Produtividade: 5 ferramentas para otimizar o seu trabalho

por Francesco Fumagalli

Quer entender mais sobre o tema produtividade e conhecer algumas ferramentas que otimizam o seu trabalho? Vem com a gente!

Independente do seu ramo de atividade, cargo ou modalidade de trabalho, com certeza você já se deparou com o termo produtividade. Embora este sempre tenha sido um assunto importante no ambiente profissional, sua relevância vem ultrapassando os limites das empresas e escritórios e impactando diretamente na qualidade de vida das pessoas.

O que é produtividade?

É, basicamente, a relação entre o que se produz e os recursos utilizados na produção. Quanto mais uma pessoa (ou equipe) produzir, mais produtiva ela é? Não necessariamente. Para responder a esta pergunta, devemos fazer outra: quanto tempo, dinheiro, pessoal e material foram necessários na produção? Somente então poderemos avaliar o nível de produtividade.

Esta definição não é nenhuma novidade, nem surgiu no cenário altamente competitivo e dinâmico em que vivemos hoje. Então, por que voltamos a dar tanta importância a este assunto?

A era da informação

Também conhecida como era digital, é o período que sucede a era industrial. Ela acontece neste exato momento, enquanto você lê este artigo.

É bem verdade que a revolução industrial trouxe mudanças importantes para economia, os grandes centros urbanos, as estradas, ferrovias e os meios de produção. Ainda assim, o que vemos agora é uma mudança ainda mais radical.

Distâncias que antes haviam sido encurtadas, agora foram diluídas pela conectividade entre pessoas e sistemas. Toda informação está disponível na palma das mãos. Isso muda a forma como interagimos, trabalhamos, nos informamos e percebemos o mundo.

Produtividade na era da informação

Basta fazer uma rápida pesquisa e você encontrará milhares de dicas para se tornar mais produtivo. Selecionamos algumas que, apesar de simples, são indispensáveis:

Planejamento: Não é por acaso que o colocamos em primeiro lugar. Planejar com antecedência, estabelecendo prioridades, permite focar em uma tarefa de cada vez. Isso melhora a qualidade do seu trabalho e reduz a ansiedade e o estresse causados pelo acúmulo de tarefas simultâneas.
Ambiente propício: Muitas pessoas hoje trabalham em casa. Isso pode ser uma vantagem ou uma grande ameaça à produtividade. Independente deste ser o seu caso, é muito importante criar um ambiente adequado, reduzir as possíveis distrações e ter todas as ferramentas necessárias à disposição.
Descanso: Aproveitar o tempo livre, dormir bem, permitir-se relaxar e “desligar” do trabalho são fatores fundamentais para a saúde. Mas, além disso, eles também elevam o nível de produtividade. É muito difícil que uma mente cansada mantenha a criatividade, atenção e disposição para executar tarefas.
Ferramentas de produtividade: Existem hoje inúmeras ferramentas que ajudam a otimizar seu tempo no trabalho, e também fora dele.

Separamos cinco ferramentas que consideramos essenciais. É importante testar estas e outras para descobrir quais se encaixam melhor no seu trabalho.

Slack

Slack é uma plataforma de comunicação e compartilhamento de tarefas que aproxima funcionários de uma mesma empresa (ou projeto) aumentando a produtividade. A ferramenta permite tanto conversas particulares como a criação de canais com mais participantes. Ainda faz integração com outras plataformas, como o Google, Asana, Trello e muitas outras.

Asana

Este aplicativo de gerenciamento de projetos surgiu com a missão de medir o nível de produtividade dos funcionários do Facebook. O Asana cresceu e se tornou popular em empresas de diferentes áreas. Além de acompanhar tarefas e designar responsáveis para cada etapa, a ferramenta ainda gera relatórios de desempenho individuais e de equipe. Ele permite integração com mais de 200 outras ferramentas.

Todoist

Nos dois casos anteriores falamos de ferramentas que otimizam trabalho e comunicação em equipe. Já o Todoist ajuda você a organizar suas tarefas e prazos em um nível individual. Se você já se sentiu sobrecarregado e com dificuldades de finalizar tarefas, vale a pena testar este aplicativo. Ele melhora sua produtividade conforme organiza e estabelece uma ordem de prioridades.

Google

Não podemos deixar de lado as inúmeras ferramentas oferecidas pelo Google. Algumas das mais utilizadas para melhorar produtividade são:

Agenda: otimiza a organização pessoal e em equipe, já que permite o compartilhamento de compromissos com outros usuários.
Meet: plataforma de videoconferências indispensável para maioria das empresas no cenário atual.
Drive: ferramenta que permite armazenar, compartilhar e colaborar em arquivos na nuvem.

Contraktor

Compartilhar documentos em nuvem otimiza processos e impacta diretamente na agilidade de uma empresa. Na Contraktor, além de compartilhar, é possível cuidar de todo ciclo de vida de um documento, desde a elaboração até a assinatura e a vigência.

Na medida em que reduz a burocracia e a lentidão dos processos físicos, a digitalização aqui não foge do seu propósito: agilizar, otimizar, reduzir custos, aumentar segurança e deixar mais tempo para as atividades que de fato exigem atenção da equipe.