O gerenciamento do ciclo de vida de contratos é mais do que apenas renovar acordos e estabelecer parâmetros de projeto. Trata-se de garantir que sua empresa permaneça em conformidade e minimize quaisquer riscos, tanto do ponto de vista financeiro quanto jurídico.
E assim como qualquer outro processo, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato também apresenta etapas, que vão desde a criação de um documento, até sua renovação ou cancelamento.
O que é o gerenciamento do ciclo de vida do contrato?
O gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) é o processo de gestão digital de acordos feitos com clientes, fornecedores, parceiros ou funcionários em todos os estágios do ciclo e abrange a criação, o gerenciamento, o compartilhamento e o arquivamento de contratos comerciais.
Hoje, uma empresa com CLM sai na frente quando falamos de tecnologia, praticidade e otimização do tempo. Ter um gerenciador de contratos digitais permite que os funcionários da sua empresa consigam usar seu tempo de trabalho para outras atividades, para além de documentações. Além disso, com um CLM, é muito mais fácil rastrear acordos, cláusulas importantes, manejar datas e mais.
Quando falamos de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, falamos também de seus vários estágios, que são essenciais para uma boa construção contratual e uma melhor organização da gestão dos documentos.
Estágios do gerenciamento do ciclo de vida do contrato
A quantidade de estágios do processo vai depender de cada negócio, seu porte e processos existentes. Ainda assim, existem algumas etapas indispensáveis que listamos para que você se atente na hora de realizar o gerenciamento de seus documentos:
1. Solicitação
A primeira etapa do gerenciamento do ciclo de vida do contrato é a solicitação de um contrato. Nesta etapa, as metas são definidas para o que o contrato deve alcançar. A duração do contrato, taxas e obrigações de cada parte são os principais fatores que serão colocados em questão
2. Elaboração
Neste estágio, a criação do contato acontece com os elementos e informações que o contratado e o contratante disponibilizaram. A elaboração do documento inclui todas as cláusulas, datas, termos e condições necessárias. Geralmente, é nesta fase que os aprovadores do contrato e as partes signatárias são determinados e os detalhes do aprovador e da assinatura são solicitados no documento do contrato. Este estágio é também conhecido como “redação do contrato”.
3. Negociação e aprovação
O processo de negociação começa quando ambas as empresas começam a revisar a minuta do contrato. Este estágio costuma ser mais longo, isso porque cada empresa vai e volta nos termos do contrato para chegar no melhor acordo para ambos. A partir do momento em que as duas partes do contrato estão de acordo, o documento é aprovado e passado para a próxima fase.
4. Execução e assinatura
Finalmente o contrato será executado, mas claro, apenas após a assinatura de ambas as partes citadas no documento. A partir daqui, ambas as empresas devem cumprir os termos do contrato. A assinatura pode ser digital ou manual, vai depender da escolha dos participantes do acordo.
5. Auditoria
O estágio de auditoria é um dos mais cruciais para o sucesso da entrega do contrato. A revisão de um contrato garante que os termos ainda sejam relevantes, além de oferecer uma oportunidade para detectar quaisquer obrigações de conformidade em potencial ou equívoco cometido.
6. Armazenamento
Esta etapa é crucial para a segurança e o sigilo dos contratos. Depois que o documento do contrato é assinado, ele é armazenado permanentemente em um banco de dados. Tanto os metadados, quanto os documentos contratuais são indexados e salvos para referência futura. Em alguns casos, estes contratos são armazenados em nuvens, e protegidos com tecnologias de criptografia para a proteção de dados.
7. Gerenciamento
Esta fase permite o controle completo de todos os documentos por meio do armazenamento de registros, fornecendo confiança de que seus registros estão seguros para o gerenciamento de informações do documento. É sempre importante rastrear contratos e mantê-los atualizados, de acordo com possíveis alterações ao longo do tempo. Além disso, em possíveis discussões judiciais, é imprescindível ter o contrato sempre em mãos para avaliar se tudo está correndo de acordo com seus termos.
8. Relatórios
Cada estágio soma dados e informações importantes, que no contrato devem ser fáceis de rastrear e/ou recuperar. Este estágio garante que os envolvidos no contrato possam recuperar e extrair dados do documento de forma rápida e eficiente, a fim de produzir relatórios detalhados.
9. Alterações
O estágio de alterações é crucial dentro do processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Esta etapa do processo permite que sejam feitas possíveis mudanças no contrato, uma vez detectadas as ineficiências, para garantir que as partes envolvidas possam continuar cumprindo suas obrigações de acordo com o acordo. Nem sempre um contrato precisa de alterações, mas é importante o diálogo entre as duas partes acordadas para que se faça um diagnóstico do documento.
10. Renovação ou rescisão
Assim que o contrato atingir a sua data de término, ele deverá ser renovado, ou cancelado. Se as partes do contrato não pretendem manter o acordo ativo, então é o momento de rescindir o contrato. É importante ressaltar que, se o contrato não for renovado no prazo, pode causar riscos financeiros para as partes envolvidas no contrato.
Como simplificar o processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato:
Todo negócio funciona com base em contratos. Estes documentos ditam os termos de emprego, relações comerciais e inúmeros outros detalhes críticos de uma empresa. Por isso, é essencial que as organizações de todos os setores gerenciem seus acordos da melhor maneira possível, mitigando riscos e economizando tempo.
Para simplificar o processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, a melhor opção é uma plataforma de CLM, que controla todas as versões de um documento. Com um CLM, é possível acompanhar em tempo real as possíveis alterações do contrato, além de rastrear cláusulas e dados importantes nele contidos. Além disso, alguns softwares de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, como o da Contraktor, fornecem modelos de documentos, que facilitam na hora da criação do acordo. O CLM da Contraktor também apresenta criptografia por meio de hash, o que traz maior segurança para a sua empresa, já que protege todos os dados com tecnologia de ponta.
Usar um CLM é também evitar riscos contratuais e financeiros e desfrutar de processos automatizados através de tecnologia. A Contraktor surgiu justamente para simplificar o gerenciamento do ciclo de vida do contrato, mitigando riscos e mostrando que o monitoramento digital de documentos é muito mais prático, simples e acessível.
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