Os contratos estão presentes em empresas de todos os tamanhos e segmentos. Desde pequenas organizações até grandes corporações, contratos regulam acordos comerciais, definem responsabilidades e garantem conformidade legal. Mas na maioria das vezes, fazer a gestão de contratos de forma eficiente ainda é um desafio para muitas empresas, especialmente quando processos manuais limitam a agilidade e a organização.
“Estudos indicam que a falta de uma gestão eficiente de contratos consome 18% do tempo das empresas no Brasil, representando um custo global anual próximo a US$ 2 trilhões.”
Neste artigo, vamos explorar como um software de gestão de contratos pode revolucionar a forma como sua empresa gerencia documentos contratuais, garantindo mais eficiência, segurança e visibilidade.
O que é gestão de contratos e por que ela é essencial?
A gestão de contratos envolve o controle e otimização de todas as etapas do ciclo de vida de um contrato (CLM – Contract Lifecycle Management) , desde a criação, revisão, aprovação interna, negociação externa, assinatura, acompanhamento e renovação. Uma gestão eficiente garante que prazos e SLA’s sejam respeitados, que as políticas internas da empresa sejam cumpridas e as partes envolvidas tenham clareza sobre seus papéis e responsabilidades.
Principais benefícios de uma boa gestão de contratos:
Profissionalizar a gestão: a organização dos documentos e processos internos acelera o crescimento da empresa e melhora a comunicação entre os times.
Reputação perante clientes e parceiros: clientes valorizam empresas organizadas, o que gera reflexo no preço e reputação da marca.
Redução de riscos: evitar multas, penalidades e prejuízos financeiros com contratos mal geridos.
Oportunidades de aumento da receita: renovações e ajustes em contratos podem gerar novas receitas ou condições mais favoráveis.
Eficiência operacional: identificação de gargalos internos, automatização de tarefas e liberação de tempo para atividades estratégicas, além de reduzir o tempo de fechamento de negócios.
Sem as ferramentas adequadas, esses benefícios ficam fora de alcance, levando a desafios que podem prejudicar os resultados da empresa.
Os desafios da gestão manual de contratos
Muitas empresas ainda gerenciam contratos manualmente e acabam fazendo improvisos por não ter uma ferramenta adequada, com processos fragmentados e desconectados. Isso cria uma série de problemas, como:
Atrasos e perda de prazos
Sem alertas automáticos, os contratos vencem ou deixam de ser renovados a tempo, causando prejuízos financeiros e operacionais. Um contrato de locação não renovado pode resultar na perda do direito de uso do espaço! Ou uma renovação indesejada, obrigando ao pagamento de multas. Há também casos de pagamento para fornecedores com contratos encerrados. Além disso, a falta de visibilidade sobre prazos críticos dificulta e encarece o trabalho tático e operacional.
Solução improvisada:
Prazos são controlados em uma planilha, às vezes na máquina local (pior cenário possível), dependem de atualização manual, sujeitos a erro humano. Necessário criar eventos em uma agenda externa.
Como um software CLM resolve:
Você tem acesso a notificações automáticas sobre prazos de vencimento e renovação, base de controle sincronizada em tempo real, visualização de prazos em formato de lista ou calendário, geração instantânea de relatórios e até mesmo criação de alertas automáticos por inteligência artificial. Esses alertas garantem que sua equipe esteja sempre um passo à frente, evitando perdas financeiras e problemas com clientes ou fornecedores.
Falta de organização e dificuldade de acesso
Contratos armazenados sem uma lógica adequada, seja em pastas físicas ou ambiente virtual, tornam difícil localizar documentos importantes resultando em atrasos, retrabalho ou mesmo prejuízos financeiros ou jurídicos. Esse caos organizacional também dificulta auditorias e impede o acompanhamento do histórico de alterações.
Solução improvisada:
A armazenagem é descentralizada, muitas vezes na máquina local ou mesmo no e-mail de quem assinou. O combinado é subir o contrato numa pasta, mas ninguém fiscaliza. Só descobre que o contrato sumiu quando precisa rescindir. Não se sabe qual a última versão do contrato nem se a mesma está assinada. Informações sensíveis acabam vazando internamente.
Como um software CLM resolve:
Todos os contratos são centralizados em uma única plataforma com organização por pastas, tipos de documentos e acesso segmentado por departamento ou hierarquia. Backup diário garante proteção contra ataques hacker do tipo ransomware (sequestro de informações). Isso garante que as informações estejam sempre disponíveis para as pessoas certas, de forma rápida e segura.
Falhas de comunicação durante revisões e negociações
Demora e fricção na negociação, versões conflitantes e inconsistências nos documentos finais.
Solução improvisada:
Negociação por um ou mais canais (e-mail, whats, telefone), envolvendo pessoas diversas. Não há registro das alterações, concessões e quem aprovou. Não existe um padrão, envia um documento em formato doc e a outra parte devolve em formato pdf.
Como um software CLM resolve:
Equipes internas e partes externas interagem em um ambiente controlado onde comentam e sugerem alterações no documento em foco, diretamente na plataforma. Isso elimina o risco de versões conflitantes, centraliza todo o histórico de alterações e negociação, melhora muito a experiência das partes e garante a assinatura da versão correta.
Erros humanos e falta de padronização
Processos manuais estão sujeitos a falhas, como preenchimento incorreto de dados ou omissão de cláusulas críticas. A ausência de modelos padronizados também aumenta os riscos jurídicos e a inconsistência entre contratos.
Solução improvisada:
Preenchimento manual de formulários e campos. Documentos são criados através de cópias sem controle. Solicitação de dados e requerimentos é feita por canais diversos como e-mail e whatsapp, sem controle ou registros.
Como um software CLM resolve:
Com a automação de contratos, você pode criar documentos em poucos cliques usando modelos pré-aprovados ou mesmo cadastrar contratos e alertas automaticamente com o uso de I.A. Isso reduz significativamente os erros humanos, garante a conformidade legal e acelera os processos.
Falta de métricas e visibilidade
Empresas que gerenciam contratos manualmente têm dificuldade em acompanhar o desempenho dos processos internos e identificar gargalos ou oportunidades de melhoria.
Solução improvisada:
Não há como medir indicadores pois a priorização é feita com base na urgência. O processo interno consta em um documento desatualizado ou de paradeiro desconhecido. Muitas vezes o processo é armazenado apenas na cabeça dos colaboradores e ensinado verbalmente.
Como um software CLM resolve:
Dashboards interativos com métricas e indicadores detalhados. Faça consultas interativas ou emita relatórios gerenciais. Isso permite monitorar o desempenho em tempo real e tomar decisões baseadas em dados, melhorando continuamente os processos.
Como um software de gestão de contratos pode transformar sua empresa
Um software de gestão de contratos, como o Contraktor CLM, é a solução ideal para superar os desafios da gestão manual e elevar a eficiência dos processos contratuais sem necessitar de grandes investimentos e meses de implementação. Ele automatiza tarefas, melhora a colaboração e oferece insights valiosos com base em dados.
As principais funcionalidades que vão fazer a diferença no seu dia-a-dia são
Workflow com metodologia Kanban
Organize os fluxos de trabalho da sua empresa com etapas customizáveis, garantindo que cada contrato passe pelas aprovações necessárias. A visualização clara do progresso aumenta a eficiência e reduz gargalos.
Extração de dados via Inteligência Artificial
Automatize a extração de dados importantes, como cláusulas ou datas críticas, diretamente do contrato após sua assinatura. Isso reduz o tempo gasto em tarefas repetitivas e elimina erros, permitindo que as equipes se concentrem em decisões estratégicas.
Revisão colaborativa em tempo real
Edite contratos diretamente na plataforma e convide as partes interessadas para revisar, negociar e aprovar em tempo real. Essa funcionalidade centraliza as discussões e garante total transparência.
Outras funcionalidades que vão dar agilidade para o seu processo
Automação de contratos: criação de documentos em poucos cliques a partir de modelos predefinidos.
Alertas automáticos: notificações sobre prazos de vencimento ou renovação, eliminando o risco de esquecimentos.
Acesso segmentado: controle quem pode visualizar ou editar cada documento, garantindo segurança e conformidade.
Dashboards interativos: métricas e indicadores para monitorar o desempenho da gestão contratual em tempo real.
Case de sucesso: Unimed Florianópolis
Um exemplo prático de como o CLM da Contraktor pode transformar a gestão de contratos é a parceria com a Unimed Florianópolis. Após a pandemia eles viram a necessidade de se adaptar ao “novo normal” e digitalizar o processo de gestão de contratos a fim de superar desafios burocráticos, então a unidade decidiu implementar a nossa solução para centralizar e automatizar todo o fluxo de contratos e aprovações.
Antes, o controle de contratos era feito manualmente, utilizando planilhas, o que tornava o processo extremamente trabalhoso. A plataforma anterior focava apenas na assinatura digital, mas não resolvia o problema principal: a falta de centralização e automatização do ciclo de vida dos contratos.
Com o Contraktor CLM, a Unimed Florianópolis conseguiu:
- Centralizar todos os contratos em um único ambiente digital;
- Automatizar processos de aprovação, revisão e controle de prazos;
- Notificar equipes sobre vencimentos e etapas pendentes, melhorando o fluxo de trabalho
- Reduzir significativamente o tempo gasto em atividades manuais e aumentar a eficiência operacional.
Segundo o coordenador da unidade:
“O fato de todos os setores e pessoas envolvidas terem acesso ao mesmo documento e serem notificados do vencimento foi um dos fatores que mais nos chamou atenção. Nosso fluxo e controle sobre os contratos melhorou 100%.”
Por que investir em tecnologia para gestão de contratos?
Investir em tecnologia para a gestão de contratos vai muito além de acompanhar tendências: é uma decisão estratégica para enfrentar os desafios do mercado atual. Com o CLM da Contraktor, sua empresa poderá transformar o ciclo de vida dos contratos, automatizando tarefas, garantindo segurança jurídica e promovendo maior eficiência operacional.
Se a meta é alcançar maior organização e competitividade, o nosso software é a solução ideal. Experimente a diferença que a tecnologia pode trazer para sua empresa, agende uma demonstração gratuita com o nosso time e conheça todas as funcionalidades em detalhes.
Quer começar agora mesmo a melhorar sua gestão de contratos? Baixe nossa planilha gratuita de gestão de contratos e dê o primeiro passo rumo a uma operação mais eficiente e segura.
