Você já parou para pensar na quantidade de documentos hospitalares que tramitam em um hospital, clínica ou laboratório?
Antes de tudo, uma grande empresa da área da saúde possui uma estrutura complexa, com diversos setores, áreas administrativas, colaboradores, fornecedores, pacientes… Há uma alta demanda em contratos, prontuários, atestados e documentos importantes que precisam de muito controle e atenção. Assim, fazer a gestão destes documentos hospitalares de forma manual não é uma tarefa fácil.
O processo tradicional de gestão de documentos é lento e burocrático:
- Funcionários perdem tempo procurando arquivos e informações
- O armazenamento destes documentos impressos ocupa bastante espaço
- O acúmulo de papéis agride o meio ambiente
- A empresa perde dinheiro com tanta tramitação, impressão e envio de documentos
- É difícil manter a integridade de documentos que precisam ser armazenados por longos períodos de tempo
Enfim, há uma série de desvantagens nisso tudo. Então, por que não migrar esse processo para o ambiente digital? O uso da tecnologia é uma estratégia essencial para garantir a eficiência da gestão de documentos hospitalares.
O que é gestão digital de documentos hospitalares?
Em síntese, esse tipo de gestão nada mais é do que a administração de documentos em formato digital, ou seja, 100% executada em ambiente virtual. Ao invés de lidar com documentos impressos, o hospital, clínica ou laboratório terá acesso aos arquivos dentro de uma plataforma online.
Então, para que isso aconteça de forma organizada, segura e dentro das conformidades legislativas, é preciso investir em uma plataforma de confiança como a Contraktor, por exemplo.
A gestão digital de documentos é segura?
Sim! Em suma, pode-se dizer que gerenciar documentos de forma digital é mais seguro do que fazer isso de forma tradicional, com arquivos impressos. É importante enfatizar que o ato de assinar eletronicamente dentro das plataformas de assinatura é uma ação que possui alto nível de segurança, seguindo protocolos rigorosos. Existe uma série de fatores que fazem os documentos eletrônicos e as assinaturas digitais serem seguros, como:
- Carimbo de data e hora
- Criptografia por meio de Hash 256
- IP da máquina na rede
Saiba mais sobre esse assunto no nosso Guia de Validade Jurídica.
Por fim, esses documentos e assinaturas eletrônicas possuem conformidade legal, sendo amparados por leis. Por exemplo, em 2018, foi aprovada a Lei 13.787/18, que regulamenta a digitalização de prontuários médicos. Isso é um grande avanço em direção à transformação digital de processos no ramo da saúde.
Leia também: Como a Lei 14.063/20 afeta o setor da saúde?
As vantagens da gestão digital de documentos hospitalares
Primeiramente, para que esses procedimentos sejam realizados com máxima proteção, a tecnologia possui um papel fundamental. As vantagens da gestão digital de documentos são muitas:
- Assinatura de contratos digitais com fornecedores
- Armazenamento seguro em nuvem, eliminando o acúmulo de papéis
- Redução de custos
- Tudo em uma só plataforma, trazendo mais organização e centralização de informações
- Acesso restrito aos documentos, não havendo possibilidade de fraudes
- Automação de fluxos de documentos, garantindo agilidade nas etapas
- Mais produtividade aos funcionários
- Mais agilidade ao coletar assinaturas e encontrar documentos
- Mais segurança e proteção quanto aos dados e conteúdos de documentos
- Facilidade em monitorar prazos contratuais
- Disparar documentos para assinatura com mais rapidez
- Controle de assinantes e pendências
- Melhora no fluxo de tarefas e documentos entre diferentes setores
- Entre outros!
Dessa forma, a gestão de documentos eletrônicos é a melhor solução para reduzir custos e trazer mais produtividade aos diversos setores do seu hospital. Em suma, a gestão digital acompanha o ciclo de vida da documentação do início ao fim, evitando perda de prazos, extravio e desorganização.
Em conclusão, nosso conselho é: invista em uma plataforma que faça essa gestão de documentos importantes para sua empresa do ramo da saúde, seja hospital, clínica, laboratório ou qualquer outra. Saiba mais sobre os preços e planos da Contraktor!
A Contraktor
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