Nessa publicação, veja 4 processos que ajudam a assegurar que os contratos sejam seguros.
Para uma empresa, é fundamental saber que informações privadas envolvidas em um contrato estão bem guardadas. Portanto, para não afetar seus negócios, as organizações procuram formas de colocar esses dados em segurança. Confira as dicas:
1. Está na nuvem?
Antes de mais nada, para facilitar o processo de arquivamento e garantir uma maior segurança contratual, uma opção prática e simples é guardar os contratos na nuvem.
No mundo moderno, a nuvem tornou-se muito mais confiável e com tantos benefícios em usá-la, dessa forma não há motivos para continuar usando arquivos e backups físicos. Métodos sem papel garantem muito mais eficiência e segurança.
2. Tenha uma autenticação dupla
Antes que o contrato seja acessado, é importante que ele esteja protegido por processos de segurança. Em uma plataforma de gerenciamento de contratos a implementação de 2 fatores para autenticação deve ser padrão: a combinação de algo que o usuário conhece (uma senha de acesso), além de um outro ponto de autenticação: link de acesso no e-mail, token físico, sms.
É importante lembrar que, o que o usuário acredita ser uma senha forte (ideal quando envolve números e símbolos) pode variar bastante, e por isso mesmo que alguém descubra os segredos da empresa, ter uma autenticação dupla significa maior segurança e garantia que apenas os funcionários acessem as contas.
Com tantos casos de hacks que vão desde Elon Musk, às contas de Mark Zuckerberg até redes sociais como o Snapchat e LinkedIn, a autenticação com dois fatores certamente é um requisito mínimo como padrão de segurança.
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3. Defina os direitos de acesso por tipos de contrato
Nem todo mundo precisa ter acesso a todos os contratos da empresa! Deste modo, definir os direitos de acesso aumenta a segurança de informações privadas além de atribuir praticidade as equipes e setores da organização. Ex: financeiro, compras, comercial, jurídico, diretoria etc…
Certos contratos contém dados mais sensíveis que devem ser restritos somente a alguns membros. Predefinir equipes ou grupos para serem membros principais em um projeto alivia o risco e a chance de que informações importantes e sigilosas acabem vazando.
A capacidade de regular e limitar quem está acessando os documentos permite que as equipes se concentrem em suas prioridades e encontrem os contratos que precisam com mais facilidade e agilidade. Dessa forma, restringir a visibilidade aumenta a eficiência e a tranquilidade de todos os envolvidos.
4. Obtenha um fluxo de trabalho de aprovação
Obter as assinaturas certas no momento certo é fundamental não apenas para manter a conformidade, mas também para acelerar o fechamento de negócios.
Quando um contrato está próximo do processo de assinatura, qualquer atraso pode significar receita perdida ou até mesmo uma oportunidade de compra perdida. Configurar os fluxos de trabalho aumenta a eficiência entre as equipes, como por exemplo uma aprovação do jurídico ou pelo diretor financeiro.
Além disso, um workflow de assinaturas pode automatizar o processo interno de aprovação antes que os diretores recebam os documentos para assinatura final.
Para muitas empresas, os contratos são alguns de seus maiores ativos, portanto sendo imprescindível investir na segurança e privacidade destes.
Em conclusão, certifique-se de que os contratos sejam protegidos garantindo que uma plataforma de gerenciamento de contratos tenha todas essas capacidades.
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