No cenário empresarial moderno, onde a agilidade, eficiência e sustentabilidade são fundamentais para o sucesso, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) emerge como uma solução inovadora e indispensável.
A GED é uma prática que revoluciona a maneira como as empresas lidam com seus documentos, substituindo o antigo e engessado uso de papel por um ambiente digital altamente organizado e seguro. Nesta era de transformação digital, a adoção da GED tem se mostrado essencial para otimizar processos, garantir conformidade legal, aprimorar a produtividade e, enquanto isso, preservar o meio ambiente.
Primeiramente, você já ouviu falar em GED? O termo pode não ser muito comum, mas a sigla refere-se à Gestão Eletrônica de Documentos (ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Esse tipo de gestão está se tornando cada vez mais recorrente dentro de empresas de todos os portes. Em suma, é uma ótima solução para aqueles que se preocupam com o sucesso da companhia e que desejam otimizar seus resultados!
Mas afinal, o que é a gestão eletrônica de documentos? Quais são os principais benefícios dessa tecnologia? O que isso tem a ver com a sua empresa? Como a GED pode ser feita em uma organização? Será que você precisa investir em uma gestão eletrônica de documentos?
Neste artigo, você vai entender o que é GED, como funciona e quais são os seus principais benefícios
O que é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
A gestão eletrônica de documentos é, resumidamente, a administração de documentos feita de forma digital. Uma ferramenta de GED é capaz de armazenar, gerenciar, controlar, monitorar e rastrear informações dos seus documentos eletrônicos. Com isso, existem diversas vantagens em aderir ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos, como melhorar a eficiência dos processos, conferir mais agilidade e centralizar as informações.
A GED é a verdadeira revolução digital que veio, não somente para substituir as pilhas de papel e pastas, mas também para otimizar o tempo de trabalho e fazer sua empresa economizar recursos a longo prazo. Imagine nunca mais perder tempo procurando por contratos em montanhas de pastas! Com a GED, todos os documentos são digitalizados, categorizados e armazenados em uma plataforma intuitiva. Por exemplo, em vez de vasculhar gavetas, você pesquisa “Contrato X” e o encontra instantaneamente. É como ter um assistente organizacional sempre pronto para lhe entregar qualquer documento com um clique. Em uma era de agilidade, a GED é o poder de ter informações vitais ao seu alcance, moldando o futuro dos negócios.
Leia também: Gestão de contratos: o manual completo para você entender o que é e como funciona.
Como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
A Gestão Eletrônica de Documentos é uma abordagem revolucionária que redefine a forma como as empresas organizam, armazenam e gerenciam informações cruciais. Em um mundo onde as informações correm rapidamente e a tecnologia está cada vez mais avançada, a GED oferece uma solução inteligente e muito prática para eliminar a burocracia antiquada e os processos manuais demorados. Mas afinal, como funciona essa inovadora prática que está transformando a maneira como as organizações lidam com seus documentos?
Em seu cerne, a GED utiliza sistemas avançados para converter documentos físicos em formatos digitais. Digitalização, indexação e classificação são processos iniciais cruciais, onde documentos são transformados em arquivos eletrônicos, categorizados com metadados relevantes e organizados de maneira lógica. Isso permite um acesso rápido e eficiente às informações, reduzindo o tempo gasto em busca de documentos perdidos em papeladas.
A gestão propriamente dita ocorre em um ambiente digital, onde os documentos eletrônicos são armazenados em repositórios seguros. Esses repositórios podem ser na nuvem ou em servidores locais, proporcionando flexibilidade e acesso remoto. A segurança dos dados é garantida por meio de medidas como criptografia e autenticação de usuários, evitando riscos de perda ou vazamento de informações sensíveis.
Uma das vantagens marcantes da GED é sua capacidade de oferecer recursos de pesquisa avançada. Utilizando palavras-chave, datas ou outros critérios de pesquisa, os usuários podem localizar documentos específicos em segundos.
A GED é uma abordagem inteligente para organizar e gerenciar documentos de maneira digital e eficiente. Ela simplifica a rotina empresarial, reduz custos operacionais, melhora a produtividade e contribui para uma postura mais sustentável. Ao compreender como a GED funciona, as empresas estão preparadas para abraçar uma transformação digital que impulsiona a inovação e a excelência nos negócios.
Principais benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Se você está pensando em aderir ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos mas ainda não entendeu muito bem sobre os benefícios deste método, então você está no lugar certo! Com base em empresas que já utilizam a GED, esses são os principais benefícios citados:
Agilidade e eficiência
- Agilidade nos processos internos da empresa
- Velocidade no fechamento de novos negócios
- Gerenciamento automatizado de processos
- Facilita a integração de equipes e pessoas de diversos departamentos da empresa
- Facilita a criação de workflows automatizados para aprovações e revisões de documentos
- Melhora a produtividade dos colaboradores
- Desburocratização e agilidade nos processos legais, que exigem responsabilidade sobre cumprimento de prazos
Organização e controle
- Precisão na hora de procurar informações de documentos e arquivos específicos
- Total controle em todos os processos que envolvem documentos importantes
- Centralização e organização de informações e dados
- Rastreabilidade e histórico completo de alterações de documentos
- Menos risco de perda, extravio ou danos a documentos importantes
Economia e sustentabilidade
- Redução de custos com impressão, cartório, transporte e logística de documentos
- Economia de papel que, consequentemente, ajuda o meio ambiente
- Redução de custos com impressão e logística
- Melhor aproveitamento do espaço físico, já que documentos em papel deixam de existir
Segurança e conformidade
- Maior segurança e controle de acesso
- Conformidade com regulamentações legais
- Facilita a resposta a auditorias e processos legais
- Assinaturas digitais para aprovações e consentimentos
- Acesso seguro a documentos em dispositivos móveis
- Facilita o compartilhamento seguro de documentos com equipes remotas ou parceiros externos
- Maior segurança e controle de acesso a informações sensíveis
Tomada de decisão e competitividade
- Melhoria nas tomadas de decisões
- Análises de dados e insights mais precisos
- Aumento da competitividade da empresa
- Foco na estratégia e crescimento empresarial
- Aumento da satisfação do cliente devido à rapidez no atendimento e resolução de problemas
- Credibilidade através da tecnologia utilizada
Em suma, qualquer empresa ou setor que tenha que lidar com documentos no dia a dia (ou seja, praticamente todos) podem se beneficiar de um software de GED.
Enfim, a Contraktor pode ser considerada uma plataforma de GED, pois centraliza todas as etapas do ciclo de vida de um documento/contrato em um só lugar. Além disso, também oferece a assinatura digital com e sem certificado, para que você possa assinar, monitorar e gerenciar seus documentos com rapidez e validade jurídica!
Como aplicar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) na sua empresa
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é muito mais do que uma tendência; é uma abordagem transformadora que impulsiona a eficiência, a organização e a agilidade nas empresas. Se você está pronto para dar um salto em direção à era digital e otimizar a maneira como sua empresa lida com documentos, veja como aplicar a GED de maneira eficaz e bem-sucedida:
Avalie suas necessidades
Antes de tudo, identifique as áreas de sua empresa que podem se beneficiar com a GED. Determine quais tipos de documentos são mais frequentes e quais processos de gerenciamento de documentos são mais onerosos. Isso permitirá que você direcione seus esforços de implementação para as áreas que mais precisam.
Escolha a ferramenta certa
Pesquise e selecione uma plataforma de GED que atenda às necessidades específicas de sua empresa. Considere fatores como capacidade de armazenamento, recursos de busca, facilidade de uso e segurança. Certifique-se de que a ferramenta escolhida seja escalável para acompanhar o crescimento de sua empresa.
Digitalize documentos
Comece digitalizando seus documentos físicos existentes. Use scanners de alta qualidade para converter papéis em arquivos eletrônicos. Certifique-se de atribuir metadados relevantes, como datas, nomes e categorias, para facilitar a organização e a busca.
Organize e indexe
Utilize recursos de indexação e categorização da plataforma de GED para estruturar seus documentos digitalizados. Crie pastas, categorias e tags que refletem a hierarquia e a classificação adequada. Isso permitirá um acesso mais rápido e organizado aos documentos.
Defina políticas e acesso
Estabeleça políticas claras de acesso e controle de documentos. Defina quem tem permissão para visualizar, editar ou compartilhar documentos específicos. Isso ajuda a manter a segurança e a confidencialidade das informações.
Treine sua equipe
Ofereça treinamento adequado aos funcionários para garantir que eles compreendam como usar a nova plataforma de GED. Destaque os benefícios da mudança, como economia de tempo, colaboração simplificada e redução do uso de papel.
Digitalização contínua
À medida que novos documentos são criados ou recebidos, digitalize-os imediatamente e insira-os na plataforma de GED. Mantenha uma prática contínua de digitalização para garantir que a transformação digital seja mantida a longo prazo.
Integre com outras ferramentas
Explore a integração da GED com outros sistemas usados em sua empresa, como sistemas de gestão empresarial (ERP) ou plataformas de colaboração. Isso otimiza fluxos de trabalho e facilita a troca de informações.
Monitore e melhore
Avalie regularmente a eficácia da GED em sua empresa. Analise os resultados, identifique áreas de melhoria e ajuste seus processos conforme necessário para maximizar os benefícios da transformação digital.
Ao aplicar a GED em sua empresa, você está embarcando em uma jornada de alta performance e facilidade, rumo a processos mais ágeis, colaboração aprimorada e uma postura mais sustentável. Com o comprometimento da equipe e a escolha adequada da plataforma, a transformação digital pela GED pode trazer mudanças significativas para o sucesso de seu negócio.
Conheça a Contraktor, uma plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
A Contraktor é uma plataforma de GED que está redefinindo a maneira como as empresas lidam com seus contratos. Com uma abordagem inovadora e tecnologia de ponta, a Contraktor oferece uma solução completa para a transformação digital de processos documentais. Imagine um ambiente onde a busca por contratos e documentos importantes é instantânea, sem pilhas de papel ocupando espaço. A Contraktor possibilita o armazenamento, organização e gerenciamento eficiente de documentos, proporcionando agilidade, segurança e produtividade para sua empresa.
Com a Contraktor, você pode dizer adeus à perda de tempo na busca por documentos físicos e olá para um sistema inteligente de indexação e categorização. Sua interface intuitiva e amigável permite que você acesse, compartilhe e colabore em documentos de forma simples e segura, de qualquer lugar e a qualquer hora do dia. Além disso, a plataforma oferece recursos avançados, como assinaturas digitais e relatórios completos, agilizando ainda mais processos internos e reduzindo a burocracia.
A Contraktor é a escolha ideal para empresas que desejam adotar práticas modernas de gestão de contratos e maximizar a eficiência operacional. Com sua tecnologia robusta e abordagem centrada no usuário, a Contraktor é a parceira perfeita na jornada rumo à transformação digital.
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Perguntas Frequentes
O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?
A GED é um conjunto de práticas e tecnologias que permitem a organização, armazenamento e recuperação de documentos de forma eletrônica, substituindo o uso de papel.
Quais são os principais benefícios da GED?
Entre os principais benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos estão a redução do uso de papel, a otimização do espaço físico, a agilidade na busca e recuperação de documentos e a melhoria na organização de arquivos.
Como a GED contribui para a sustentabilidade ambiental?
Ao diminuir o uso de papel, a GED reduz a demanda por recursos naturais (papel) e o descarte de resíduos, contribuindo para a preservação do meio ambiente.
A GED é adequada para todos os tipos de empresas?
Sim, a GED pode ser implementada em empresas de todos os portes e segmentos, adaptando-se às necessidades específicas de cada negócio.
Como a GED melhora a produtividade das equipes?
Com a GED, os documentos podem ser acessados e compartilhados de forma rápida e segura, reduzindo o tempo gasto na busca de informações e facilitando a colaboração entre os colaboradores.
Quais são os riscos de não adotar a GED?
A falta de GED pode resultar em perda de documentos importantes, dificuldades na recuperação de informações e vulnerabilidade a extravios ou danos físicos.
A GED oferece segurança aos documentos eletrônicos?
Sim, a GED conta com recursos de criptografia e controle de acesso, garantindo a segurança e confidencialidade dos documentos eletrônicos.
Como a GED contribui para a conformidade com a legislação?
A Gestão Eletrônica de Documentos permite o armazenamento adequado de documentos fiscais e legais, facilitando a auditoria e garantindo a conformidade com as exigências legais.
A GED facilita a realização de backups e cópias de segurança?
Sim, a GED simplifica o processo de backups e cópias de segurança, garantindo a preservação dos documentos em caso de falhas ou desastres.
Quais são os custos envolvidos na implantação da GED?
Os custos da implantação da GED podem variar de acordo com o tamanho da empresa e suas necessidades específicas, mas os benefícios a longo prazo geralmente superam os investimentos iniciais.
Como escolher a melhor solução de GED para a minha empresa?
Para escolher a melhor solução de GED, é importante realizar uma análise das necessidades da empresa, comparar opções disponíveis no mercado e buscar um fornecedor confiável e experiente no setor. Busque por uma plataforma eficiente e completa, que centralize seus documentos e permita um monitoramento diário dos mesmos, como a Contraktor.
