Se você está aqui agora, é porque se preocupa com o futuro do nosso planeta. Você está no caminho certo! Descobrir como reduzir o consumo de papel é essencial para preservar o meio ambiente.
No cenário empresarial, que está em constante mudança e evolução, a redução do consumo de papel vai além da economia de recursos. A verdade é que empresas de todos os portes estão reavaliando suas práticas para adaptarem-se a uma abordagem mais sustentável e eficiente.
Nesse contexto, vamos apresentar sete motivos para a redução de consumo de papel nas empresas, explorando como a adoção de práticas mais modernas pode transformar a maneira como as instituições operam e impactam positivamente o meio ambiente.
1. Consciência aliada à tecnologia
Em pesquisa realizada pela AIIM (Association for Information and Image Management), no ano de 2015, foi possível identificar que 40% das empresas têm seus arquivos em papel. Um dos motivos para esse dado é a falta de conhecimento de opções que reduzam ou até mesmo eliminem o uso do papel.
Essa redução é totalmente possível se aliarmos a tecnologia às práticas empresariais. Já existem diversas estratégias para facilitar atividades cotidianas com o uso da tecnologia, como: organização online, pagamento de contas, acesso a finanças, produção de conteúdo, assinatura de documentos através de plataformas digitais, entre outras.
Assim, reduzir o consumo de papel faz com que as pessoas envolvidas se engajem na procura por soluções mais inteligentes e que colaborem com o meio ambiente, o que também colabora para a transformação digital da empresa.
2. Mais economia
Os gastos com a utilização de papel vão muito além da compra e consumo do próprio material. Para imprimir folhas que serão utilizadas poucas vezes, há gastos com tinta para impressora, energia elétrica, material de escritório, entre outros fatores.
Aliás, você já sabe quanto do seu faturamento está indo embora com esses itens? Essas despesas podem comprometer até 20% da receita de uma empresa e, além disso, os documentos físicos gastam até 84% mais do que os documentos digitais, levando em consideração todo o custo com papel, tinta e logística.
A pesquisa da AIIM mostra que metade das empresas estão reduzindo a quantidade de material impresso e apostando na transformação digital, sendo que 11% delas estão fazendo essa transformação de maneira acelerada.
Assim, a redução do uso de papel pode colaborar com a economia financeira da empresa!
3. Sustentabilidade
A sustentabilidade tem tudo a ver com suas escolhas atuais. Por isso, reduzir o consumo de papel é uma forma de se posicionar e almejar por um futuro mais verde e sustentável.
A madeira utilizada para a produção de papel é proveniente de florestas plantadas, mas ainda assim, para produzir uma tonelada de papel são necessárias 2 a 3 toneladas de madeira. Além disso, o processo usa grandes quantidades de água e energia.
Mas não basta apenas dizer que a sua empresa se preocupa com a natureza; é necessário adotar medidas que realmente façam a diferença neste sentido. É preciso, de fato, ajudar o meio ambiente. E se você reduzisse o consumo de papel e transformasse suas transações em digitais? Com certeza você estará fazendo a sua parte!
4. Novas formas de armazenamento
Com a redução do uso de papel, é possível implementar um processo de aceleração digital mais coeso e uma série de ações em relação aos seus documentos antigos, por exemplo.
Em casos de arquivos físicos que precisam ser armazenados por um longo tempo, é muito provável que estes passem por um processo de digitalização e descarte. Assim, se torna viável armazenar documentos em nuvem e iniciar novos documentos e arquivos de maneira digital para seguir com o processo digitalizado.
Essa atualização ajuda na redução do espaço físico ocupado por arquivos e, além disso, auxilia na organização e segurança dos documentos ao armazená-los em nuvem.
5. Mais organização
Se tem uma coisa que o acúmulo de papel traz é a desorganização do ambiente. Mesmo que você organize-os em pastas ou em salas de arquivos, por exemplo, a papelada acaba tomando muito espaço!
Além deste problema, os documentos físicos também podem trazer mais riscos de perder informações importantes, por causa do extravio, deterioração e pelas dificuldades em encontrar arquivos.
Segundo a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), grandes empresas perdem um documento a cada 12 segundos. Como consequência, os funcionários perdem, em média, 2 horas diárias de trabalho apenas procurando contratos, documentos, notas fiscais, dentre outros documentos.
Que tal desburocratizar estes processos e torná-los totalmente digitais, por um PREÇO ACESSÍVEL por mês? Assim, você poderá reduzir o consumo de papel, organizar melhor sua empresa, ter mais agilidade e segurança ao tratar destes documentos importantes.
6. Eficiência operacional
A burocracia associada ao manuseio de documentos em papel é uma barreira para a eficiência operacional. A gestão de contratos digitais oferece a simplificação de processos, reduzindo o tempo necessário para buscar, compartilhar e gerenciar documentos. Essa agilidade possibilita a tomadas de decisões muito mais rápidas, processos internos mais eficientes e uma melhora significativa na relação com contratantes ou fornecedores.
Exemplo prático: Ao adotar uma plataforma de gestão de contratos digitais, as empresas podem automatizar fluxos de trabalho, reduzindo a dependência de processos manuais e acelerando a execução de tarefas.
7. Facilidade na colaboração
Hoje em dia, melhorar a colaboração na gestão de contratos é super importante para o sucesso de uma empresa. Com a implementação da Gestão Eletrônica de Documentos, as equipes podem colaborar de maneira mais eficiente e em tempo real, revisando documentos simultaneamente e realizando edições de maneira cooperativa.
Essas atitudes fortalecem tanto a comunicação interna quanto externa, garantindo à empresa uma vantagem competitiva significativa.
Se uma equipe de um projeto precisa colaborar em documentos, como cronogramas e relatórios, a gestão digital torna possível compartilhar esses acordos de maneira instantânea, facilitando a colaboração, mesmo quando os membros estão fisicamente distantes.
Ao utilizar recursos de edição em tempo real e controle de versões, a equipe pode trabalhar de forma coesa, garantindo que todos estejam na mesma página.
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Não estamos apenas simplificando a assinatura de contratos; estamos transformando a maneira como as empresas gerenciam seus documentos importantes. Nossa plataforma é pensada para proporcionar eficiência, segurança e agilidade em todo o ciclo de vida do contrato (CLM). Desde a criação até a assinatura e o arquivamento, a Contraktor oferece uma solução abrangente para empresas de todos os tamanhos.
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