Conheça as boas práticas de gestão de contratos e como implementar na sua empresa!
O que é Gestão de Contratos?
A gestão de contratos engloba uma série de técnicas destinadas a administrar eficazmente todas as fases de um contrato, desde negociações iniciais e discussões sobre variáveis e responsabilidades até a redação das cláusulas finais, a assinatura e a vigência.
Além de acompanhar e facilitar a administração dessas etapas contratuais, a gestão de contratos busca, principalmente, otimizar o uso de recursos, economizando tempo e dinheiro. Existem, em essência, duas abordagens para a gestão de contratos: a manual e a online. De acordo com uma pesquisa da IDC, os colaboradores gastam em média 19 mil dólares por ano em busca de documentos impressos em gavetas e pastas de arquivos. Isso ressalta a grande ineficiência da abordagem feita manualmente.
Em um contexto de gestão de contratos manual, as organizações frequentemente enfrentam desafios consideráveis. Os contratos podem ser perdidos, informações essenciais podem ser difíceis de recuperar e os processos manuais geralmente são demorados e suscetíveis a erros. Portanto, a transição para uma abordagem de gestão de contratos online, com o auxílio de soluções de software como a Contraktor, oferece uma maneira eficaz de superar esses obstáculos, economizar recursos e melhorar a eficiência operacional.
Além disso, pensando no modo manual de gestão de contratos, temos a seguinte situação:
Nesse modo o processo é extenso, lento e improdutivo.
- Inicia-se a negociação;
- Depois, a captação das informações dos representantes legais por e-mail, bem como os dados da contratante e da contratada;
- Então, a criação do documento em um editor de texto;
- A análise das cláusulas, novamente por e-mail;
- A impressão do documento;
- A contratação de um serviço de entrega;
- A assinatura das partes;
- E, por fim, o recebimento do contrato e o arquivamento em gavetas.
Isso porque, em média, os custos com entrega por contrato é de R$25,00, além do reconhecimento de firma, que varia entre R$9 e R$15 por signatário. Sem considerar, ainda, os custos com impressão, que alteram conforme o tamanho e a quantidade de documentos mensal. Mas, só com esse pensamento básico, podemos verificar rapidamente que a falta de gerenciamento correto custa muito muito caro para o caixa da empresa.
Sendo assim, a gestão de contratos online, é, de fato, a melhor solução para reduzir custos nesse processo. Ela acompanha o ciclo de vida da documentação do início ao fim, evitando perda de prazos, extravio e desorganização.
O modo de gestão de contratos online reduz custos, processos e integra equipes. Contudo, não é qualquer empresa que está preparada para encarar esse novo modo de gestão.
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Em resumo, a gestão online segue os seguintes passos:
- Coleta de dados simplificada: tudo começa com a coleta de informações dos signatários, contratante e contratada. Esses dados são obtidos de forma ágil por meio de formulários online, onde as próprias partes envolvidas inserem suas informações.
- Criação centralizada de documentos: em seguida, os dados coletados são utilizados na criação do contrato, tudo dentro de uma única plataforma online. Isso elimina a necessidade de transferir informações entre diferentes sistemas ou departamentos, o que pode causar erros e atrasos.
- Assinaturas eletrônicas descomplicadas: o contrato é então encaminhado para as partes envolvidas para obtenção de assinaturas eletrônicas. Esse processo pode ser realizado com ou sem a necessidade de certificados digitais, tornando-o acessível e conveniente.
- Gerenciamento de contratos simplificado: Após a assinatura, a plataforma de gestão de contratos assume a responsabilidade pelo gerenciamento do contrato. Ela controla prazos, valores a receber e a pagar, proporcionando uma visão abrangente e organizada das obrigações contratuais.
- Armazenamento na nuvem: os contratos são armazenados de forma segura na nuvem, garantindo que estejam facilmente acessíveis a todos os envolvidos, como departamentos Jurídico, Financeiro, Comercial, RH e outros.
Devido à agilidade e eficiência oferecidas pelo processo online, tudo se torna mais econômico, rápido e ágil. Isso é o que qualquer gestor deseja: dados corretos e de fácil acesso para tomar decisões informadas. Entretanto, é importante ressaltar que nem todas as empresas estão preparadas para essa mudança e podem precisar de orientação adequada para adotar essa abordagem de gestão de contratos.
Como implementar uma gestão de contratos eficiente na minha empresa?
Ao dar início ao processo de implementação de uma gestão de contratos eficaz, é fundamental começar com uma análise minuciosa do cenário atual. A gestão de contratos não foge a essa regra. Nesse contexto, é essencial que o responsável pela função realize um mapeamento completo dos contratos existentes e identifique quais deles precisam ser gerenciados.
Para ajudá-lo a compreender esse processo de forma mais clara, elaboramos um checklist que destaca os pontos críticos a serem considerados, a fim de fornecer os melhores dados para que o gestor de contratos tome decisões assertivas:
Checklist para implementar uma gestão de contratos otimizada:
- Centralização de contratos: todos os seus contratos estão consolidados em uma única base de dados?
- Controle de prazos: existe uma planilha de controle que gerencia prazos de vigência e datas de encerramento de contratos?
- Modelos de contratos acessíveis: os modelos de contratos são facilmente acessíveis e estão alinhados com os acordos atuais?
- Acesso universal: todos os membros da equipe têm acesso aos contratos relevantes?
- Dados dos signatários: existe um banco de dados que armazena informações dos principais signatários da empresa, incluindo fornecedores, colaboradores e prestadores de serviço?
- Status de assinaturas: quais contratos já foram assinados e quais estão pendentes de assinatura? Lembre-se de que a assinatura digital não só é juridicamente válida, mas também agiliza o processo.
- Contratos de receita recorrente: quais contratos geram receita de forma recorrente? É importante acompanhar esses contratos de perto, pois o não cumprimento dos valores acordados pode resultar em multas e rescisões indesejadas.
Após uma análise cuidadosa desses aspectos, é hora de reunir a equipe e definir as principais ações e prioridades. É essencial compreender se a sua empresa está preparada para realizar essa transformação na gestão de contratos.
Você também deve se questionar sobre os problemas específicos que deseja resolver ao adotar uma gestão de contratos mais eficiente. Seria a perda de prazos, a necessidade de agilizar o processo de assinaturas, o acompanhamento dos valores a pagar e a receber, a melhoria da organização documental ou a otimização da comunicação entre os departamentos?
Essas são perguntas válidas, pois muitos desses problemas podem ser solucionados por meio de uma gestão de contratos online. No entanto, é importante ir além e se perguntar como é possível aumentar a produtividade e elevar ainda mais o nível de eficiência na gestão de contratos.
No que diz respeito ao profissional encarregado da gestão, a precisão é fundamental, pois ele precisará acompanhar todas as fases dos contratos, monitorando eventuais ocorrências relacionadas à execução dos contratos e tomando medidas ágeis para resolvê-las. Portanto, é recomendável que esse profissional possua conhecimento jurídico ou tenha o respaldo de uma equipe jurídica.
Leia também: Gestão de contratos: o manual completo para você entender o que é e como funciona.
Gestão de Contratos na prática
Como exploramos anteriormente, a implementação de novas abordagens na gestão de contratos pode simplificar e aprimorar diversas etapas do processo. Um exemplo notável é a utilização de software especializado, que oferece um acompanhamento digital mais seguro e ágil.
Além das vantagens já mencionadas, um software de gestão de contratos contribui significativamente para a redução dos custos operacionais da empresa. Isso ocorre porque permite o armazenamento digital de todos os arquivos relacionados aos contratos. Além disso, otimiza o monitoramento completo do ciclo de vida de um contrato, desde a negociação inicial até o seu encerramento.
Um aspecto fundamental a considerar é a eficiência proporcionada pela tecnologia na gestão de contratos. Com um software dedicado, a empresa pode desfrutar de fluxos de trabalho automatizados que aceleram o processo de aprovação e revisão de contratos. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz a probabilidade de erros humanos.
Outra vantagem é a capacidade de colaboração aprimorada entre as partes envolvidas no processo contratual. Mesmo com membros da equipe localizados em diferentes locais, a plataforma de gestão de contratos permite o compartilhamento rápido e seguro de documentos e informações, melhorando a comunicação e a colaboração de forma geral.
Com um software de gestão de contratos, o monitoramento e a rastreabilidade se tornam mais precisos. Isso é crucial para garantir que todas as cláusulas e prazos contratados sejam cumpridos corretamente. A plataforma oferece um controle detalhado de prazos, valores a receber e a pagar, proporcionando uma visão clara e atualizada do estado de cada contrato.
Além disso, a capacidade de armazenamento em nuvem facilita o acesso seguro a documentos relevantes a partir de dispositivos móveis. Isso significa que a equipe pode acessar informações críticas a qualquer momento e de qualquer lugar, o que é especialmente vantajoso em um mundo cada vez mais digital e globalizado.
Ao migrar para a gestão eletrônica de documentos, as empresas não apenas economizam em custos de impressão, armazenamento físico e logística, mas também contribuem para a sustentabilidade ambiental. A redução do uso de papel e recursos físicos não apenas economiza dinheiro, mas também demonstra um compromisso com práticas empresariais responsáveis e ecologicamente corretas.
Em conclusão, a gestão de contratos com o auxílio da tecnologia oferece inúmeras vantagens, incluindo maior eficiência, economia de custos, colaboração aprimorada e responsabilidade ambiental. Ao adotar um software de gestão de contratos, as empresas estão bem posicionadas para enfrentar os desafios do ambiente de negócios moderno e prosperar em um cenário cada vez mais digital.
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Principais vantagens!
Depois de entender o que é gestão de contratos e verificar se a sua empresa está preparada para o processo, é hora de analisar se as vantagens da gestão de contratos online fazem sentido para sua empresa. Por conta disso, separei aqui alguns benefícios ao se fazer gestão de contratos:
- Diminui o custo de arquivos impressos consideravelmente;
- Acesso ágil e seguro as informações contratuais importantes;
- É possível também gerenciar outros tipos de documentos dentro do mesmo ambiente digital;
- Utilização da assinatura eletrônica;.
- Gestão adaptável ao seu tipo negócio;
- Assinar e gerenciar contratos de qualquer dispositivo, de qualquer lugar do mundo.
Agora que você já compreendeu a importância do processo de gestão de contratos online, é interessante analisar as possíveis soluções que podem ajudar ainda mais na produtividade da sua equipe de gerenciamento.
Para isso, compartilho aqui uma boa notícia: a plataforma Contraktor é a principal ferramenta de gestão de contratos do mercado hoje e vem revolucionando a gestão de grandes empresas brasileiras. Conheça tudo sobre a plataforma e saiba como integrar seu CRM e ERP com a gestão de contratos online e revolucionar os processos da sua empresa.
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