por Francesco Fumagalli

Quais as vantagens do DTM?

É sabido que a digitalização de processos traz vantagens competitivas para uma empresa, independente do porte ou setor. A seguir, veremos os principais benefícios da Gestão de Transações Digitais:

• Agilidade: com a automação de todo o ciclo de vida de um documento, desde a elaboração e assinatura até eventuais transações financeiras, elimina-se a burocracia, aumentando eficiência e produtividade.
• Redução de custos: custos de impressão, logística, cartório e arquivamento são eliminados, uma vez que todo trâmite se dá no ambiente eletrônico.
• Colaboração: como os documentos ficam localizados na nuvem, diferentes participantes de um contrato podem acessá-lo de locais diferentes, bastando haver um dispositivo com conexão à internet.
• Segurança: o meio eletrônico confere ainda mais segurança para transações baseadas em documentos, graças a códigos criptográficos, dados da máquina, carimbo do tempo e outros mecanismos avançados de proteção. Além disso, o risco de fraude e extravio diminui de forma significativa.
• Validade jurídica: graças à assinatura eletrônica, as transações digitais que envolvem documentos estão amparadas por lei e possuem validade jurídica.

BÔNUS – Guia Prático: Do papel à gestão de contratos digitais

Como aplicar na sua empresa?

Agora que temos uma ideia do impacto que a digitalização e automação de transações pode ter em um negócio, pode surgir a pergunta: por onde começar a mudança na minha empresa?

De acordo com um estudo feito pela empresa Aragon Research, existem três etapas que podem tornar essa transição mais segura e efetiva:

1. Mapear fluxos: é fundamental entender o fluxo de documentos de cada área. Sua empresa pode começar fazendo a gestão simples dos processos que  envolvem clientes e colaboradores.
2. Escolher a ferramenta: certifique-se de que ela atende aos padrões de segurança no gerenciamento e armazenamentos dos seus dados.
3. Expandir: uma vez implementada a gestão simples de documentos, é hora de expandir para outras áreas da empresa que também possam se beneficiar dessa otimização (marketing, financeiro, vendas etc) e iniciar uma gestão avançada, que automatiza todo o ciclo de vida dos documentos e pode ser integrada a outras ferramentas que a empresa já utiliza.