqueles já existentes, é essencial para manter uma empresa saudável. Atualmente, existem plataformas que permitem gerenciar todo o ciclo de vida dos contratos, de modo inteiramente digital, seguro e com validade jurídica. Uma das pioneiras no Brasil é a Contraktor, startup automatiza e centraliza todas as fases do fluxo de documentos, passando pela criação na própria plataforma, revisão em equipe, envio dos documentos para o e-mail dos signatários, monitoramento de assinaturas e prazos, além de armazenamento em nuvem, o que elimina a necessidade de usar grandes arquivos ou mesmo ocupar a memória de dispositivos.
Já a assinaturagratis.com, plataforma desenvolvida pela Contraktor, permite que documentos eletrônicos sejam assinados de modo 100% gratuito e sem limites. Essa ferramenta tem ganhado destaque especialmente com pequenos empresários, freelancers e autônomos.
Quais são os benefícios do teletrabalho?
Sabendo da regulamentação e meios tecnológicos para exercer o teletrabalho, é preciso ir mais além e saber se, de fato, o teletrabalho trará resultados para a sua empresa na crise ou, quem sabe, depois dela também.
O teletrabalho tem sim inúmeras vantagens, tanto para o trabalhador, quanto para o empregador. Para o trabalhador, podemos destacar: direitos iguais garantidos pela nova CLT, diminuição do stress, proximidade da família, diminuição nas despesas com alimentação, estacionamento e transporte, controle do ritmo de trabalho, além de mais tempo livre, pois a jornada de trabalho não é somada com o percurso até a empresa.
Já para o empregador, há uma expressiva redução de custos com vale transporte e refeição, o espaço físico da empresa melhor aproveitado para rotinas operacionais, há redução de acidentes de trabalho, vantagem de captar talentos que residam fora da cidade onde a empresa se situa, extensão das opções de flexibilidade oferecidas aos colaboradores, entre outros.
Como implementar o teletrabalho na sua empresa?
Se você chegou até aqui, tenho certeza que conseguiu compreender melhor os benefícios e meios de aprimorar o teletrabalho. Mas não podemos finalizar esse artigo antes de você entender também como implementar o teletrabalho no seu negócio.
Então, vamos lá! Destaquei, a seguir, alguns fatores e regras que todas as empresas devem atentar-se, antes de adotar o teletrabalho.
Quem pode exercer o teletrabalho?
De acordo com a legislação, todos os colaboradores que atuam na mesma área têm direito de trabalhar em casa, caso a empresa opte por adotar esse modelo.
E é justamente por esse motivo que torna-se extremamente importante que os gestores orientem suas equipes em relação às atividades que deverão ser exercidas, para evitar o surgimento de problemas, como a desorganização, falta de previsibilidade e a não entrega de resultados, assegurando, diante dessa mudança, a produtividade.
Segurança da Informação
Com certeza, uma das suas preocupações em relação ao teletrabalho é a segurança dos dados da empresa. Isso porque os funcionários precisam ter acesso à informações que, mesmo em ambiente residencial, precisa usar para trabalhar.
Mas, fique tranquilo! Mais uma vez a tecnologia possui meios de preservar os seus dados e os dados dos seus clientes.
Para isso, é importante que as contratantes saibam quais dados podem ou não serem disponibilizados para o home office. Após esse filtro, existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas como solução, como por exemplo:
Firewall/proxy para barrar o acesso;
Criptografia de dados;
Conexões seguras;
Proteção contra códigos maliciosos;
Controle dos dispositivos utilizados remotamente;
Conscientização dos funcionários;
Código de conduta interno, entre outros.
Alinhamento de expectativas
Esse é um dos pontos cruciais a serem observados e conversados com cada profissional. Isso em equipe e individualmente. Com o distanciamento físico e a mudança no exercício do trabalho, pontos importantes, como a expectativa de entrega, por parte do colaborador, e a orientação segura, por parte do contratante, podem passar despercebidas. Não estou falando de micro gerenciamento, mas de alinhamentos de expectativa claros, transparentes e, até mesmo, documentados.
Um exemplo disso é deixar claras e acessíveis todas as regras e comportamentos esperados por parte dos colaboradores, assim como o suporte que a empresa pode oferecer mesmo à distância.
E aí? Gostou desse conteúdo? A escolha pelo teletrabalho está amparada pela lei e só depende de algumas boas práticas para ser implementado com sucesso!
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