Por que a gestão de documentos digitais é importante?

Por que a gestão de documentos digitais é importante?

Sempre vemos por aí diversas notícias sobre a digitalização de processos, mas pouco se explica sobre como fazer isso na prática e qual é a real importância de investir em meios digitais. Com o home office cada vez mais presente na vida das pessoas, a digitalização se tornou mais necessária. Mas acredite se quiser: ainda existe uma quantidade imensurável de empresas que gastam muito dinheiro com o consumo de papel, por exemplo (e nem se dão conta disso). 

É só imaginar a quantidade de documentos que tramitam em empresas dos mais variados portes… Já pensou quanto papel e dinheiro poderia ser economizado com a digitalização destes arquivos? Os documentos físicos custam até 84% mais do que os digitais, levando em consideração todo o desembolso com papel, tinta e logística!

Gestão de documentos digitais 2
Gestão de documentos digitais.

O que é gestão de documentos digitais?

A gestão de documentos digitais é uma prática de otimização que, uma vez aplicada, passa a ser imprescindível para o crescimento e organização da empresa. Antes de mais nada, é importante entender o conceito da gestão de documentos digitais: é uma prática que visa organizar e gerenciar informações e documentos, e o melhor de tudo é que sua empresa pode contar com a ajuda de um software (como a Contraktor) que faz todo o trabalho automaticamente. 

Vale lembrar que os documentos digitais são válidos desde 2001 e são amparados pela Medida Provisória nº 2.200-2. Dentre outras coisas, essa MP instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica.

Leia também: As principais dúvidas sobre assinatura online e documentos digitais

Vantagens da gestão de documentos digitais

Primeiramente, existem diversos benefícios de uma gestão de documentos digitais, mas vamos citar os mais importantes. 

Segurança

Investir na gestão de documentos digitais é garantir a segurança dos dados contidos nos documentos empresariais. Por ser um processo digital, é possível restringir o acesso apenas aos usuários autorizados. Além disso, métodos como a assinatura digital possuem protocolos de segurança de alto nível, sendo muito mais seguros do que os documentos impressos no papel. 

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Preservação da informação

Os documentos impressos possuem alto risco de extravio, fraude e de ações naturais físicas, já que o papel vai se deteriorando com o tempo. Com isso, as informações contidas no documento podem ser perdidas com mais facilidade. Então, os documentos eletrônicos preservam a informação por muito mais tempo, já que são totalmente digitais. 

Redução de custos

Muita gente costuma achar que, ao investir em tecnologia, vai acabar gastando mais dinheiro. Mas isso é uma percepção errada, porque a gestão de documentos digitais, por exemplo, acaba reduzindo custos: menos papel, menos gastos com impressão, transporte, arquivamento físico, cartório, manutenção de documentos, entre outros. 

Sustentabilidade

O gerenciamento de documentos eletrônicos reduz drasticamente o consumo e acúmulo de papéis, o que colabora com a preservação do meio ambiente. Além disso, posicionar e crescer o seu negócio de forma sustentável traz ainda mais credibilidade. 

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Gestão de documentos digitais.

Por que a gestão de documentos digitais é importante?

Assim como mencionamos no item anterior, o gerenciamento de documentos eletrônicos possui diversas vantagens e isso está diretamente relacionado à importância dessa prática. 

O gerenciamento de documentos é importante porque possui impacto operacional em diversos setores da empresa, já que atua nas atividades administrativas, no planejamento e na tomada de decisões. Em suma, a gestão digital de documentos otimiza processos documentais, tornando todas as etapas padronizadas, mais seguras e simplificadas a todos os envolvidos. 

Além disso, as informações contidas em documentos são dados importantíssimos, independente do departamento (contratos, notas fiscais, cadastros, termos, entre outros). Uma vez que essas informações são perdidas, vários problemas podem acabar acontecendo na empresa. Portanto, a gestão de documentos é uma ótima solução nesse caso, já que evita a descentralização de dados e garante a segurança das informações. 

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