Gestão de documentos: muito além da assinatura digital.

No mundo empresarial atual, a gestão de documentos e contratos é essencial para garantir que os acordos sejam legalmente vinculativos, precisos e atualizados.

É importante começar frisando que a gestão de documentos e contratos vai muito além de apenas obter uma assinatura digital. A gestão de documentos digitais envolve um conjunto complexo de processos que precisam ser seguidos para garantir que os acordos sejam devidamente executados e gerenciados ao longo de seu ciclo de vida. O primeiro passo na gestão de contratos é a criação do próprio documento digital. Isso inclui identificar as partes envolvidas, definir o escopo de trabalho e estabelecer os termos e condições do acordo. Em muitos casos, as empresas usam modelos de contrato pré-construídos para simplificar o processo de criação. No entanto, é importante garantir que esses modelos sejam juridicamente sólidos e cumpram quaisquer leis e regulamentações relevantes.

Entenda como funciona a gestão de contratos

A gestão de contratos é o processo de gerenciamento de acordos, feita digitalmente através da internet e de plataformas de CLM (gerenciamento do ciclo de vida do contrato). O gerenciamento de documentos cuida desde a criação do contrato até à sua execução pela parte escolhida, e à eventual rescisão do mesmo. As principais atividades da gestão de contratos envolvem a análise de desempenho em relação aos termos do acordo para maximizar o desempenho operacional e financeiro e para identificar e mitigar riscos decorrentes do descumprimento dos termos apresentados no documento.

Como falamos ali em cima, o primeiro passo para a gestão de contratos é a criação deles através da plataforma escolhida. Depois que o contrato foi criado, ele deve ser revisado e aprovado por todas as partes envolvidas, o que geralmente envolve um processo de negociação em que cada parte pode sugerir alterações ou emendas ao contrato original. É crucial ter um processo claro e transparente para revisar e aprovar contratos para garantir que todas as partes estejam de acordo e que o documento final seja legalmente vinculativo.

Com a gestão de contratos, é possível criar e administrar documentos, elaborar contratos específicos do zero, acompanhar prazos, vigências e assinaturas do acordo, controlar e personalizar documentos e muito mais. Esta é a forma mais simples e acessível de gerenciar seus contratos, em um local centralizado, com informações sempre à mão e com dados protegidos.

Empresas que querem otimizar tempo e economizar dinheiro com mão de obra, devem começar a aderir às plataformas de gestão de contratos. Além de poupar tempo de trabalho e aumentar a produtividade da empresa, o gerenciamento digital de contratos é o futuro – que já chegou. Menos burocracias, menos papéis gastos e menos tempo “perdido” com a elaboração manual e complexa de documentos.

Mais do que assinatura digital, a gestão de contratos pode ser um passo importante para a sua empresa

Após a aprovação do contrato, ele deve ser executado por todas as partes envolvidas, ou seja, os participantes do acordo devem aprovar e assinar seus documentos digitalmente. Embora a assinatura digital seja um componente crucial desse processo, é importante garantir que o processo de assinatura seja seguro e esteja em conformidade com as leis locais.

É imprescindível ir além da assinatura digital e priorizar uma boa gestão de contratos. Depois que o contrato foi executado, ele deve ser gerenciado ao longo de seu ciclo de vida, o que pode ser ainda mais relevante do que a assinatura propriamente dita. Quando falamos de gestão de contratos, falamos do monitoramento, do rastreamento, do desempenho do contrato e de cláusulas importantes que podem ser facilmente encontradas com uma plataforma de gerenciamento. Além disso, a gestão de contratos garante que todas as partes estejam cumprindo suas obrigações e lidem com qualquer problema ou disputa de acordo com a lei.

O gerenciamento de documentos eficaz requer um sistema robusto para rastrear e gerenciar contratos ao longo de seu ciclo de vida. Isso geralmente envolve o uso de um software especializado que fornece uma plataforma centralizada para criar, revisar e executar contratos. Esse software deve ser capaz de monitorar o desempenho do contrato, acompanhar métricas importantes e fornecer alertas para marcos ou datas de vencimento de contrato iminentes.

Além do software, a gestão de contratos eficaz requer uma equipe forte de gerenciamento de contratos. Essa equipe deve incluir especialistas jurídicos que possam revisar e aprovar contratos, bem como gerentes de contratos que possam monitorar e monitorar documentos ao longo de seu ciclo de vida. É importante ter processos claros em vigor para garantir que os acordos sejam gerenciados corretamente e que qualquer percalço seja resolvido rapidamente e efetivamente.

Comece a usar uma plataforma de gestão de contratos

Talvez agora esteja mais evidente que a gestão de contratos vai muito além da simples coleta de assinaturas digitais. É um processo que envolve diversas etapas, como negociação, elaboração, revisão, aprovação, armazenamento e monitoramento de prazos e obrigações contratuais.

A utilização de tecnologias, como inteligência artificial e machine learning, podem otimizar e automatizar muitas dessas etapas, aumentando a eficiência e reduzindo riscos para as empresas.

Para facilitar as atividades contratuais, é importante que as empresas busquem soluções especializadas em gestão de contratos que ofereçam recursos completos e avançados para o gerenciamento desses acordos.

A Contraktor preenche estes requisitos e ainda auxilia a sua empresa a economizar tempo. Basta escolher um plano, e começar a utilizar a plataforma. Na Contraktor você encontra uma gama de atividades contratuais que irão te ajudar no dia a dia, desde a elaboração de contratos digitais até seu monitoramento. Com este sistema, é possível gerenciar, controlar, armazenar e personalizar seus documentos, de forma prática e facilitada.