O que é GED? Entenda a Gestão Eletrônica de Documentos e vantagens

O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED), em inglês definido por Document Management System (DMS), é um conjunto de tecnologias que permite automatizar o ciclo de vida de documentos (CLM) e tratar as informações contidas em arquivos. 

Resumindo: esta é uma alternativa que serve para gerir documentos e para facilitar o armazenamento de informações de maneira segura, efetiva e em ambiente 100% digital.

De acordo com estudos realizados pela IDC, a quantidade de conteúdo digital dobra a cada dois anos no mundo. Para ter uma ideia da dimensão desse crescimento, basta imaginar que se todo conteúdo produzido até 2020 fosse armazenado em iPads, ele formaria uma pilha com altura igual a dois terços da distância entre a Terra e a Lua. Já pensou?

Também estima-se que as organizações serão responsáveis por 60% deste crescimento, já que o mundo corporativo tem se conectado cada vez mais com a transformação digital e a cultura paperless, isto é, aquela que elimina papel da rotina.

Concluímos então que o desafio vai além da digitalização dos processos manuais. É importante ter uma tecnologia que permita o armazenamento seguro e o acesso instantâneo às informações produzidas pela empresa. E para iso, o GED é perfeito.

Com ele, a gestão de documentos pode ser realizada em diversas etapas, desde a criação de um documento até o controle de fluxo e arquivamento. As informações, antes baseadas em papel, são digitalizadas e se tornam mais acessíveis para eventuais consultas ou até mesmo para a tomada de decisões da empresa.

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Vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos

Processos burocráticos, pilhas de papel e perda de informações são alguns dos problemas mais comuns da rotina das empresas que realizam a gestão manual de documentos. Mas com a aceleração dos processos de transformação digital, muitos negócios já estão descobrindo as vantagens ao fazer a gestão de seus contratos e documentos desta forma.

Confira alguns benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED):

Organização de documentos

Com a crescente complexidade nas empresas, organizar documentos de forma eficiente é essencial para o sucesso. A gestão tradicional de documentos enfrenta grandes desafios, e um dos principais problemas é a perda de tempo procurando arquivos em papel.

• De acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD), estima-se que o brasileiro dedica em média duas horas diárias à procura de papéis importantes, resultando em um desperdício total de um mês de trabalho por ano devido à desorganização de arquivos.

Nesse cenário, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) aparece como uma solução inovadora e eficaz. Essa abordagem elimina a necessidade de procurar documentos físicos e ainda oferece uma estrutura digital que organiza, categoriza e classifica conteúdos de forma eficiente.

Ao adotar a GED, as empresas conseguem estabelecer uma rotina organizada, reduzindo drasticamente o tempo gasto em atividades que antes eram consumidas pela busca manual de documentos. Além disso, a precisão e agilidade proporcionadas pelo Gestão Eletrônica de Documentos minimizam erros manuais, resultando em operações mais eficientes e menos suscetíveis a falhas humanas.

Armazenamento em nuvem

No mundo da Gestão Eletrônica de Documentos (GED), a flexibilidade e acessibilidade mudam a forma como as empresas gerenciam seus documentos.

Integrar a GED com o armazenamento em nuvem é um grande avanço. Com isso, você pode acessar documentos rapidamente, de qualquer lugar e a qualquer hora.

Centralizar documentos digitais na nuvem é uma estratégia que organiza tudo conforme as necessidades da sua empresa. Esse armazenamento categorizado garante que a informação certa esteja disponível na hora certa, melhorando a eficiência e reduzindo a necessidade de usar papel.

Assim, o acesso a documentos específicos fica muito mais rápido e eficiente, permitindo respostas imediatas às demandas do dia a dia. Ao eliminar a dependência de arquivos físicos,  a GED moderniza os processos e contribui para a sustentabilidade, alinhando-se a práticas mais ecológicas.

Otimização de processos

No mundo dos negócios, otimizar processos é essencial para garantir eficiência e agilidade. No entanto, a gestão tradicional de documentos é frequentemente um grande obstáculo.

Fechar um contrato pode levar mais de 30 dias, com muitas idas e vindas que prolongam o processo e afetam a operação. Além disso, há custos extras com logística e reconhecimento de firma em cartório, aumentando a complexidade e burocracia.

Com a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), as empresas transformam essa realidade: o tempo para fechar negócios cai para cerca de 7 dias, melhorando a eficiência dos processos. Além disso, a assinatura digital se torna uma ferramenta essencial, reduzindo significativamente os atrasos na assinatura de documentos.

Essa mudança para a gestão eletrônica acelera processos internos e melhora a experiência com clientes e parceiros. O resultado é uma operação mais ágil, custos reduzidos e uma posição mais forte no mercado.

Redução de custos

Os custos da gestão tradicional de documentos podem ser maiores do que se imagina. Pilhas de papel, custos de envio e outras despesas desnecessárias mostram que uma gestão ineficiente leva a perdas significativas de tempo e dinheiro.

Com a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), as empresas podem melhorar a eficiência operacional e reduzir custos. A transição de processos manuais, como o preenchimento de planilhas de estoque ou contas a pagar, para um ambiente digital pode economizar até 30% a 40% dos custos operacionais.

Os benefícios vão além da economia de recursos. Equipes em empresas que adotam a digitalização se tornam mais felizes e produtivas. Isso acontece porque, ao se livrarem de tarefas repetitivas e propensas a erros, as equipes podem focar em áreas mais estratégicas e importantes para o crescimento da empresa. Portanto, a redução de custos não é apenas uma questão financeira, mas uma estratégia para promover a eficiência e o bem-estar organizacional.

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Segurança das informações

Com a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e os debates sobre a segurança de dados pessoais, é mais importante do que nunca adotar métodos robustos para proteger informações sensíveis em documentos. Não se trata apenas de cumprir a lei; é crucial proteger dados críticos.

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) oferece uma solução muito mais segura do que os métodos tradicionais em papel. Ao migrar para o digital, os arquivos são mantidos com máxima segurança em plataformas especializadas, reduzindo drasticamente o risco de perda, danos físicos ou acesso não autorizado.

Assim, essa abordagem não só atende aos requisitos da LGPD, mas também cria uma barreira mais eficaz contra vazamentos de dados, adicionando uma camada extra de proteção para informações confidenciais.

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