Primeiramente, é importante entender o que é a gestão de contratos para que as dicas a seguir façam sentido para você.
Gestão de contratos e sua importância
A gestão de contratos é a administração inteligente dos contratos de uma organização. Quando realizado em meios digitais, o gerenciamento é ainda melhor, pois as etapas são feitas de forma automatizada, com a ajuda de uma plataforma.
Dessa forma as empresas conseguem criar, editar, enviar, revisar, assinar, administrar e até mesmo armazenar os contratos de forma totalmente digital.
A gestão de contratos também pode ser chamada de CLM, que significa Contract Lifecycle Management. Ou seja, é a gestão (ou gerenciamento) do ciclo de vida dos contratos.
A gestão de contratos é uma etapa que não pode ser deixada de lado, afinal os contratos são documentos importantes para garantir que as partes envolvidas em uma negociação cumpram com suas responsabilidades.
Para ajudar na gestão de contratos, apresentamos a seguir 5 dicas para deixar o controle mais eficiente.
1. Defina um processo de aprovação
Definir um processo de aprovação pode ajudar a garantir que todos os contratos sejam revisados e aprovados antes de serem assinados. Isso ajuda a evitar que assinaturas de contratos desfavoráveis ou ilegais sejam realizadas.
Determine um fluxo de trabalho claro, com prazos e responsabilidades estabelecidas para todas as partes envolvidas.
2. Acompanhe prazos e obrigações
Manter um controle regular dos prazos e obrigações é essencial para garantir que todas as partes envolvidas comprem com suas responsabilidades. Utilize uma ferramenta de acompanhamento de prazos e obrigações para que nenhum dado importante seja perdido.
Mantenha uma lista clara e atualizada de todas as tarefas e compromissos associados a cada contrato.
3. Comunique-se regularmente com as partes envolvidas
Comunicar-se regularmente com as partes envolvidas é fundamental para manter um controle eficiente dos contratos. Estabeleça canais de comunicação claros para que todas as partes possam estar cientes do status do contrato e sobre quaisquer mudanças ou atualizações.
4. Revise periodicamente os contratos
Revisar periodicamente os contratos é essencial para garantir que eles estejam atualizados conforme as necessidades das partes envolvidas. Além disso, revisar periodicamente os contratos pode ajudar a identificar oportunidades de melhoria e evitar conflitos futuros.
Defina um calendário de revisão regular para garantir que todos os contratos sejam examinados regularmente.
5. Utilize um software de gestão de contratos
Utilizar um software de gestão de contratos pode ajudar a automatizar e simplificar muitos processos. Essas plataformas permitem que os contratos sejam armazenados em um local centralizado e que sejam acessados por todas as partes envolvidas.
Além disso, essas ferramentas podem ajudar a automatizar notificações de vencimento de prazos, tarefas e compromissos.
Plataforma de assinatura digital e gestão completa de documentos
Além de oferecer serviços como a assinatura eletrônica (sem o uso do certificado digital) e assinatura digital (com certificado), a Contraktor é uma plataforma que permite toda a gestão de documentos e contratos digitais em um só lugar.
Uma ferramenta completa e totalmente segura, na qual você consegue gerenciar todo o fluxo de documentos empresariais, disparar documentos para assinatura, verificar as assinaturas pendentes, acompanhar histórico de alterações, conferir quais documentos estão vigentes, criar tarefas de acompanhamento, entre outras funcionalidades essenciais para uma boa administração dos contratos da sua empresa.
A Contraktor tem como principal objetivo a simplificação do fluxo de processos e a aceleração dos seus negócios. Além dos planos profissionais, também possui os planos básicos, com teste gratuito disponível!
