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por Francesco Fumagalli

Lidar com um grande volume de documentos e contratos é algo comum para empresas de qualquer setor. Nem sempre este fluxo é organizado e gerido de forma eficiente, o que acarreta custos desnecessários e perda de tempo. 

A digitalização destes processos é algo que traz agilidade e economia, já que centraliza em uma única plataforma todo o ciclo de vida destes documentos e dispensa o uso de papel, impressoras e outros materiais. Mas e quanto à segurança de um documento digital? É disso que falaremos neste artigo, confira!

O que é um documento digital?

É todo documento (contrato, termo, certificado, etc.) que já “nasce” em ambiente digital. Todo o seu ciclo de vida ocorre nesse ambiente, desde a elaboração até a vigência e finalização.

Também chamado de documento nato digital, ele possui sua autenticidade garantida, uma vez que que não há alteração no seu formato.

E o documento digitalizado? Este, é importante saber, é somente uma cópia eletrônica de um documento físico. O original segue sendo a versão em papel, e é esta que possui a autenticidade e validade jurídica.

Leia também: Cultura Paperless: como diminuir ou eliminar o papel da sua empresa

documento digital

Segurança de um documento digital

Como falamos anteriormente, um documento digital é autêntico e possui o mesmo valor de um documento físico. O que muitos desconhecem, no entanto, é que a versão digital é ainda mais segura que a tradicional, pois conta com mecanismos avançados de proteção. Vejamos algumas:

  • Criptografia: por meio da Hash 256, praticamente elimina as chances deste documento/assinatura ser acessado ou modificado por terceiros.
  • Carimbo do tempo: selo que atesta a data e hora exatas em que o documento foi criado ou assinado digitalmente.
  • IP da máquina na rede: utilizado para localizar e identificar informações de acesso do usuário, bem como a autenticidade da assinatura digital.
  • Certificado digital: identidade eletrônica que confere validade jurídica para ações no mundo virtual. Este nível de autenticação não é exigido na grande maioria dos casos.

Além destes mecanismos de segurança, o simples fato de um documento estar armazenado em uma plataforma online já elimina as chances de perda ou extravio no transporte, danos físicos e falsificação de assinatura. 

Validade jurídica

Agora que entendemos o que caracteriza um documento digital e qual seu nível de segurança, é importante esclarecer um último ponto: a validade jurídica.

Desde a aprovação da  Medida Provisória 2.200-2/2001, que instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), ficou garantida a autenticidade, integridade e  validade jurídica dos documentos em forma eletrônica.

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Sendo assim, temos no documento digital uma alternativa eficiente, segura, válida e sustentável. Na Contraktor, você pode assinar e gerenciar todo o fluxo de documentos da sua empresa dentro de uma mesma plataforma. Para testar gratuitamente, basta clicar no botão abaixo:

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