Assim como as assinaturas digitais, o contrato digital compõe o leque de ferramentas tecnológicas que podem auxiliar instituições de ensino em toda a jornada do aluno dentro ou fora da sala de aula.
É fato: a transformação digital ganhou força desde 2020 com a pandemia do novo coronavírus. Alunos, professores e outros colaboradores das instituições, todos precisaram se adaptar à realidade do ensino à distância e do trabalho remoto.
Na área da educação, a digitalização já acelera e otimiza desde processos de matrículas e rematrículas e emissão de diplomas digitais, até contratações de professores e fornecedores, entre outros trâmites. Portanto, graças aos documentos digitais, as “papeladas” institucionais são criadas e formalizadas em ambiente virtual, o que facilita muito a vida de quem precisa resolver essas demandas com apenas um clique.
Então, se você faz parte de uma escola, curso preparatório, universidade, escola de línguas ou qualquer outra instituição de ensino, esse artigo vai te ajudar a entender a função do contrato digital e quais são as principais vantagens do documento para a área da educação.
Confira alguns temas que você verá por aqui:
- O que é contrato digital?
- Principais vantagens do contrato digital na educação
- Gestão de contratos digitais: como funciona?
O que é um contrato digital?
O contrato digital funciona como qualquer outro, conforme estabelecido no Código Civil brasileiro, que considera um contrato como uma formalização de acordo entre partes, sendo que os envolvidos precisam conhecer e concordar totalmente com os termos estabelecidos.
Em outras palavras, um contrato digital é a mesma coisa que o contrato tradicional, porém, é um documento que tramita 100% em ambiente digital. Isso significa que este tipo de contrato deve ser elaborado no meio eletrônico, ser assinado e também armazenado digitalmente.
Graças à Medida Provisória 2.200-2, de 2001, documentos em forma eletrônica podem ser assinados de maneira online, com a mesma validade jurídica de um documento assinado à mão no papel impresso. Ou seja, além da facilidade de ser assinado atráves de um computador, smartphone ou tablet, um contrato digital possui o mesmo valor legal do documento físico.
Principais vantagens do contrato digital na educação
O uso do contrato digital vai além da digitalização do processo que, tradicionalmente, costuma ser lento e burocrático. Veja os principais benefícios desse documento para instituições de ensino:
Organização
Arquivar documentos impressos costuma causar prejuízos, como desorganização, acúmulo de papel no espaço físico e perda ou extravio de documentações importantes. A utilização do contrato digital, por outro lado, traz mais organização neste sentido, visto que o armazenamento dos documentos acontece na nuvem, ou seja, em ambiente online.
Através de uma plataforma como a Contraktor, você consegue armazenar e encontrar arquivos da sua instituição com mais facilidade, pois estes ficam organizados na ferramenta e você pode encontrá-los a partir de filtros inteligentes.
Redução de custos
Você já parou para refletir quanto dinheiro sua instituição de ensino gasta com pilhas de papéis e tinta para impressão? Sem contar custos com cartório, motoboy, entre outros.
Nesse sentido, por conta do seu processo 100% virtual, o contrato digital contribui (e muito) com a redução de custos. Afinal, basta um dispositivo eletrônico e alguns cliques para criar, formalizar e armazenar um documento!
Mais segurança
Você sabia que um contrato digital é mais seguro que o contrato físico? Por meio da assinatura digital, normalmente utilizada para validar esse tipo de documento, todas as informações importantes que constam no contrato são autenticadas por um processo de alto nível de segurança, com criptografia, que evita que terceiros tenham acesso a esses dados. Essa forma de assinar documentos pode ser feita com plataformas totalmente seguras, como a Contraktor.
Agilidade e Produtividade
A rapidez do fluxo do contrato digital consequentemente possibilita a produtividade entre os colaboradores de escolas, cursos e outras instituições de ensino.
Estima-se que a média de tempo para se ter um contrato digital assinado por todas as partes é de 20 horas, o que vai ao encontro do tempo que se leva para assinar contratos físicos, que leva cerca de 7 dias! Desta forma, o tempo que antes era gasto com processos burocráticos agora pode ser melhor aproveitado em outras atividades importantes e produtivas.
Gestão de contratos digitais: como funciona?
A gestão de contratos digitais oferece, em suma, a digitalização de todas as etapas do ciclo de vida dos contratos. Todo o processo é feito através de uma plataforma digital. Atualmente, o mercado conta muitas dessas plataformas, conhecidas também como Autoridades Certificadoras; e a Contraktor é uma delas.
O usuário pode criar, editar, revisar, enviar e armazenar documentos em um único software, eliminando a descentralização de dados.
Veja um exemplo prático que poderia ser aplicado no período de matrículas e rematrículas:
- Sua instituição de ensino enviaria o contrato ao responsável (aluno ou pai/mãe do aluno), através de um e-mail, por exemplo.
- O responsável recebe o contrato, pelo computador ou celular, abre o arquivo e clica no botão para assinar.
- A partir disso, o contrato de matrícula ou rematrícula será aberto na tela, para que o responsável confira os dados e termos.
- Se estiver tudo certo, basta clicar em assinar e, então, inserir os dados solicitados, para garantir autenticação e segurança.
- Ao seguir o passo a passo corretamente, o documento estará assinado e válido. Muito prático e rápido!
Já pensou em facilitar mais processos como esse? Além da agilidade e segurança, utilizar uma tecnologia para lidar com documentos é sinônimo de credibilidade da sua instituição de ensino.
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