por Camila Rodrigues

Em primeiro lugar, você já ouviu falar sobre GED?

A sigla para Gestão Eletrônica de Documentos tem se popularizado cada vez mais, já que a digitalização de processos empresariais se tornou uma realidade.

Com a ascensão do trabalho à distância por conta da pandemia, a busca por soluções digitais cresceu exponencialmente entre as pessoas e empresas. E o GED entra neste contexto. Afinal, é preciso se adaptar aos avanços tecnológicos e à transformação digital para sobreviver no mundo dos negócios, que está mais competitivo do que nunca.

Neste artigo, você vai conhecer 5 motivos para implementar o GED, ou a Gestão Eletrônica de Documentos na sua empresa. Continue a leitura!

Afinal, o que é GED?

Antes de mais nada, é importante entender sobre o conceito por trás da sigla. O GED (Gestão Eletrônica de Documentos) nada mais é do que a administração de documentos feita de maneira digital. Tem como objetivo organizar os documentos para que as informações estejam centralizadas e para que sejam acessadas pelas pessoas certas. 

Além disso, também serve para preservar a integridade e a segurança destes arquivos, uma vez que segue protocolos de alto nível para proteger os dados corporativos presentes nestes documentos, como contratos, formulários, propostas comerciais, entre outros.

Leia também: O que é GED? Saiba mais sobre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos

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Quais empresas podem implementar o GED?

Em suma, qualquer empresa pode se beneficiar com o uso do GED. Afinal, soluções digitais são sempre bem-vindas! 

Contudo, empresas que possuem um volume considerável de transações diariamente, como a assinatura de contratos, por exemplo, podem notar mais vantagens na implementação do sistema GED. 

Afinal, existe todo um fluxo completo de comunicação entre diversas partes: contratos são criados e assinados, documentos são compartilhados, pessoas trocam e-mails, arquivos são armazenados, e assim por diante. Do mesmo modo, todo este fluxo pode ser gerenciado digitalmente, com a ajuda de plataformas de gestão digital de documentos. A Contraktor é uma delas e, inclusive, é a mais completa do mercado brasileiro neste sentido!

Leia também: Principais benefícios da GED (Gestão Eletrônica de Documentos)

5 motivos para implementar GED na sua empresa

Agora, vamos aos motivos para executar o uso do GED ou Gestão Eletrônica de Documentos na sua empresa!

1. Mais segurança

O GED possibilita que todos os processos digitais sejam mais seguros. Muitas pessoas e empresas duvidam da segurança de meios eletrônicos, mas a verdade é que estes são protegidos com protocolos de alto nível, como: autenticação de dois fatores, login e senha, dados de documentos, verificação com códigos, criptografia, entre outros.

2. Redução de custos

Com o GED, é possível perceber uma notável redução de custos, uma vez que os processos burocráticos e lentos do fluxo tradicional de documentos (como ir ao cartório, imprimir documentos, depender de transportes e correios, por exemplo) são muito mais caros.

3. Sustentabilidade

Este é um tópico importante para qualquer empresa. Afinal, a sustentabilidade é um objetivo a ser buscado, para que a preservação do meio ambiente aconteça de forma efetiva. Se cada um fizer a sua parte, teremos um planeta melhor! O GED é um processo mais sustentável pois, com ele, não é necessário imprimir diversas páginas de documentos físicos, por exemplo. Assim, a sua empresa pode economizar e ainda ajudar a natureza, produzindo menos papel e gerando menos lixo.

4. Acessibilidade facilitada

A acessibilidade é facilitada com o uso do GED, uma vez que todas as pessoas que precisam ter acesso a determinados documentos podem fazer isso com poucos cliques. Em uma plataforma como a Contraktor, por exemplo, é possível organizar os usuários de forma fácil e simples. Além disso, por ser tudo online, basta ter acesso a internet para conferir documentos, assinaturas e todo o fluxo de contratos! Em qualquer lugar, a qualquer hora.

5. Mais produtividade

Ao implementar o GED, a sua equipe ganha em produtividade, uma vez que processos e tarefas repetitivas que fazem parte da administração de documentos passam a ser totalmente digitalizadas e automatizadas. Assim, ao invés de perder tempo procurando por documentos em uma sala de arquivos, por exemplo, é possível encontrá-los apenas fazendo uma busca na plataforma. Em poucos cliques, tudo se resolve!

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Além destes itens, é importante enfatizar que todos os processos de assinatura digital de um documento eletrônico, por exemplo, são amparados pelo governo, mais precisamente através da Medida Provisória 2.200-2, de 2001

Esta MP institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Como descrito no Art. 1o: “Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.” 

Agora, caso você tenha se interessado em implementar o GED na sua empresa, que tal conhecer a plataforma mais completa do mercado brasileiro para que isso aconteça de forma totalmente automatizada?

A Contraktor: plataforma de assinatura e gestão digital de documentos

Além de oferecer serviços como as assinaturas digitais com e sem certificado, a Contraktor é uma plataforma que permite toda a gestão de documentos e contratos digitais em um só lugar. Uma ferramenta completa e totalmente segura, na qual você consegue gerenciar todo o fluxo de documentos empresariais, disparar documentos para assinatura, verificar as assinaturas pendentes, acompanhar histórico de alterações, conferir quais documentos estão vigentes, criar tarefas de acompanhamento, entre outras funcionalidades imprescindíveis para a sua empresa.

A Contraktor tem como principal objetivo a simplificação do fluxo de processos e a aceleração dos seus negócios. Além dos planos profissionais (Business, Premium e Enterprise), também possui os planos básicos, indicado para pequenas e médias empresas. Teste gratuitamente por 7 dias!

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