Contract Lifecycle Management
De forma desburocratizada e disruptiva, o CLM surgiu como um novo meio de gerenciador de contratos, agora de uma maneira mais prática, segura, transparente e acessível. Monitorar documentos fica muito mais fácil com um gerenciamento de ciclo de vida do contrato digital.
O que é CLM?
O gerenciamento do ciclo de vida do contrato é um processo que gerencia todo o ciclo de vida de um contrato, desde sua criação até sua expiração. O CLM envolve a criação, o armazenamento, o gerenciamento e o rastreamento de contratos, bem como o monitoramento de seus termos e condições.
Quando falamos de um ambiente de negócios cada vez mais regulamentado, o gerenciamento efetivo de contratos é essencial para garantir que as empresas cumpram seus compromissos contratuais e evitem riscos legais e financeiros. O CLM ajuda as empresas a gerenciar melhor seus contratos e garantir o cumprimento de suas obrigações contratuais.
Como o CLM funciona?
Vamos começar falando dos primeiros passos. Antes de tudo, o processo começa com a criação do contrato. Isso envolve a definição dos termos e condições do documento, incluindo prazos, pagamentos e outras obrigações. Uma vez criado, o contrato é armazenado em um sistema de gerenciamento, onde pode ser facilmente acessado e rastreado. O CLM protege os documentos e torna mais prático e efetivo o acompanhamento dos mesmos ao longo de seu ciclo.
Logo em seguida, o contrato é gerenciado durante sua vigência, garantindo que todas as partes cumpram seus compromissos contratuais. Isso pode incluir o monitoramento de prazos de pagamento, renovações automáticas ou notificação de término. É nesta parte que verifica-se as obrigatoriedades colocadas no documento, como pagamentos, prazos e outras agendas, evitando perdas, multas e outras violações do acordo.
Finalmente, quando o contrato chega ao seu término, é feita uma avaliação completa para garantir que todas as obrigações tenham sido cumpridas e que não existam pendências e o documento é arquivado para referência futura.
Será que sua empresa deveria ter um CLM?
Como ressaltamos antes, o CLM oferece vários benefícios para as empresas que o utilizam. Em primeiro lugar, ele ajuda a garantir que todas as partes cumpram suas obrigações contratuais, evitando assim possíveis litígios legais e financeiros. Ele também ajuda as empresas a gerenciar melhor suas finanças, monitorando prazos de pagamento e outros compromissos financeiros.
Além disso, o CLM pode ajudar as empresas a tomar decisões mais informadas gerenciando todas as fases do contrato e fornecendo informações sobre documentos anteriores e atuais. De antemão, isso pode ajudar as organizações a negociar melhores termos para contratos futuros.
Muitas empresas ainda não utilizam o CLM, isso pode ser devido a uma falta de compreensão sobre como o processo funciona ou porque eles não têm os recursos para implementá-lo. No entanto, com a tecnologia atual disponível, o CLM é mais acessível do que nunca.
Benefícios e facilidades do CLM na sua organização
Se você ainda não utiliza uma plataforma de CLM em sua empresa, aqui estão algumas razões pelas quais você deve considerar implementá-lo:
- Redução de riscos: o CLM ajuda a garantir que todas as obrigações contratuais sejam cumpridas, reduzindo o risco de litígios legais e financeiros.
- Eficiência: com o gerenciamento do ciclo de vida de contratos, todos os seus documentos são armazenados em um único sistema, tornando mais fácil localizá-los e gerenciá-los. Isso pode economizar tempo e aumentar a eficiência em sua empresa.
- Melhores decisões: com o CLM, você tem acesso a informações sobre contratos anteriores e atuais, permitindo que você tome decisões mais informadas e negocie melhores termos para contratos futuros.
- Transparência: o processo de gerenciamento de contratos fica mais transparente com o CLM, permitindo que todas as partes envolvidas tenham acesso aos mesmos documentos e informações, tornando a comunicação mais segura, honesta e confiável.
- Economia de custos: antes de mais nada, com o CLM, você pode evitar pagamentos tardios ou multas por não cumprir as obrigações contratuais, economizando dinheiro para sua empresa.
- Padronização: os contratos seguirão um padrão de qualidade, acessibilidade e formatação, para otimizar os processos de negociações.
- Controle constante: é possível acompanhar constantemente os documentos e suas alterações, sabendo em tempo real quando um contrato foi ou não assinado, acompanhando pagamentos e outras atividades contratuais.
- Aumento de produtividade e eficiência: com a facilidade do gerenciador de contrato digital, as equipes de trabalho não precisam mais perder tanto tempo com as diversas burocracias arcaicas de atividades contratuais, o que gera um aumento da produtividade na cadeia de trabalho. o Contract Lifecycle Management ajuda a empresa a automatizar e agilizar muitos aspectos do processo de contrato, incluindo a criação de contratos padrão, a revisão e aprovação eletrônica de contratos e o acompanhamento automático dos prazos de vencimento.
- Armazenamento único e prático: o CLM é descomplicado, as informações contratuais ficam centralizadas em um único local, tornando a procura por documentos específicos mais ágil e objetiva.
- Facilidade no rastreamento de contratos: no meio digital, em poucos passos é possível encontrar aquele arquivo “perdido”. As plataformas de CLM também contam com a facilidade de rastrear contratos, cláusulas e outros detalhes que antes tomavam tempo de trabalho.
- Automatização dos processos: desde a concepção do contrato até às negociações, os processos dentro do CLM são automatizados, evitando que a equipe tenha tarefas muito repetitivas e mitiga consideravelmente possíveis riscos.
- Redução de riscos: o CLM ajuda a empresa a identificar os riscos associados aos contratos e a tomar medidas para reduzi-los. Isso pode incluir a identificação de cláusulas onerosas, a negociação de termos mais favoráveis e a garantia de que o contrato está em conformidade com as leis e regulamentações.
- Melhoria da visibilidade: quando falamos de gerenciador de contratos, é importante frisar que ele pode fornecer também à empresa uma visão mais clara de todos os contratos em vigor, incluindo seus termos e condições, o que facilita o trabalho de quem é encarregado pelas documentações.
Em resumo, o CLM é um processo essencial para garantir que as empresas cumpram seus compromissos contratuais, evitem ameaças legais e financeiras e tomem decisões mais informadas para o futuro.
Se você ainda não utiliza o CLM em sua empresa, é hora de considerar implementá-lo em sua organização para obter todos os benefícios que citamos. A tecnologia do CLM pode ajudar a aumentar a eficiência e a transparência em sua empresa, aumentar a segurança das negociações e otimizar a criação e o gerenciamento de contratos.
Como utilizar um CLM?
A maioria das plataformas de CLM apresentam opções de planos de acordo com a demanda da sua empresa. Estes planos permitem que as equipes jurídicas e de negócios gerenciem contratos com eficiência em todas as etapas e reduzam o trabalho manual. Desde planos mais básicos, até planos mais robustos, é sempre importante escolher aquele que melhor se encaixa nos padrões da sua organização e das necessidades dela.
Para começar a utilizar um CLM, basta contratar este serviço de gerenciamento de contratos de uma plataforma de confiança. A Contraktor foi criada e desenvolvida justamente para este fim. Com ela é possível criar, gerenciar, fiscalizar, alterar contratos e armazená-los em nuvem. Você pode dar adeus ao papel na sua rotina e focar apenas em documentos digitais.
Na Contraktor, você tem mais rapidez, segurança e validade jurídica na hora de administrar seus contratos. Além disso, é possível monitorar prazos contratuais e armazenar documentos com segurança, através da criptografia de dados.
A integração de dados ocorre de maneira inteligente e tecnológica, facilitando seu trabalho na hora de rastrear documentos e dando a possibilidade de você gerenciar tudo em apenas um só lugar.
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