por Camila Rodrigues
Antes de tudo, você já ouviu falar em Gestão Eletrônica de Documentos (GED) alguma vez?
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) está se tornando cada vez mais popular devido à crescente digitalização dos processos empresariais. A pandemia pelo Covid-19 e a rápida transição para o trabalho remoto intensificaram a busca por soluções digitais entre empresas e indivíduos.
Nesse contexto, a GED emerge como uma resposta fundamental, sendo essencial se adaptar aos avanços tecnológicos e à transformação digital para permanecer competitivo no mercado atual, altamente desafiador e disruptivo.
Este artigo explora cinco motivos convincentes para a implementação da Gestão Eletrônica de Documentos em sua empresa, abordando sua importância e benefícios. Continue a leitura para descobrir como a GED pode otimizar seus processos e impulsionar a eficiência operacional.
Mas afinal, o que é GED?
Antes de tudo, compreender o conceito por trás dessa sigla é crucial. A Gestão Eletrônica de Documentos é a administração digital de documentos corporativos, que visa centralizar informações e garantir o acesso controlado dos acordos. Seu principal propósito é organizar documentos de forma apropriada para que as informações certas estejam disponíveis para as pessoas adequadas.
Além de promover a organização, a GED também é uma ferramenta utilizada para preservar a integridade e a segurança dos arquivos. Utilizando protocolos de alto nível, como criptografia e autenticação, a Gestão Eletrônica de Documentos protege os dados corporativos presentes nos documentos, como contratos, formulários e propostas comerciais. Isso não apenas assegura a segurança dos arquivos, mas também oferece tranquilidade aos gestores quanto à proteção e confidencialidade de informações sensíveis.
A GED desempenha um papel fundamental na modernização dos processos empresariais.
Continue a leitura para descobrir como implementar essa prática pode beneficiar sua empresa, melhorando a agilidade e a segurança dos documentos corporativos.
Quais empresas podem implementar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
Em síntese, a aplicação da GED é vantajosa para qualquer empresa, pois soluções digitais são sempre uma excelente opção. No entanto, organizações que lidam com um volume considerável de transações diárias, como assinaturas de contratos, por exemplo, podem colher benefícios ainda mais expressivos ao adotarem o sistema GED.
Com efeito, há um fluxo de comunicação abrangente entre várias partes: contratos são criados e firmados, documentos circulam, e-mails são trocados, arquivos são armazenados e muito mais. Todo esse processo pode ser gerenciado de forma digital, através de plataformas especializadas em gestão eletrônica de documentos. A Contraktor se destaca como uma das opções mais completas disponíveis no mercado brasileiro para essa finalidade!
Nesse sentido, a GED é uma solução adaptável a uma ampla gama de empresas, independentemente do setor ou do tamanho. Empresas com intensa atividade contratual, como escritórios de advocacia, departamentos jurídicos corporativos, empresas de consultoria ou imobiliárias, por exemplo, podem se beneficiar substancialmente da implementação da Gestão Eletrônica de Documentos. A GED otimiza os fluxos de trabalho, agiliza processos, garante a segurança e a integridade dos documentos, além de proporcionar maior eficiência na gestão de informações cruciais para a empresa.
Portanto, ao considerar a implementação da GED, é crucial avaliar as necessidades específicas da sua empresa e como uma plataforma digital de gestão de documentos pode aprimorar os processos existentes, tornando-os mais eficientes e seguros.
5 motivos para implementar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) na sua empresa
Agora, vamos aos motivos para executar o uso da Gestão Eletrônica de Documentos na sua empresa:
1. Mais segurança
Por exemplo, a autenticação de dois fatores, que requer duas formas distintas de identificação para o acesso a uma conta ou sistema, oferece uma segurança robusta. Além disso, a adoção de logins e senhas complexas, combinados com verificações através de códigos únicos, reforça ainda mais a segurança da informação. Outro ponto crucial é a criptografia, que codifica os dados, dificultando a visualização ou acesso não autorizado a informações sensíveis.
É importante ressaltar que as medidas de segurança empregadas pela GED assemelham-se aos protocolos utilizados em transações financeiras online, garantindo um ambiente seguro para os documentos corporativos. Logo, essas salvaguardas não apenas protegem as informações confidenciais das empresas, como contratos, propostas e dados estratégicos, mas também oferecem uma tranquilidade adicional aos usuários, assegurando que seus dados estejam protegidos contra ameaças cibernéticas e acessos não autorizados.
Deste modo, a GED não só digitaliza os processos, mas também garante um ambiente virtual seguro para a gestão eficiente dos documentos corporativos.
2. Redução de custos financeiros
Implantar a Gestão Eletrônica de Documentos proporciona uma redução significativa nos custos operacionais, uma vez que elimina processos burocráticos e onerosos associados ao método tradicional de gerenciamento de documentos.
Por exemplo, consideremos os custos envolvidos na coleta e assinatura manual de contratos. No modelo convencional, é necessário imprimir, transportar, assinar fisicamente e, eventualmente, enviar documentos pelos correios. Todos esses passos geram despesas consideráveis com papel, tinta de impressora, transporte e taxas postais.
Com a implementação da GED, esses custos são drasticamente reduzidos ou até mesmo eliminados, uma vez que os contratos podem ser assinados eletronicamente, sem a necessidade de impressões ou envios físicos.
Além disso, a adoção de soluções digitais reduz custos relacionados ao armazenamento físico de documentos. As empresas que dependem de arquivos em papel enfrentam desafios como espaço físico limitado, custos de armazenamento e riscos de perda ou danificação de documentos. Por outro lado, a GED permite o armazenamento digital centralizado, eliminando despesas com espaço físico para arquivamento e reduzindo o risco de extravios ou danos a documentos importantes.
Assim, a implementação da GED não apenas moderniza os processos, mas também representa uma economia substancial para as empresas, otimizando recursos financeiros e reduzindo custos operacionais significativamente.
3. Sustentabilidade
A adoção da Gestão Eletrônica de Documentos contribui significativamente para a sustentabilidade ambiental ao reduzir o uso de papel e minimizar o impacto ambiental associado à produção e descarte de documentos físicos.
Imagine o volume de papel utilizado para imprimir contratos, relatórios e formulários em uma empresa convencional. Com a implementação da GED, esses documentos podem ser digitalizados, eliminando a necessidade de impressões desnecessárias.
Ao adotar processos digitais, as empresas reduzem seu consumo de papel, contribuindo para a preservação das florestas e a redução da pegada de carbono associada à produção de papel. Ademais, a redução do uso de papel resulta em menos resíduos sólidos, como papéis descartados e resíduos de impressão, promovendo um ambiente de trabalho mais sustentável.
A GED também se alinha aos esforços globais de sustentabilidade, contribuindo para metas ambientais e responsabilidade corporativa. Adotando práticas mais sustentáveis, as empresas não apenas reduzem seus custos operacionais, mas também cumprem um papel importante na conservação ambiental, minimizando seu impacto no meio ambiente e promovendo práticas de negócios mais responsáveis e conscientes.
4. Acessibilidade facilitada
A GED oferece uma acessibilidade significativamente simplificada, proporcionando a capacidade de acessar e compartilhar documentos de maneira rápida e eficiente. Imagine uma empresa multinacional com equipes distribuídas globalmente. Com a GED, todos os funcionários, independentemente da localização, podem acessar os mesmos documentos de forma simultânea e em tempo real, agilizando processos e garantindo maior eficiência operacional.
Um exemplo prático é a plataforma Contraktor, que permite a organização e o compartilhamento de documentos de maneira intuitiva. A atribuição de permissões e a criação de perfis de usuários são simples, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos relevantes. Além disso, como tudo é baseado na nuvem, os documentos podem ser acessados de qualquer lugar do mundo, desde que haja conexão com a internet.
A acessibilidade facilitada pela GED não apenas simplifica o acesso aos documentos, mas também otimiza a colaboração e a tomada de decisões. Equipes podem revisar, editar e assinar contratos de forma simultânea, independentemente de onde estejam, agilizando processos e reduzindo a dependência de fluxos de trabalho físicos e lentos. Esta flexibilidade e facilidade de acesso são essenciais para a produtividade em um ambiente de trabalho globalizado e dinâmico.
5. Aumento da produtividade
A implementação da GED promove um significativo aumento na produtividade da equipe, otimizando processos que anteriormente eram bastante lentos e sujeitos a erros humanos.
Um exemplo claro é a automatização de tarefas rotineiras, como a busca por documentos em arquivos físicos. Com a GED, encontrar um documento específico não exige mais horas de busca manual; em vez disso, basta inserir palavras-chave na plataforma, e o documento desejado estará disponível instantaneamente.
Enquanto as equipes de vendas precisam acessar contratos e termos com rapidez para fechar negócios, com a uma plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos, todos os contratos essenciais estão disponíveis com alguns cliques, agilizando o processo de vendas e aumentando a eficiência. Com isso, a GED reduz a dependência de tarefas manuais repetitivas, permitindo que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas e produtivas.
A plataforma de gestão da Contraktor oferece recursos de pesquisa avançados para localizar documentos com facilidade. Esta ferramenta da Contraktor agiliza processos que antes eram muito mais demorados e improdutivos, permitindo com que os colaboradores da empresa se concentrem em outras atividades.
Assinatura digital na Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
A assinatura digital é uma peça fundamental na Gestão Eletrônica de Documentos (GED) por toda a sua praticidade, confiabilidade e rapidez. Este recurso revolucionário transformou a maneira como os documentos são assinados, validando contratos, acordos e outros registros de forma ágil e segura, proporcionando inúmeras vantagens para empresas e usuários.
Hoje, quando falamos dos benefícios da assinatura digital, uma das principais vantagens é a praticidade. A assinatura digital elimina a necessidade de imprimir, assinar manualmente e digitalizar documentos, economizando tempo e recursos. Com apenas alguns cliques, é possível assinar documentos de qualquer lugar do mundo, facilitando a colaboração em ambientes remotos e agilizando processos internos e externos.
Juntamente com estes benefícios, a assinatura digital também oferece um alto nível de confiabilidade. Os sistemas de assinatura digital são protegidos por tecnologias avançadas de segurança, como criptografia, garantindo a autenticidade do signatário e a integridade do documento. Ou seja, as assinaturas digitais são legalmente válidas e têm o mesmo peso jurídico que as assinaturas físicas, proporcionando tranquilidade quanto à autenticidade dos registros.
Bem como a rapidez é outro fator determinante na adoção da assinatura digital na GED. Os processos que antes demandavam dias ou semanas para obter uma assinatura agora podem ser concluídos em questão de minutos. Essa agilidade é especialmente útil em transações comerciais e processos burocráticos, permitindo que os documentos sejam assinados e encaminhados com rapidez, agilizando os prazos de entrega e facilitando a tomada de decisões.
Com a assinatura digital integrada à Gestão Eletrônica de Documentos, empresas podem otimizar seus fluxos de trabalho, reduzir custos com papel e armazenamento físico, garantir a segurança dos documentos e acelerar o tempo de conclusão de processos. Essa tecnologia tem se tornado cada vez mais popular e é vista como uma ferramenta indispensável para a modernização dos processos empresariais, oferecendo eficiência e confiabilidade em um mundo cada vez mais digitalizado.
Também é importante enfatizar que todos os processos de assinatura digital de um documento eletrônico, por exemplo, são amparados pelo governo, mais precisamente através da Medida Provisória 2.200-2, de 2001.
Esta MP institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Como descrito no Art. 1o: “Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.”
Baixe nosso e-book: Assinatura digital X assinatura física: por que migrar para o digital?
Agora, caso você tenha se interessado em implementar a GED na sua empresa, que tal conhecer a plataforma mais completa do mercado brasileiro para que isso aconteça de forma totalmente automatizada?
A Contraktor: plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e assinatura digital
Além de oferecer serviços como as assinaturas digitais com e sem certificado, a Contraktor é uma plataforma que permite toda a gestão de documentos e contratos digitais em um só lugar. Uma ferramenta completa e totalmente segura, na qual você consegue gerenciar todo o fluxo de documentos empresariais, disparar documentos para assinatura, verificar as assinaturas pendentes, acompanhar histórico de alterações, conferir quais documentos estão vigentes, criar tarefas de acompanhamento, entre outras funcionalidades imprescindíveis para a sua empresa.
A Contraktor tem como principal objetivo a simplificação do fluxo de processos e a aceleração dos seus negócios. Além dos planos profissionais (Business, Premium e Enterprise), também possui os planos básicos, indicado para pequenas e médias empresas. Comece a utilizar nossa plataforma!
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