por Francesco Fumagalli
Vivemos em uma era de constantes mudanças. O que era realidade na semana passada pode não fazer mais sentido hoje. Por isso, devemos estar atentos para que possamos participar deste contexto da forma mais consciente possível.
Neste artigo, falaremos sobre a cultura paperless. O termo, do inglês, significa “sem papel”, e está revolucionando a forma como pessoas e empresas lidam com seus documentos e processos.
Origem do termo Paperless
O termo Paperless Office apareceu, pela primeira vez, em um artigo da revista Business Week de 1975. Neste artigo, que foi publicado em um período em que os computadores ganhavam cada vez mais espaço nas empresas, estimou-se que até a década de 1990, todos os registros deixariam de ser feitos em papel e passariam a ser eletrônicos.
A previsão não se confirmou, e foi constatado um aumento do uso de papel neste período.
Foi somente após a virada do milênio, com o avanço das tecnologias digitais e o início de uma conscientização ambiental a nível global, que a cultura paperless de fato começou a aparecer.
Benefícios para as empresas
Hoje, empresas de diversos segmentos estão migrando para um modelo digital, e essa mudança não se dá por acaso. Aderir ao movimento paperless é uma atitude alinhada com a revolução digital que vivemos e também com a urgente necessidade de reduzirmos nosso impacto no meio ambiente.
A seguir, listamos algumas das principais vantagens desta cultura:
- Redução de custos: uma pesquisa da Gartner Inc. estima que 3% do lucro de uma empresa é gasto com papel, impressoras, toners, arquivo, manutenção e armazenamento de documentos. Com a cultura paperless, há uma verdadeira redução de custos, em diversos sentidos.
- Aumento de produtividade: com os documentos centralizados em uma mesma plataforma de gestão, tanto a organização quanto o acesso aos arquivos são otimizados.
- Maior segurança: documentos em ambiente digital são protegidos por criptografia e o acesso é limitado somente a pessoas autorizadas.
- Menos espaço físico: documentos digitais dispensam salas cheias de prateleiras e caixas para armazenar papel, permitindo melhor aproveitamento do seu espaço.
Paperless e o meio ambiente
Além dos benefícios citados acima, que dizem respeito principalmente aos resultados de seu negócio, temos o aspecto ecológico da cultura paperless, que pode ser considerado o mais urgente de todos.
Do início deste ano (2021) até o momento em que este artigo está sendo escrito, foram produzidas 398.694.233 toneladas de papel, segundo o site TheWorldCounts.
Ainda segundo esta fonte:
- 42% de toda madeira extraída no mundo é utilizada na fabricação de papel;
- 324 litros de água são necessários para produzir 1kg de papel;
- 50% do que uma empresa gera de resíduo é papel;
- A produção de papel gera resíduos extremamente tóxicos para a água, o ar e o solo.
Como tornar-se paperless
Todo processo de mudança implica, inicialmente, certa resistência e medo. Nos acostumamos a trabalhar de determinado modo e nos sentimos seguros assim.
Após décadas confiando no papel, nos arquivos, nos carimbos e assinaturas físicas, a migração para um modelo digital pode parecer mais complicada e demorada do que realmente é.
Listamos alguns passos importantes para aderir ao movimento de forma segura e consciente:
- Conscientização de todos os envolvidos: é fundamental que todos na empresa entendam o que de fato mudará e qual o motivo da mudança.
- Planejar as etapas e metas da migração: a mudança não se dá num piscar de olhos. Por isso é tão importante planejar, mapear fluxos, monitorar progressos e estabelecer metas, envolvendo os gestores de cada área da empresa.
- Implementar tecnologia: softwares de gestão, comunicação e armazenamento em nuvem, por exemplo, tornam praticamente todos os processos de uma empresa mais ágeis e transparentes.
- Treinar a equipe: uma equipe capacitada tem muito mais condições de perceber os benefícios da mudança e aderir à nova cultura da organização.
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