Os 7 estágios de gerenciamento de contratos

Hoje as empresas buscam praticidade e agilidade nas negociações, sendo necessário que os contratos ajudem a ganhar tempo e não o contrário. Dessa forma, o gerenciamento de contratos assume um papel indispensável na rotina de fechamento de negócios, e uma compreensão abrangente do processo de contratação pode minimizar o tempo gasto em tarefas administrativas e maximizar a estratégia negocial.

Duas pessoas apertando as mãos fechando um contrato

Para evitar qualquer risco nesses acordos e criar relações estratégicas, os contratos podem ser gerenciados por etapas. Neste modelo iremos apresentar as 7 principais:

1.  Preparação do escopo contrato: identifique necessidades, estabeleça metas, defina expectativas e riscos.

Os contratos são documentos juridicamente vinculativos que não devem ser tratados com descaso. Portanto, é importante ser organizado para levantar corretamente as necessidades, os motivos e os objetivos finais de um contratação com um cliente ou fornecedor, sendo o mais transparente possível no escopo do contrato.

Também é preciso definir e evitar riscos neste relacionamento, olhando para qualquer cenário potencial que possa ocorrer ao longo da contratação. Os termos de acordo devem abordar o que acontece se o cliente sair do negócio ou vender a empresa, por exemplo, ou se o fornecedor que teve acesso à informações confidenciais acaba rescindindo o contrato.

Um contrato bem definido garante que cada lado irá obter exatamente o que está expresso no documento. Uma vez que os motivos para a criação estão totalmente estabelecidos, assim é hora de começar a elaborar o contrato.

2. Redação da minuta do contrato

Antes de mais nada, consultar com um advogado é essencial, especialmente na criação do modelo ideal para cada tipo de contratação ou relação. Usar um modelo pré-definido e elaborado por sua equipe jurídica pode ajudar e garantir que todas as informações estejam atualizadas e todas as cláusulas e termos necessários sejam automaticamente inclusas. Templates ou modelos de contratos “emprestados” podem ser uma cilada pois trazem consigo definições que não foram pensadas para a realidade da sua empresa.

Homem digitando contrato em seu notebook

Ao criar os termos do contrato, também é importante prestar atenção na redação, pois qualquer ambiguidade deixa o contrato aberto para mais de uma interpretação, mesmo uma única vírgula. As leis estaduais, municipais e regulatórias também precisam ser levadas em consideração, especialmente se as duas partes estiverem em locais diferentes.

3. Negociação o contrato

A negociação de um contrato começa com o acesso da outra parte aos termos da minuta contratual. Antecipar e pesquisar as necessidades da outra parte antes da conversa simplifica o processo e cria uma base sólida para um relacionamento duradouro.

Usar uma plataforma de gerenciamento de contratos permite que ambas as partes possam visualizar o documento, fazer mudanças e colaborar em tempo real. Os documentos offline podem ser confusos e causar erros caros, e uma única fonte de conversas e contratos resultará em negociações mais rápidas e um contrato com visibilidade para ambos os lados, sem falar na manutenção do histórico das negociações.

4. Aprovação do contrato

Depois que as negociações estiverem concluídas e ambas as partes concordarem, a próxima etapa é a aprovação. Em empresas maiores que precisam de aprovação do gerente ou tem procedimentos de auditoria, todos os requisitos de aprovação precisarão ser atendidos antes de partir para a assinatura

Por exemplo, se a empresa tiver políticas de compras específicas, elas precisarão ser atendidas antes de obter aprovação para o contrato. Em uma plataforma de gerenciamento, isso é tão simples como configurar um fluxo de trabalho. Quem precisa aprovar o contrato recebe uma notificação e pode visualizar, editar e comentar o contrato em tempo real.

5. Execute o Contrato

A assinatura deve ser a parte mais simples de uma contratação: se ambas as partes concordam, a redação é exata, então o próximo passo é simplesmente torná-la oficial.

As partes devem definir se a assinatura será feita na modalidade eletrônica (sem certificado digital) ou na modalidade digital (com certificado digital). Atualmente deve-se evitar a assinatura de documentos de forma física e/ou utilizando os correios, considerando todos os pontos negativos relacionados à este método arcaico (uso de papel, perda de tempo, extravio de documentos e informações, desperdício de recursos, etc… ).

6. Aditivos

Contratos nem sempre ficam estagnados. Revisões e alterações são uma parte comum do ciclo de vida de contratações. As mudanças de acompanhamento e os efeitos para cada parte podem ser confusos, no entanto, esse é outro motivo para implementar um processo confiável, como uma plataforma de gerenciamento para o ciclo de vida dos contratos.

As partes devem ter cuidado para sempre manter o histórico dos aditivos e contratos relacionados conectados entre si, permitindo uma visão macro das renovações ou mesmo de negociações mais complexas como “contratos guarda-chuva”.

7.  Gestão pós vigência – Obrigações, auditoria e renovações

O gerenciamento de contratos não acaba quando a tinta seca. A realização de auditorias regulares assegurará que as obrigações sejam cumpridas e que tudo seja realizado.

É preciso estar alerta aos prazos e renovações, pois  renovações perdidas significam oportunidades perdidas para continuar um relacionamento, ou mesmo prisões contratuais garantidas por multas pesadas.

O gerenciamento de contratos pode ser uma tarefa demorada, mas se feita corretamente, pode ser uma das áreas mais eficientes para a construção de relações comerciais duradouras. Uma plataforma de gerenciamento de contratos simplifica os processos, proporcionando visão de gestão e evitando problemas. Empresas modernas estão recorrendo a plataformas de gerenciamento de contratos para reduzir custos, evitar riscos e aumentar a lucratividade. Você está?