Afinal, quais são as etapas mais importantes na gestão de documentos? É possível realizar todas elas com rapidez e sem burocracia?
Antes de responder essas perguntas, é importante termos em mente que existem basicamente duas formas de lidar com documentos: a “analógica” e a digital.
Segundo uma pesquisa feita pela IDC em 2017, as organizações que insistem em manter suas operações de forma “analógica” gastam cerca de nove horas semanais criando documentos físicos. Além disso, seus colaboradores perdem em torno de cinco horas procurando papéis, quatro horas assinando e três horas preenchendo formulários físicos.
Já pensou se todo esse tempo fosse direcionado para a otimização dos negócios e para a produtividade de suas equipes?
Portanto, neste artigo, você vai conhecer as diferenças entre a gestão de documentos no “mundo analógico” e no “mundo digital”, além de conhecer o fluxo de assinar, monitorar e gerenciar documentos eletrônicos.
Confira os tópicos que vamos abordar por aqui:
- Gestão de documentos no mundo analógico e mundo digital
- 3 etapas da gestão de documentos digitais
- Contraktor: ferramenta de gestão de documentos
Vamos lá!
Agora que mostramos as diferenças entre o analógico e digital, podemos apresentar os três momentos mais importantes da gestão digital de documentos.
3 etapas da gestão de documentos digitais
A gestão digital de documentos é a melhor forma de otimizar, documentar, e padronizar processos que envolvem documentos empresariais. Por meio dele, todo o fluxo de contratos, por exemplo, se torna mais rápido, seguro e eficiente.
Nesse sentido, um software de gestão, como o da Contraktor, pode ser responsável por automatizar o trâmite completo de documentos.
1. Assinatura digital
A assinatura digital é a maneira mais fácil de autenticar e formalizar um documento criado em ambiente digital. Basta um clique e pronto!
Quanto à validade jurídica da assinatura, você não precisa se preocupar. Isso porque a Medida Provisória 2.200-2/2001 regulamenta e garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica dos documentos eletrônicos.
Essa forma de assinar é tão acessível, que no site AssinaturaGrátis.com você pode disparar contratos e outros documentos gratuitamente para assinatura digital sem certificado.
Atualmente, essa é a plataforma de assinatura que mais cresce e já ultrapassa mais de meio milhão de usuários, entre eles pequenas empresas, freelancers e autônomos.
2. Monitoramento de documentos
Acompanhar o status de um documento enviado para assinatura é o primeiro passo para realizar a gestão mais simples de documentos.
Você poderá dar adeus às planilhas e visualizar em qual estágio um contrato se encontra, por exemplo. Resumindo, ter o controle das assinaturas irá transformar os seus processos contratuais e facilitará a rotina do trabalho em equipe.
Para isso, a Contraktor também possui planos mais básicos para pequenas e médias empresas que necessitam apenas assinar, monitorar e armazenar seus documentos com segurança em nuvem.
3. Gerenciamento do fluxo de documentos
A assinatura e monitoramento são as etapas mais simples da gestão de documentos, mas ainda existem outros processos para realizar uma gestão profissional de ponta a ponta. Isto é, desde a criação de um documento e assinatura, até a vigência e encerramento.
Normalmente, essa é uma necessidade de médias e grandes empresas que lidam com muitas atividades e um alto volume de documentos.
Por isso, além de automatizar a criação e edição de documentos, a plataforma digital da Contraktor possibilita a gestão de tarefas em equipe, assinatura com certificado digital, acompanhamento de relatórios e muito mais nos planos avançados.
Leia também: 6 benefícios da gestão de documentos eletrônicos
A Contraktor
Se você deseja ir além da assinatura de contratos digitais, conheça a Contraktor! Somos uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos que faz todo o gerenciamento do fluxo de contratos da sua empresa. Mais de 1 bilhão de reais em contratos já foram gerenciados na plataforma e mais de 500 mil pessoas já usaram nossos serviços.
