Primeiramente, você já parou para analisar quais processos burocráticos você poderia otimizar dentro da sua empresa? A área administrativa, por exemplo, costuma ter grandes problemas quando o assunto é a gestão de contratos e documentos. São pilhas de papéis desorganizados, atrasos na coleta de assinaturas, riscos de perder documentos com um armazenamento mal feito, gastos e mais gastos com impressão, logística e cartórios… Esses são apenas alguns dos empecilhos causados pela má gestão de contratos. Porém, para esses problemas já existem soluções, como a assinatura digital e a gestão digital de documentos.
Constantemente, somos impactados com conteúdos sobre o uso da assinatura digital, mas aqui nós vamos um pouco além. Hoje, vamos falar sobre a gestão digital de contratos e, de quebra, te ajudar a escolher a plataforma ideal para reduzir a burocracia na sua rotina.
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Mas, antes de mais nada, é importante entender o que é um contrato digital. Resumidamente, o contrato digital é a mesma coisa que o tradicional, aquele que todo mundo conhece, porém é um documento que tramita 100% de maneira digital.
Ou seja, esse contrato precisa ser criado em meio eletrônico, assinado e também armazenado digitalmente. E é aqui que entra uma plataforma de gestão de contratos digitais. Com uma ferramenta como essa, é possível gerenciar todo o ciclo de vida de um documento digital, desde sua elaboração até o armazenamento!
Existem diversos fatores que precisam ser analisados ao escolher uma plataforma de gestão de contrato digital. Podemos citar alguns: qual é a segurança da ferramenta? Com quem você estará compartilhando seus documentos importantes? Como estes documentos serão armazenados? Quais são os clientes que essa plataforma já atende? Confira nossas dicas:
Usabilidade
Uma das principais coisas a serem observadas nesse contexto é a usabilidade do software. Agora, é imprescindível que a ferramenta consiga desempenhar seu papel em diversos tipos de dispositivos, para que a experiência do usuário não seja prejudicada. Além disso, a facilidade ao utilizá-la deve ser observada, visto que pessoas diferentes vão acessar e podem não ter o mesmo nível de experiência quando o assunto é a tecnologia. Resumidamente, escolha uma plataforma intuitiva e simples.
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Segurança
Estamos falando sobre gerir contratos. Então, prezar pela segurança das informações contidas nos documentos é mais que essencial. Escolha uma plataforma que comprove sua segurança através de protocolos de alto nível, diferentes etapas de autenticação e que possua certificações válidas. Para atestar tais informações, conte com alguém da sua equipe que entenda do assunto, como um analista de T.I, por exemplo.
Validade jurídica
Ao investir em um software de gestão de contratos, é muito importante garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos eletrônicos. Então, verifique se a ferramenta possui os fatores técnicos que fazem um documento assinado digitalmente ser válido. Em suma, é necessário garantir as características técnicas e fundamentais de validade jurídica, não repúdio de autoria e integridade do conteúdo dos documentos.
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Armazenamento
A etapa de armazenamento de documentos também é importante. A maioria das plataformas de gestão de contratos conta com armazenamento em nuvem, então fique atento ao tipo de servidor que a empresa utiliza, quem terá acesso a esses documentos e como funciona a segurança desse método. Além disso, tenha em mente qual capacidade você precisará para o seu armazenamento e evite surpresas de “taxas adicionais” na hora de pagar. Claro, aqui também vale a dica: escolha uma plataforma que preze pela transparência em relação aos adicionais.
Pagamento e suporte
Outro detalhe significativo é ver as formas de pagamento e saber como funciona o suporte. Muitas ferramentas de assinatura digital, por exemplo, funcionam com pagamento em dólar; e aí todo mês é uma surpresa na hora de pagar. Então, priorize plataformas que trabalhem com pagamento em real, como a Contraktor. Além disso, é importante entender como funciona a parte de suporte da empresa. Afinal, ao lidar com documentos, você pode precisar de alguma ajuda em tempo real ao utilizar o software e, nessas horas, um atendimento de suporte exclusivo é essencial.
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