O fim do vai e vem de documentos

BrasilCap acabou com vai e vem de documentos e digitalizou seus processos com a Contraktor

Bancário

Setor

Rio de Janeiro

Localidade

Enterprise

Plano contratato

13,4

Milhões de clientes

Como a Brasilcap minimizou riscos usando a assinatura digital de documentos

Referência quando o assunto é título de capitalização, a Brasilcap atua há 25 anos realizando planos e sonhos de 13,4 milhões de clientes. Por ser uma marca do Banco do Brasil, sempre buscou viabilizar seus produtos a todos os brasileiros, gerando oportunidades sem distinções. O que ocorreu, mesmo com inúmeros desafios, como a gestão do altíssimo volume de contratos físicos.

No entanto, manter a organização dos dados de milhões de pessoas, sem interferir na aquisição de novos negócios, tornou-se uma dor ao longo dos anos. A experiência dos clientes e a relação com fornecedores também era uma preocupação.

Responsável por uma significativa movimentação de um bem natural tão importante como o carvão, a Copelmi está diariamente diante de demandas que exigem uma gestão de contratos eficiente. Atualmente, a empresa lida com documentos em todos os setores, em especial, na prestação de serviços e em locações.

90%

economia

de papel, logística e acabamento finaceiro e acústico

200

novos contratos

número de celebrações contratuais em apenas 15 minutos usando a Contraktor

10

minutos

é o tempo médio para a formalização de contratos entre fornecedores e clientes

O problema da gestão ineficaz de documentos

Zelar por milhões de documentos, que significavam milhões de sonhos, era uma tarefa complicada para a Brasilcap. Etapas da gestão de contratos, como: impressões, envio e armazenamento dos documentos físicos, geravam uma alta demanda de tempo e custos para a empresa. Segundo Valnir Junior, da equipe de Escritório de Projetos e Governança :

“Perdíamos muito tempo com o ‘vai e vem’ de documentos e isso gerava um certo desconforto com o fornecedor.”

Preocupados com a relação delicada que tinham com fornecedores e clientes, os profissionais do setor jurídico da Brasilcap iniciaram uma busca por soluções que reduzissem os riscos de perda e vazamento de informações contratuais, altos custos com o ciclo de vida dos contratos físicos e o extenso tempo para fechar negócios com clientes e fornecedores. A redução de processos era fundamental, para impactar positivamente nas métricas de relacionamento. Foi, então, que a Brasilcap conheceu a Contraktor.

Como a Brasilcap solucionou o problema?

A constante busca por aprimorar o fluxo de contratos levou a Brasilcap e conhecer a Contraktor. Funcionalidades da ferramenta, como: armazenamento de documentos na nuvem, centralização de etapas em um único ambiente, categorização de equipes e envio de contratos por e-mail para efetivar as assinaturas digital e eletrônica, atraíram a Brasilcap, pois seriam as soluções para os principais desafios que vinha enfrentando.

Então, com apenas 8 meses de uso, a equipe do Valnir Junior começou a sentir diferenças expressivas na rotina. Segundo ele:

“Agora, os documentos podem ser assinados com alguns cliques, em tempo real e com a segurança necessária”, afirma. “E não há nenhum exagero quando falamos em ‘tempo real’”.

Um dos destaques para toda a equipe foi a possibilidade de assinar contratos via celular, pois, o mesmo tempo que antes era voltado a enfrentar filas em cartórios, poderia ser utilizado para assinar dezenas de documentos na palma da mão. O tempo gasto com essa tarefa foi reduzido em cerca de 90%.

“Estamos conquistando velocidade na negociação, reduzindo custos, colaborando com o meio ambiente. A Companhia está se adequando ao mundo digital e se comprometendo mais com o meio ambiente e isso é muito positivo”

Valnir Junior

Os riscos de fraudes e insegurança com milhares de contratos físicos, enviados em meios de transporte terceirizados deixaram de existir, tornando as operações seguras, ajudando a Brasilcap a aumentar o nível de confiabilidade com clientes e fornecedores.

O time de Compras e Facilities também foi beneficiado pela gestão digital de contratos. Na visão de Raquel Silva:

“Antes da assinatura eletrônica, dependíamos da disponibilidade do fornecedor para vir buscar as vias do contrato ou tínhamos custo para enviá-lo via Correio. Agora conseguimos assinar os contratos no mesmo dia”

Já o Jurídico da Brasilcap passou a centralizar todas as etapas do processo de elaboração de finalização dos documentos. Assim, as Minutas de Contrato não precisam ser feitas pelas áreas.

Em uma divulgação na intranet da empresa, voltada a compartilhar as boas novas com as equipes, a colaboradora Djenane Filuszteck comentou:

“O processo de assinatura de contrato sempre foi muito extenso e doloroso aqui na Brasilcap. A experiência de assinar um contrato digitalmente foi muito diferente: ágil do início ao fim. A inovação já está acontecendo!”

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