Se você já está por dentro das novas tecnologias de gerenciamento de contratos, já sabe o que é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Entretanto, se você ainda não se inteirou do assunto, vamos explorar neste artigo o conceito de GED e a forma mais prática de implementá-la no seu negócio.
É importante frisar que a GED existe para empresas de todos os tamanhos, justamente para facilitar processos contratuais e otimizar tempo. Continue lendo este material e tenha um entendimento claro de algumas etapas essenciais para uma aplicação de GED bem-sucedida.
Entenda o que é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é o processo usado para criar, rastrear, armazenar, assinar e monitorar documentos digitais, tornando dispensável o uso de papel e locais físicos de armazenamento.
Sendo assim, a GED pode fazer uma empresa economizar muito tempo e dinheiro, já que ela fornece segurança de documentos, controle de acesso, armazenamento centralizado, trilhas de auditoria, pesquisas e recuperação simplificadas, tudo de forma digital.
O armazenamento de documentos em papel pode exigir um espaço físico significativo, enquanto uma plataforma de GED pode integrar documentos diferentes para maior controle, acesso e eficiência de processos.
A Gestão Eletrônica de Documentos oferece vantagens em termos de proteção de dados, governança e menor custo operacional. Além disso, a gestão adequada dos contratos aumenta significativamente a produtividade de uma organização, fazendo com que seus colaboradores economizem o tempo gasto em burocracias contratuais e foquem na administração facilitada e digital de acordos.
Por que empresas deveriam utilizar um software de Gestão Eletrônica de Documentos? (GED)
Cada vez mais, inúmeras organizações estão aderindo a tecnologias aliadas a operações empresariais. Quando falamos da administração de documentos, não é diferente. Hoje, as necessidades mudaram, e os métodos de armazenamento, criação e monitoramento de contratos também! Com o surgimento de softwares de Gestão Eletrônica de Documentos, tudo ficou mais fácil, prático e rápido.
Um software de GED é um sistema de gerenciamento usado para construir, conservar, organizar e recuperar documentos em diversos formatos. As plataformas de Gestão Eletrônica de Documentos vem com recursos que permitem aos usuários rastrear e gerenciar contratos comerciais em um banco de dados centralizado. O software armazena digitalmente documentos originais, com respaldo jurídico e com segurança redobrada.
Empresas de todos os tamanhos e setores estão constantemente buscando maneiras de aprimorar a eficiência e a produtividade de suas operações contratuais, e por isso é tão importante para um negócio utilizar um software de Gestão Eletrônica de Documentos, que oferece inúmeros benefícios para a administração corporativa.
Aqui estão mais algumas razões pelas quais as empresas deveriam adotar uma solução de GED:
Organização e acesso simplificado
Um software de Gestão Eletrônica de Documentos aumenta a eficiência eliminando a desordem de gestões físicas e melhorando a acessibilidade aos documentos, já que os acessos são feitos online. Esta abordagem simplificada à gestão de documentos permite que as empresas acessem as informações que necessitam de forma rápida e fácil, melhorando a produtividade da empresa. A digitalização de documentos também reduz o risco de extravio ou perda de arquivos importantes, garantindo o bom funcionamento do seu negócio.
Sem necessidade de espaço e material físico
Com as tecnologias advindas do século XXI, as empresas estão em constante evolução, do físico para o digital. Mudar a forma de armazenamento e geração de documentos, passando do papel para o digital, agiliza processos – que antes eram burocráticos – e elimina a necessidade de espaço físico e papeladas intermináveis.
Segurança e integridade dos documentos
Os dados e informações de uma organização podem ser bastante sensíveis, por isso precisam ser protegidos de forma adequada. É muito mais difícil obter controle total e segurança completa com um sistema de armazenamento baseado em papel, por isso, a melhor opção para uma empresa é utilizar um software de Gestão Eletrônica de Documentos.
Com recursos de segurança avançados, como criptografia e controle de acesso, os softwares de GED garantem a confidencialidade e integridade dos documentos. Em suma, isso evita perdas, extravios ou acesso não autorizado aos dados sensíveis contidos nos acordos.
Colaboração proativa
Sua empresa não apenas economiza um tempo valioso utilizando uma plataforma de GED, como também melhora a qualidade dos documentos. Além disso, os funcionários têm mais tempo, podem comunicar mais facilmente sobre a validação de um documento e assegurar informações importantes graças às funções integradas de comentários e relatórios.
Em suma, há menos riscos de erros nos contratos, já que a gestão de documentos é padronizada e otimizada, enquanto os colaboradores podem aproveitar melhor este tempo “livre” para serem mais produtivos ou concentrarem-se em outras tarefas do seu negócio.
Cumprimento de normas e regulamentos
Os softwares de GED são desenvolvidos considerando padrões regulatórios, então documentos digitais possuem validade jurídica, bem como assinaturas digitais. Assim, auxiliam na conformidade com legislações específicas do setor e local, garantindo o cumprimento de normas e evitando possíveis penalidades.
Automatização de processos
Com um software de GED, é possível automatizar tarefas específicas, reduzindo o tempo gasto com tarefas manuais e repetitivas. Os funcionários têm seu tempo otimizado, logo podem comunicar mais facilmente sobre a validação de um documento graças às funções integradas dentro das plataformas de gestão de contratos. Tudo isso aumenta a eficiência operacional e minimiza erros humanos dentro da organização.
Análises, auditorias e relatórios
Realizar auditorias para verificar a qualidade dos dados é tão importante quanto auditar os dados financeiros e o desempenho da sua empresa. Ao realizar auditorias regulares de documentos, você pode garantir que os dados necessários circulem por toda a organização em conformidade com o que foi solicitado.
Um processo bem definido de comunicação e monitorização de dados também é de grande importância para garantir a qualidade dos contratos. Softwares de Gestão Eletrônica de Documentos são ideais para manter todas as informações significativas registradas e documentadas, bem como atividades regulares de monitoramento e relatórios que melhoram a tomada de decisões geral e trazem novos insights.
Depois de implementar um sistema de gerenciamento de contratos, você poderá verificar as informações registradas na plataforma para mitigar erros e eliminar riscos. Isso garante um processo de melhoria contínua, tanto dos acordos, quanto na comunicação entre as partes envolvidas no contrato.
Melhora na comunicação e atendimento
Ao utilizar uma solução eficiente de Gestão Eletrônica de Documentos, é possível manter uma comunicação eficiente com as partes envolvidas no contrato, bem como melhorar o atendimento de clientes da sua empresa. Isso porque um software de GED facilita o acompanhamento de um contrato, permitindo que os envolvidos acompanhem o documento simultaneamente de qualquer lugar. Contratar uma plataforma de GED é também investir em uma boa relação com seus clientes e fornecedores.
Implemente a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) na sua empresa de maneira prática e ágil
A modernização e a adesão às novas tecnologias é fundamental para a competitividade e eficiência de um negócio. Nesse contexto, a implementação da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) surge como um diferencial significativo para a organização que o implementa.
Ao promover a praticidade, agilidade e segurança no gerenciamento de informações vitais, a GED não apenas simplifica a rotina documental, mas também impulsiona a produtividade e a capacidade de resposta das empresas.
Saiba como implementar a GED de forma acessível e eficaz na sua empresa:
1. Avalie as necessidades da empresa e defina objetivos claros
O primeiro passo para implementar uma boa Gestão Eletrônica de Documentos de maneira prática e ágil é entendendo as necessidades específicas da sua empresa. Avalie os processos existentes de gerenciamento de contratos, identifique áreas de melhoria e estabeleça metas claras para a implementação da GED.
Isso pode incluir a redução do uso de papel (ou, de preferência, a eliminação deste material), a melhoria da eficiência no acesso aos documentos ou o aprimoramento da segurança das informações. Tudo isso fica mais fácil ao utilizar um software de GED, que automatiza vários processos e ainda economiza tempo e recursos nas operações contratuais.
2. Escolha a ferramenta de GED adequada
Com base nas necessidades que você identificou no seu negócio, selecione uma plataforma de GED que atenda aos requisitos da sua empresa. Existem diversas opções no mercado, cada uma com suas características específicas, mas é importante sempre analisar cuidadosamente qual se encaixa melhor com o perfil da sua organização.
Considere aspectos como facilidade de uso, recursos de segurança, capacidade de armazenamento, centralização de informações e preços justos ao escolher a solução mais adequada. A Contraktor é uma excelente opção para empresas que desejam unir praticidade, custo-benefício e agilidade!
3. Digitalize e classifique os documentos existentes
Para iniciar o processo de transição para a GED, é necessário digitalizar os documentos físicos existentes. Este momento é crucial, pois é a hora de sair do papel e migrar para o digital.
Pensando em funcionalidade, é importante criar um sistema de classificação lógico para esses documentos digitalizados, tornando mais fácil localizá-los posteriormente. Isso pode incluir categorias, tags, metadados ou outras formas de organização que sejam relevantes para a sua empresa.
4. Treine a equipe e promova a cultura do uso da GED
A implementação bem-sucedida da GED depende significativamente da aceitação e adoção da metodologia por parte da equipe. Você pode realizar treinamentos práticos para garantir que todos os funcionários compreendam como usar a ferramenta de GED, incluindo como digitalizar, armazenar, recuperar e compartilhar documentos de forma eficaz.
Além disso, lembre-se de promover e incentivar a cultura de uso da Gestão Eletrônica de Documentos na sua empresa, sempre levantando os benefícios que ela traz, como maior eficiência, menor tempo gasto na busca por termos de contratos e maior segurança.
5. Estabeleça políticas de segurança e backup
Hoje, apenas armazenar documentos em computadores tradicionais não garante necessariamente que o backup deles esteja sendo feito de forma correta. Todos os arquivos salvos podem ser perdidos devido a uma falha do sistema, por isso, é importante utilizar softwares de Gestão Eletrônica de Documentos que salvem seus arquivos e dados na nuvem, garantindo que os acordos tenham um backup adequado e possam ser recuperados a qualquer momento.
Implementar a Gestão Eletrônica de Documentos de maneira prática requer um planejamento cuidadoso, envolvimento da equipe e a escolha da ferramenta adequada. Com uma implementação bem executada, sua empresa poderá colher os benefícios da GED, melhorando significativamente seus processos de gerenciamento de documentos.
Contrate uma plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) completa e segura
Um dos pontos que frisamos para a implementação da GED dentro de uma organização é a escolha certeira de uma plataforma para realizar este gerenciamento. A Contraktor é uma solução completa e confiável, feita para negócios que buscam uma Gestão Eletrônica de Documentos eficiente e segura.
Oferecendo uma plataforma robusta e intuitiva, a Contraktor é a escolha ideal para otimizar os processos contratuais, permitindo uma transição tranquila do papel para o digital. Com a Contraktor, sua empresa pode simplificar fluxos de trabalho, economizar recursos valiosos, eliminar a dependência de papel e agilizar o tempo de resposta em todas as etapas do ciclo de vida dos contratos (CLM).
Ao contratar a plataforma da Contraktor, sua empresa terá acesso a uma variedade de recursos e ferramentas projetadas para aprimorar a gestão documental. Nosso software oferece um ambiente seguro para armazenamento e organização de acordos, permitindo que os usuários acessem, compartilhem e colaborem em tempo real. Além disso, a Contraktor simplifica a assinatura digital, agilizando o processo de obtenção de autorizações e reduzindo consideravelmente o tempo necessário para finalizar acordos.
Elimine de vez a necessidade de papel e comece a lidar com os contratos da sua empresa em um ambiente virtual e seguro, com a Contraktor!
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