Gestão Eletrônica de Documentos (GED): 5 motivos para implementar na sua empresa

por Camila Rodrigues

Você já ouviu falar em Gestão Eletrônica de Documentos (GED) alguma vez?

A Gestão Eletrônica de Documentos é uma abordagem para lidar com documentos e informações. Com a crescente digitalização dos processos empresariais, a GED tornou-se uma ferramenta crucial para organizar e gerenciar documentos de maneira eletrônica.

A pandemia do Covid-19 acelerou ainda mais essa transição ao trabalho remoto, levando empresas a buscarem soluções digitais para manterem a eficiência, independentemente da localização física dos colaboradores.

Neste artigo, vamos explorar cinco motivos para a implementação da GED em sua empresa, destacando sua importância e os benefícios que pode oferecer para otimizar processos e impulsionar a eficiência operacional.

Antes de mais nada, o que é GED?

A Gestão Eletrônica de Documentos é a administração digital de documentos corporativos, que visa centralizar informações e garantir o acesso controlado dos acordos. Seu principal propósito é organizar documentos de forma apropriada para que as informações certas estejam disponíveis para as pessoas adequadas.

Além de promover a organização, a GED também é uma ferramenta utilizada para preservar a integridade e a segurança dos arquivos. Utilizando protocolos de alto nível, como criptografia e autenticação, a Gestão Eletrônica de Documentos protege os dados corporativos presentes nos documentos, como contratos, formulários e propostas comerciais. 

5 motivos para implementar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) na sua empresa

Agora, vamos aos motivos para executar o uso da Gestão Eletrônica de Documentos na sua empresa:

Gerenciamento eletrônico de documentos

1. Mais segurança

A implementação da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) proporciona uma camada adicional de segurança aos processos digitais. A desconfiança em relação à segurança de plataformas eletrônicas é compreensível, porém, a realidade é que esses ambientes são resguardados por protocolos de alto nível.

Por exemplo, a autenticação de dois fatores, que requer duas formas distintas de identificação para o acesso a uma conta ou sistema, oferece uma segurança robusta. Além disso, a adoção de logins e senhas complexas, combinados com verificações através de códigos únicos, reforça ainda mais a segurança da informação. Outro ponto crucial é a criptografia, que codifica os dados, dificultando a visualização ou acesso não autorizado a informações sensíveis.

É importante ressaltar que as medidas de segurança empregadas pela GED assemelham-se aos protocolos utilizados em transações financeiras online, garantindo um ambiente seguro para os documentos corporativos. Logo, essas salvaguardas não apenas protegem as informações confidenciais das empresas, como contratos, propostas e dados estratégicos, mas também oferecem uma tranquilidade adicional aos usuários, assegurando que seus dados estejam protegidos contra ameaças cibernéticas e acessos não autorizados.

Deste modo, a GED não só digitaliza os processos, mas também garante um ambiente virtual seguro para a gestão eficiente dos documentos corporativos.

2. Redução de custos financeiros

Implantar a Gestão Eletrônica de Documentos proporciona uma redução significativa nos custos operacionais, uma vez que elimina processos burocráticos e onerosos associados ao método tradicional de gerenciamento de documentos.

Por exemplo, consideremos os custos envolvidos na coleta e assinatura manual de contratos. No modelo convencional, é necessário imprimir, transportar, assinar fisicamente e, eventualmente, enviar documentos pelos correios. Todos esses passos geram despesas consideráveis com papel, tinta de impressora, transporte e taxas postais. 

Com a implementação da GED, esses custos são drasticamente reduzidos ou até mesmo eliminados, uma vez que os contratos podem ser assinados eletronicamente, sem a necessidade de impressões ou envios físicos.

Além disso, a adoção de soluções digitais reduz custos relacionados ao armazenamento físico de documentos. As empresas que dependem de arquivos em papel enfrentam desafios como espaço físico limitado, custos de armazenamento e riscos de perda ou danificação de documentos. Por outro lado, a GED permite o armazenamento digital centralizado, eliminando despesas com espaço físico para arquivamento e reduzindo o risco de extravios ou danos a documentos importantes.

Assim, a implementação da GED não apenas moderniza os processos, mas também representa uma economia substancial para as empresas, otimizando recursos financeiros e reduzindo custos operacionais significativamente.

3. Sustentabilidade

A adoção da Gestão Eletrônica de Documentos contribui significativamente para a sustentabilidade ambiental ao reduzir o uso de papel e minimizar o impacto ambiental associado à produção e descarte de documentos físicos. 

Imagine o volume de papel utilizado para imprimir contratos, relatórios e formulários em uma empresa convencional. Com a implementação da GED, esses documentos podem ser digitalizados, eliminando a necessidade de impressões desnecessárias.

Ao adotar processos digitais, as empresas reduzem seu consumo de papel, contribuindo para a preservação das florestas e a redução da pegada de carbono associada à produção de papel. Ademais, a redução do uso de papel resulta em menos resíduos sólidos, como papéis descartados e resíduos de impressão, promovendo um ambiente de trabalho mais sustentável.

A GED também se alinha aos esforços globais de sustentabilidade, contribuindo para metas ambientais e responsabilidade corporativa. Adotando práticas mais sustentáveis, as empresas não apenas reduzem seus custos operacionais, mas também cumprem um papel importante na conservação ambiental, minimizando seu impacto no meio ambiente e promovendo práticas de negócios mais responsáveis e conscientes.

4. Acessibilidade facilitada

A GED oferece uma acessibilidade significativamente simplificada, proporcionando a capacidade de acessar e compartilhar documentos de maneira rápida e eficiente. Imagine uma empresa multinacional com equipes distribuídas globalmente. Com a GED, todos os funcionários, independentemente da localização, podem acessar os mesmos documentos de forma simultânea e em tempo real, agilizando processos e garantindo maior eficiência operacional.

Um exemplo prático é a plataforma Contraktor, que permite a organização e o compartilhamento de documentos de maneira intuitiva. A atribuição de permissões e a criação de perfis de usuários são simples, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos relevantes. Além disso, como tudo é baseado na nuvem, os documentos podem ser acessados de qualquer lugar do mundo, desde que haja conexão com a internet.

A acessibilidade facilitada pela GED não apenas simplifica o acesso aos documentos, mas também otimiza a colaboração e a tomada de decisões. Equipes podem revisar, editar e assinar contratos de forma simultânea, independentemente de onde estejam, agilizando processos e reduzindo a dependência de fluxos de trabalho físicos e lentos. Esta flexibilidade e facilidade de acesso são essenciais para a produtividade em um ambiente de trabalho globalizado e dinâmico.

5. Aumento da produtividade

A implementação da GED promove um significativo aumento na produtividade da equipe, otimizando processos que anteriormente eram bastante lentos e sujeitos a erros humanos. 

Um exemplo claro é a automatização de tarefas rotineiras, como a busca por documentos em arquivos físicos. Com a GED, encontrar um documento específico não exige mais horas de busca manual; em vez disso, basta inserir palavras-chave na plataforma, e o documento desejado estará disponível instantaneamente.

Enquanto as equipes de vendas precisam acessar contratos e termos com rapidez para fechar negócios, com a uma plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos, todos os contratos essenciais estão disponíveis com alguns cliques, agilizando o processo de vendas e aumentando a eficiência. Com isso, a GED reduz a dependência de tarefas manuais repetitivas, permitindo que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas e produtivas.

A plataforma de gestão da Contraktor oferece recursos de pesquisa avançados para localizar documentos com facilidade. Esta ferramenta da Contraktor agiliza processos que antes eram muito mais demorados e improdutivos, permitindo com que os colaboradores da empresa se concentrem em outras atividades.

Assinatura digital GED
A assinatura digital é uma ferramenta fundamental da Gestão Eletrônica de Documentos, facilitando negociações e agilizando processos que antes eram muito mais demorados.

A Contraktor: plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e assinatura digital

A Contraktor é uma plataforma que permite toda a gestão de documentos e contratos digitais em um só lugar. Uma ferramenta completa e totalmente segura, na qual você consegue gerenciar todo o ciclo de vida dos contratos, dispará-los para assinatura digital, verificar as assinaturas pendentes, acompanhar histórico de alterações, conferir quais documentos estão vigentes, criar tarefas de acompanhamento, entre outras funcionalidades imprescindíveis para a sua empresa.

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