Tem dúvidas sobre o contrato digital? Confira as principais vantagens de utilizar este documento na sua empresa.
Empresas de diferentes portes e setores vêm deixando para trás os contratos físicos e migrando, cada vez mais, para a utilização de contratos digitais. Os motivos são inúmeros, e vão desde a economia significativa em tempo e dinheiro até questões ambientais, passando por uma série de outros impactos importantes no resultado final do negócio.
Neste artigo, explicaremos o que é um contrato digital e mostraremos alguns dos principais motivos que têm acelerado esta mudança no mundo todo.
Antes de entendermos o que é um contrato digital, vale a pena relembrar a definição de contrato: “pacto entre duas ou mais pessoas, que se obrigam a cumprir o que entre elas foi combinado sob determinadas condições”, ou, de acordo com o Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor: “Um contrato é um acordo de vontades firmado por duas ou mais pessoas, capaz de criar, modificar ou extinguir direitos”.
Assim como a maioria dos aspectos e processos do nosso cotidiano, contratos também vêm sofrendo mudanças, evoluindo, adaptando-se a uma realidade que é cada vez mais digital.
A diferença básica entre um contrato físico e a sua versão digital é que no segundo caso, tanto a elaboração quanto a assinatura e o armazenamento se dão no ambiente digital, dentro de uma mesma plataforma.
A seguir, listamos as cinco principais vantagens de se utilizar o contrato digital em sua empresa:
Este é um ponto em que muitas pessoas ainda têm dúvidas. Por se tratar de algo relativamente novo, é normal que esse questionamento ocorra.
Contratos assinados digitalmente são, na realidade, mais seguros que aqueles assinados de próprio punho, de forma tradicional.
Independente da assinatura digital possuir ou não certificado, ela estará amparada pela legislação brasileira (Medida Provisória 2.200-2/2001) e ainda contará com mecanismos de segurança avançados, como:
É muito comum que ocorram imprevistos em algum momento do ciclo de vida de um contrato físico. Os mais comuns são: fraude/falsificação, extravio, degradação natural do papel com o tempo, e perda (normalmente por problemas na organização, transporte e armazenamento).
Utilizando contratos digitais e uma plataforma adequada para a gestão, praticamente eliminam-se estes riscos. Ou seja, há um ganho importante de segurança e de organização em cada etapa do fluxo destes documentos.
Estima-se que para produção de uma folha de papel A4 sejam necessários 10 litros de água, e que o uso de papel tenha aumentado 400% nos últimos 40 anos em todo o mundo. Além disso, o processo de produção do papel é um dos mais poluentes que existem, liberando quantidades enormes de CO2 na atmosfera.
Com a utilização do contrato digital, além de eliminar este impacto significativo, elimina-se também toda necessidade de transporte dos documentos, reduzindo a zero as emissões decorrentes desta logística.
O impacto financeiro da digitalização dos contratos em uma empresa é perceptível logo que a migração é feita. Além de acabar com os custos de impressão (impressora, tinta, papel) e arquivo físico, elimina-se também o custo com transporte e cartório, uma vez que todo o ciclo de vida do documento passa a ser gerenciado dentro de uma plataforma digital. Como resultado, ocorre uma economia de 97% no custo de cada contrato.
É claro que todos os itens mencionados acima são consequência da implementação de tecnologia. Contudo, neste ponto específico, a palavra-chave é otimização. O ganho de produtividade e agilidade proporcionado pela digitalização é significativo.
Com isso, todo tempo, trabalho e dinheiro economizados no processo podem ser aproveitados na realização de outras tarefas que de fato demandam atenção dos funcionários da empresa, gerando um aumento de produtividade de 60% na equipe.
Os contratos, que no método tradicional levavam cerca de 30 dias para serem efetivados, no método digital levam em torno de 7 dias, e isso ocorre porque a coleta de assinaturas é feita online, permitindo que as partes envolvidas possam assinar de qualquer lugar do mundo, com apenas um clique, a qualquer hora.
Leia também: Como fazer gestão de documentos de maneira simples
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