Quando pensamos em tecnologia na educação, uma das primeiras coisas que vêm à cabeça são tablets, computadores, robôs e smartphones sendo utilizados em sala de aula, em um novo modelo de aprendizagem muito mais digital. Porém, a tecnologia na educação vai muito além desse momento entre professor e aluno: existem diversas ferramentas tecnológicas que podem auxiliar as instituições antes mesmo do aluno sentar na cadeira da sala de aula. A digitalização já é capaz de acelerar e otimizar processos de matrículas e rematrículas, emissão de diplomas digitais, contratações de professores, fornecedores e outras “papeladas” institucionais que, hoje, estão sendo substituídas pelos documentos digitais, que são criados e formalizados em ambiente virtual.
Pensando nisso, vamos te mostrar como um desses processos, que é o da Assinatura Digital, pode otimizar significativamente os processos em uma instituição de ensino, seja ela uma faculdade, curso, escola ou outro.
Confira alguns temas que você verá neste artigo:
- Por que investir em tecnologia na educação?
- O que é assinatura digital?
- O que é gestão de documentos eletrônicos?
- O que é diploma digital?
- Como as assinaturas digitais podem otimizar processos?
- Saiba mais: Ebook Contratos Digitais na Educação
Por que investir em tecnologia na educação?
O mundo é digital! Alunos, pais de alunos e até mesmo avós: todos estão inseridos em um contexto digital e, se sua instituição de ensino ainda é 100% tradicional, pode ser que você esteja ficando para trás em relação aos seus concorrentes.
Existem diversos fatores para investir em tecnologia na educação e, com a pandemia do novo coronavírus, isso só se provou ser ainda mais indispensável. Num piscar de olhos, o mundo todo parou, as pessoas passaram a trabalhar em casa, as salas de aula ficaram vazias e o ensino à distância passou a ser a única saída para todas as instituições de ensino. Os mais diversos tipos de processos tiveram que, obrigatoriamente, se tornar digitais!
O uso da tecnologia na educação permite que novas formas de aprendizado sejam implementadas nas instituições de ensino, trazendo o ensino para a realidade dos alunos. O modo de aprender deve estar em sincronia com o dia a dia daquele estudante; ou seja, aliar a tecnologia e a educação é fundamental para que sua instituição se destaque.
As soluções tecnológicas permitem um contato mais próximo com o aluno e com os pais, oferecendo mais facilidade e credibilidade aos seus clientes. Nesse contexto, a assinatura digital é uma ferramenta que otimiza processos, traz mais rapidez e facilita o trâmite de documentos em sua instituição de ensino.
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma tecnologia que, ao digitalizar seus processos, será utilizada quase que diariamente em sua instituição. Para entender o conceito de assinatura digital, também é preciso saber o que é assinatura eletrônica.
Assinatura eletrônica: Garantida pela Medida Provisória 2.200-2/2001, que institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, a autoria desta assinatura ocorre de forma eletrônica, por meio da coleta de informações como: e-mail do signatário, CPF e IP do dispositivo utilizado para realizar a assinatura. A assinatura eletrônica é um termo para um grupo de tecnologias de validação por meio eletrônico, e a assinatura digital faz parte desse grupo. Apesar de não ser reconhecida em cartório, a assinatura eletrônica possui validade jurídica e pode ser aplicada em diferentes tipos de documentos, tais como contratos de aluguel, contratos de matrícula e rematrícula, seguros, contratação de planos de saúde e operações bancárias.
Assinatura digital: A assinatura digital é gerada a partir do uso do Certificado Digital (ICP-Brasil) e tem o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita com reconhecimento de firma em cartório, garantido pela legislação brasileira. Para utilizá-la é preciso subir o documento em um portal de assinaturas e usar um Certificado e-CPF ou e-CNPJ. Para que a assinatura digital tenha eficácia jurídica, nos casos em que o documento for assinado em nome de uma empresa, ela deve ser feita por meio do Certificado do(s) representante(s) legal(ais), mencionado(s) no contrato social ou estatuto da empresa.
Com a assinatura eletrônica e digital, é possível assinar os documentos eletrônicos da sua instituição de ensino à distância, fazendo com que o processo seja 100% feito em ambiente virtual. Com isso, temos a gestão de documentos eletrônicos, outra forma de aplicar a tecnologia na educação, que vamos te explicar mais detalhadamente no próximo item.
O que é gestão de documentos eletrônicos?
Resumidamente, a gestão de documentos eletrônicos é a administração de documentos em formato digital, ou seja, 100% executada online. Ao invés da sua instituição de ensino ter que lidar com documentos impressos, tramitação de documentos via correios ou motoboy, gastos com impressão, espaço físico para arquivar tantos documentos e contratos, perda de tempo procurando informações… Tudo isso é feito dentro de uma plataforma online de duas maneiras: o documento já nasce dentro da plataforma ou pode ser importado a partir de um arquivo já existente em seu computador.
A era digital já trouxe muitos benefícios para as mais diferentes empresas. Veja alguns dados que nós coletamos com base em nossos clientes, que escolheram fazer a gestão de documentos eletrônicos:
- 97% de redução no tempo de tramitação de documentos
- 60% de aumento na produtividade da equipe
- 84% de economia com papéis e logística
O que é diploma digital?
Um diploma digital, como o próprio nome diz, é o diploma criado, emitido e armazenado em meio digital. Com essa inovação, o Ministério da Educação promove a modernização das documentações acadêmicas, desburocratizando mais um processo com a ajuda da tecnologia. O diploma digital possui muitos benefícios: modernidade, praticidade, segurança, transparência, baixo custo e economia de tempo. Esse tipo de documento traz mais agilidade ao processo todo, pois elimina etapas que, antes, demandavam muito tempo e dinheiro, como a coleta de dados e assinaturas, além da impressão do documento físico e o deslocamento dos alunos até as instituições de ensino para terem o diploma em mãos.
Segundo dados do MEC, hoje o diploma físico leva cerca de 90 dias para chegar às mãos dos concluintes; agora, levará menos de 15 dias. Saiba mais sobre o diploma digital aqui!
Como as assinaturas digitais podem otimizar processos?
Para entender como essa gestão de documentos eletrônicos e as assinaturas digitais se aplicam na prática, vamos falar sobre o cenário de matrículas e rematrículas, que é comum e costuma ser bem “caótico”.
Sua instituição de ensino pode começar a digitalização através destas assinaturas, que passariam a ser feitas totalmente online. Imagine um cenário de matrículas e rematrículas, que poderia ser simplificado através desta tecnologia. As assinaturas feitas em ambiente virtual têm o poder de acelerar o tempo de execução desse processo em mais de 90%!
Outro exemplo seria aplicar estas assinaturas e contratos digitais internamente. Contratos com professores, funcionários e fornecedores também poderiam ficar armazenados em ambiente virtual, tudo em uma só plataforma.
Saiba mais: Ebook Contratos Digitais na Educação
O Ebook: Contratos Digitais na Educação é um guia completo com tudo o que você precisa saber sobre a transformação digital no setor da educação. Descubra, através de exemplos práticos, como os contratos digitais podem impactar a sua instituição de ensino, gerando menos burocracia e mais praticidade!
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